Dziś kolejna porcja moich odpowiedzi na Wasze pytania zadane podczas spotkania online AMA #1 Kultura organizacyjna w trakcie i po koronawirusie. Jak już wspominałam, odpowiedzi podzielone są na 4 części, a dziś zmierzyłam się z pytaniami w temacie “Kultura organizacyjna a ludzie”. Przyjrzymy się, jaki wpływ na nas samych ma kultura organizacyjna będąca obecnie pod wpływem koronawirusa. Choć Wasze pytania dotyczyły przeważnie kultury organizayjnej w ogóle, w odpowiedziach przemycam istotny wpływ pandemii i to jak może ona zmienić funkcjonowanie wielu firm oraz nas samych.
- Kultura organizacyjna w trakcie koronawirusa
- Kultura organizacyjna po koronawirusie
- Kultura organizacyjna a ludzie
- Kultura organizacyjna ogólnie
Kultura organizacyjna a ludzie
1. Jak najlepiej zarządzać i motywować zespoły pracujące zdalnie?
Jedne źródła podają, że motywacja pracowników podczas takiego modelu pracy rośnie, inne, że spada – tak naprawdę wszystko zależy właśnie od tego, jak ta praca jest zorganizowana i jak zespoły są zarządzane. Bardzo polecam odpowiedzi Nadii Harris-Kosior, założycielki HR Remote Work Advocate, udzielone w tym temacie podczas Śniadania Project Managerów vol. 20 online, które zostały opublikowane na blogu (sekcja “Efektywność i motywacja podczas pracy zdalnej”).
Od siebie dodam kontekst koronawirusa towarzyszący pracy zdalnej i właściwie swoją odpowiedź mogłabym sprowadzić do jednego zdania: jeśli chcesz, aby Twoje zespoły były zaangażowane, uczyń ich pracę angażującą – również w nowych okolicznościach, a może nawet przede wszystkim. Nadia zauważyła: “Jeśli po raz pierwszy zetknęliśmy się ze środowiskiem zdalnym dzisiaj i nasz zespół nie jest zmotywowany to sygnał, że poprzednio wcale nie było inaczej, a my po prostu nie byliśmy tego świadomi.”
W obliczu pandemii 3 czynniki wpływają na zmniejszenie motywacji:
- Rosnąca presja emocjonalna
- Presja ekonomiczna – obawa o utratę pracy
- Bezwładność
Weź je pod uwagę, kiedy myślisz o tym, jak motywować pracowników. Upewnij się, że stać Cię na to, aby zakomunikować stabilizację zatrudnienia. Nie obiecuj na wyrost, przedstawiaj transparentnie jakie masz plany związane z utrzymaniem pracowników.
Zapytaj pracowników jak wpływa na nich obecna sytuacja i co możesz dla nich zrobić – zapewnij im to, czego potrzebują:
- Zainteresuj się warunkami pracy w domu
- Zredukuj spotkania / telekonferencje do naprawdę potrzebnych
- Przyjmuj zarówno to, co dobre i złe – nie skupiaj się na błędach z przeszłości
- Pomóż pracownikom rozwiązać ich problemy związane z zarządzaniem czasem, szanuj ich asertywność
- Bądź w kontakcie z pracownikami – postaw na otwartość i transparentność
- Obierz kurs na rezultat – sztywne procesy, zasady i procedury obniżają zdolność rozwiązywania problemów i kreatywnego myślenia, które teraz są firmom bardzo potrzebne
- I najważniejsze: zaufaj swoim pracownikom
Niezależnie od powyższego na pewno największą przewagę w nowych okolicznościach osiągną Ci, którzy mają zdolność adaptacji do zmieniających się warunków. Łatwiej im będzie przystosować się do zmian, a nawet zacząć szukać w nich pozytywów czy zacząć szybciej działać konstruktywnie.
2. Od czego zacząć budować kulturę organizacyjną w dużym, rozproszonym zespole?
Kultura organizacyjna funkcjonować powinna na poziomie organizacji, nie zespołu. Zastanowiłbym się jednak jak będzie wyglądała kultura organizacyjna w rozproszonym zespole, ponieważ każda lokalizacja będzie miała swoje własne odcienie tej samej kultury – wpłyną na to różnice kulturowe (jeśli mowa o zespołach rozproszonych w różnych krajach) i / lub specyfika poszczególnych lokalizacji.
Ta sama wartość wyrażać się może w inny sposób w danym kraju i zapewne może co innego oznaczać. Na przykład w niektórych kulturach zaangażowanie oznaczać będzie czas spędzony w pracy (Indie), w innych – przywiązanie do firmy (Ukraina), a w jeszcze innych wysiłek wkładany w dostarczane rezultaty (Polska).
Spotkałam się też wielokrotnie z tym, że oddziały tej samej firmy w różnych miastach w jednym kraju funkcjonować mogą zupełnie inaczej i zupełnie inne praktyki stoją za poszczególnymi wartościami. Na przykład otwartość w jednym oddziale reprezentują tzw. “feedback box” – skrzynki, do których pracownicy mogą wrzucać informacje zwrotne dla pracodawcy, w innym oddziale są to uwagi kierowane do kierownictwa wyższego szczebla podczas spotkań całego oddziału bezpośrednio lub za pośrednictwem platformy online.
W rozproszonych zespołach warto omówić rozumienie poszczególnych wartości, a także wypracować kontrakt zespołowy, aby sprowadzić je do obowiązujących reguł. To, na co się umówimy, jeśli będzie podobnie rozumiane, a także respektowane, stanowić będzie o kulturze pracy zespołu. Szczególnie ważne jest wypracowanie być może nowego kontraktu, jeśli jakiś już istnieje, który uwzględni zmiany wynikające ze zmiennego sposobu pracy w dobie pandemii.
3. Jakie narzędzia, praktyki managerskie stosujesz i polecasz w kontrolowaniu i ocenianiu pracy zespołów rozproszonych i pracujących zdalnie?
Jestem zwolenniczką pracy opartej o cel i rezultat. Nie kontroluję zespołów dla samej kontroli, a oceniam jedynie efekty prac, na które się umawiamy. Rzadko też narzucam terminy realizacji zadań, zawsze staram się upewnić jaki termin jest realny z perspektywy zespołu tak, aby odpowiedzialnie mógł zostać dotrzymany. Oczekuję też w związku z tym informowania o ryzykach i możliwych opóźnieniach – to wprowadza do naszych relacji transparentność.
W przypadku zespołów rozproszonych / pracujących zdalnie szalenie ważna jest regularna komunikacja – należy stworzyć płaszczyznę do przekazywania sobie tych informacji. Są to cykliczne z określoną agendą. Zależnie od tematu i tego na jakim poziomie omawiamy bieżący status, spotykam się z przedstawicielami zespołów lub całymi zespołami.
Czwarta, ostatnia seria odpowiedzi na Wasze pytania w temacie “Kultura organizacyjna ogólnie” już wkrótce na blogu :)
