Dokąd zmierzasz, czyli cel w projekcie

Cel jest jak prąd

2 w 1, czyli jestem od wszystkiego i nie jestem do niczego

Jeszcze do niedawna handlowiec był project managerem i analitykiem, grafik pełnił też funkcję UX’a. Programista PHP był testerem, a jak trzeba było też webmasterem. Z dzisiejszej perspektywy było to połączenie ról. Wówczas nie istniały one jako osobne specjalizacje lub po prostu nie funkcjonowały w większości organizacji.

Dziś role te mocno się wyodrębniły, każda ma swoje narzędzia, metodyki, certyfikacje, coraz bardziej rozbudowany warsztat pracy, a to wymaga swojego miejsca w strukturach firm – powstają wiec nowe działy. Mają swoje procedury i swoich kierowników, a także własną wizję i wytyczony kierunek działania, przez co stają się coraz bardziej niezależne, coraz bardziej indywidualnie postrzegają stawiane przed nimi cele, bywa, że odrywają się od systemu, lecąc w swój własny kosmos.

Cel łatwo zgubić lub łatwo skupić się na swoim

Cel często ginie w ferworze projektowych zmagań. Przechodzimy w tryb realizowania wymagań bez zrozumienia i zastanowienia, po co właściwie je realizujemy. To oznacza przejście w tryb pasywny, rutynowy, zwalnia z myślenia. Wiemy co i wiemy jak, ale nie wiemy dlaczego. To jedno z poważniejszych ryzyk projektowych, które grozi zrealizowaniem projektu niepotrzebnego (z perspektywy klienta) lub nierentownego (z perspektywy dostawcy).

W tzw. “smukłych” strukturach organizacyjnych (takich, w których jest rozbudowana hierarchia, jednak ilość podwładnych podlegających jednemu kierownikowi jest niewielka) zdarza się również “pączkowanie” celu – oddzielanie się od celu zasadniczego innych celów – celów poszczególnych komórek organizacyjnych. To tak, jakbyśmy na boisku zobaczyli tyle piłek ilu jest piłkarzy – każdy biegnący za swoją piłką.

Celem handlowca jest sprzedanie projektu (niekoniecznie możliwego do zrealizowania w czasie i w budżecie), celem analityka jest przekucie biznesowych potrzeb w możliwie najciekawsze rozwiązania, które potem projektant zaprojektuje, wykorzystując całe swoje doświadczenie, pakiet inspiracji oraz przemycając trochę najnowszych technologii. Programista zmierzy się z wyzwaniem, refaktoryzując 80% kodu, a tester zechce znaleźć jak najwięcej błędów w aplikacji (bo jakim byłby testerem, gdyby się okazało, że błędy są tylko 2). Project manager chce zdążyć na czas i nie przekroczyć budżetu, przy tym dba o to, a by liczby w raportach dobrze wyglądały (służbista-formalista), a typowy klient chce mieć wszystko szybko, dobrze i tanio (tym nietypowym nie zależy na wszystkim na raz).

Zintegruj projekt z celem

W strukturze organizacyjnej project manager ma niewiele do powiedzenia, sam jest częścią tej struktury, poddaną sieci zależności, powiązań, uwikłań i powikłań. Jednak w strukturze projektowej (zadaniowej) po jego stronie leżą moc i decyzyjność, a także odpowiedzialność. To jego rolą jest zapewnienie spójności i ciągłości celu na każdym etapie, przez cały czas trwania projektu. Cel w projekcie musi być ciągle żywy. Nazywam to integralnością i przewodzeniem celu.

Integralność celu z projektem to nieodłączność celu od projektu – nie można realizować projektu, nie znając i nie rozumiejąc celu. Aby zapewnić integralność, należy zapewnić spójne postrzeganie i sposób rozumienia celu przez wszystkich uczestników projektu przez cały czas jego trwania. Im więcej specjalizacji w projekcie, tym trudniej zapewnić integralność celu, ponieważ każda z ról będzie identyfikowała się ze swoim własnym celem. I tu z pomocą przychodzi przewodzenie celu.

Tak jak prąd płynie w przewodach elektrycznych, tak cel powinien przepływać przez projekt, przez każdy etap, przez każde realizowane zadanie, przez każdy zakres odpowiedzialności. To również rola project managera. To pomoc w zrozumieniu celu, to utrwalenie, przypominanie celu, to konfrontowanie celu z zaangażowanymi rolami, ze sposobem realizacji zadań i organizacją pracy.

  • Cel musi być jeden, wspólny dla wszystkich, nie osobny dla każdej roli.
  • Cel musi być znany, rozumiany i akceptowany (poza tym, że mierzalny i osiągalny).
  • Cel musi być obecny w całym cyklu życia projektu.

Co to daje?

Analogia do prądu jest jeszcze jedna: cel w projekcie jest jak prąd – daje światło. Daje odpowiedź na pytanie dokąd zmierzamy i po co. Taka świadomość wyzwala pokłady kreatywności oraz inicjatywy – jesteśmy w stanie zaproponować rozwiązanie tylko na znany nam problem. Mniej błądzimy, nie gubimy się, przez co optymalizujemy koszty. Mamy większą pewność słuszności podejmowanych działań i decyzji. Skoro cel stoi przed nami i oświetla nam drogę, podążamy za nim, a nie na oślep. Świadomość celu zbliża nas do sukcesu. Gramy do jednej bramki – patrzymy w tym samym kierunku, a nawet jeśli nawet na moment odwrócimy głowę, to zobaczymy, że tam prądu brak.

Więcej wpisów autora: Karolina Jarocka

Komunikacja w projekcie – sztuka słuchania

Komunikacja w projekcie to nie komunikacja oparta o zasadę Mehrabiana 7-38-55. To...
Czytaj dalej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *