Myślenie systemowe w projektach

Myślenie systemowe

Kula jest okrągła – nic odkrywczego. Możesz ją obejrzeć z każdej strony, choć nie znaczy, że patrząc przez nią z różnych stron zawsze zobaczysz to samo. W zależności od tego, gdzie staniesz, będziesz miał inną perspektywę, inny pryzmat i inne wnioski. Ważne, żebyś obejrzał całość.

Projekt też jest taką kulą – zależnie od tego, z której strony staniesz, zobaczysz różne cele, różne ryzyka, różne ograniczenia. Właściwie zależnie od tego czyją optykę przyjmiesz, taki świat zobaczysz. W projektach nic nie jest czarno-białe. W projektach jest złożoność i wiele odcieni szarości.

Czy próbowałeś wejść kiedyś w buty zespołu deweloperskiego? Czy rozumiesz jego frustrację, gdy zwiastujesz kolejną zmianę? Wiesz z czego wynika chęć programistów do dorabiania tak zwanych „złotych klamek”? Czy wiesz dlaczego klient się nie angażuje lub angażuje za bardzo? Rozumiesz cele przed nim postawione? Zadałeś sobie pytanie dlaczego zespół UX’ów nie podejmie się realizacji makiet bez wcześniejszego otrzymania finalnej wersji wymagań lub dlaczego projekt został sprzedany poniżej granicy jego rentowności?

Czy wiesz co łączy Biuro Projektów z innymi działami funkcjonalnymi w organizacji? Dlaczego proces (metodyka), w której realizujesz projekt ogranicza Cię i staje się jego wąskim gardłem? Wiesz o czym myślał account manager, jak sprzedawał? I o czym myśli tester kiedy testuje? To kropla w morzu pytań które możesz sobie zadać, żeby zobaczyć zależności. Musisz powiedzieć sobie jedno…

… projekt jest systemem

To układ naczyń połączonych. Siatka powiązań, łańcuch zależności. Jakkolwiek to nazwiesz, to wiedz, że skuteczne zarządzanie projektami wymaga od Ciebie tego, abyś te zależności widział. Umiesz spojrzeć na projekt tak szeroko? Potrafisz stanąć na tyle wysoko, żeby wzrokiem objąć całość? Kłania się myślenie systemowe. Dzień dobry!

W myśleniu systemowym, zwanym też nielineranym, nie chodzi tylko o to, aby widzieć wszystkie fragmenty, ale przede wszystkim, żeby widzieć powiązania między nimi, a także powiązania projektu z organizacją, w której jest realizowany. Wyobraź sobie grupę ludzi trzymających się za ręce. Kiedy jedna z tych osób wykona jakiś ruch, np. krok do tyłu, pociągnie za sobą najbliższe jej osoby, te zaś pociągną kolejne. W zależności jeszcze od tego jak gwałtowanie wykona ten ruch, tak też wpłynie na pozostałych. Mówimy tu o dynamice systemu – system nie pozostaje niezmienny.

Z defnicji system (stgr. systema – rzecz złożona) to obiekt fizyczny lub abstrakcyjny, w którym można wyodrębnić zespół lub zespoły elementów wzajemnie powiązanych w układy oraz realizujących jako całość funkcję nadrzędną lub zbiór takich funkcji.*

O myśleniu systemowym jako jednej z dyscyplin pisze w swojej książce “Piąta Dyscyplina” Peter Senge. Przedstawia on myślenie systemowe jako umiejętność postrzegania organizacji jako całości, przy równoczesnym uwzględnianiu poszczególnych elementów składowych oraz interakcji zachodzących pomiędzy tymi elementami.

W odniesieniu do książki Senge myślenie systemowe jest najważniejszą z pięciu dyscyplin (myślenie systemowe, mistrzostwo osobiste, modele myślowe, wspólna wizja, zespołowe uczenie się), integrującą pozostałe.

Również Agile wiele swoich założeń zaczerpnął z “system thinking” i choć wiele wiemy już o Agile’u, to wciąż niewiele o myśleniu systemowym, które jest jednym z filarów tej filozofii.

Po co myśleć systemowo?

W projektach system tworzą ludzie i procesy. Współistnieją i współdziałają razem na rzecz powodzenia projektu. Projekt znów, jako przedsięwzięcie osadzone w organizacji, jest częścią jej systemu. Innymi słowy oddziaływanie organizacji i wszystkich jej działów nie pozostaje bez wpływu na projekt i odwrotnie.

Kiedy analizujemy różne zdarzenia w projekcie (pojawiąjące się zagrożenia czy problemy), a także różne występujące już skutki (przysłowiowe “mleko się rozlało”), na ogół myślimy linearnie (przyczynowo-skutkowo), co jest w pewien sposób naturalną predyspozycją naszego umysłu. Zmiana myślenia na systemowe wymaga pewnego wysiłku, a przede wszystkim świadomości, że można i że warto. Jest pewną umiejętnością.

Próba doskonalenia się w projektach, analizowania przyczyn ich porażek lub czynników sukcesów bez perspektywy systemowej da nam w rezultacie odpowiedzi krótkowzroczne. Analizowanie jednego fragmentu w oderwaniu od pozostałych przynosi zazwyczaj rozwiązania krótkoterminowe, doraźne. Wpadamy w pułapkę powtarzalności i symptomatyczności.

Problemy nie są tak oczywiste jak nam się wydaje, podobnie jak proste nie są rozwiązania na nie. Problemy są złożone, a żeby dotrzeć do tej złożoności spróbuj uruchomić myślenie systemowe.

Zadziwiające wciąż dla mnie pozostaje jak rzadko słyszę o wyciąganiu wniosków z projektów w ogóle, a tym bardziej o analizie przyczyn źródłowych w ujęciu systemowym, o spojrzeniu na cały “ekosystem” projektu, a nawet na miejsce projektu w całej organizacji, o przeniesieniu tych wniosków do kolejnych projektów, w końcu o udokumentowaniu tej wiedzy i dzieleniu się nią tak, aby była wciąż żywa. Wciąż traktujemy ten temat marginalnie, a myślę, że powinien stać się nową projektową modą. Chcesz być trendy? Myśl systemowo.

*/https://pl.wikipedia.org/wiki/System/

Więcej wpisów autora: Karolina Jarocka

Wesołych Świąt!

Życzę Wam, aby ten czas był magiczny, rozbrzmiewający dźwiękami kolęd, pachnący tradycją,...
Czytaj dalej

9 komentarze

  • Bardzo trafne spostrzeżenia – zwłaszcza jeżeli chodzi o wyciąganie wniosków na przyszłość.
    Lessons Learned jest w Polsce mało popularne bo nie przynosi natychmiastowych rezultatów. Po co angażować zespoły projektowe do analizowania zakończonych projektów, kiedy można zacząć realizować kolejne. Kasa przecież jest najważniejsza.
    Niestety w ujęciu systemowym, zwłaszcza gdy firmy “nasączone” są sporą ilością procesów, gdzie zasoby planowane są dość ciasno, czerpanie wiedzy z doświadczeń projektowych powinno być przedostatnią rzeczą realizowaną na projektach.
    Ostatnia to rzecz jasna celebracja sukcesów na projektach. Oby było ich jak najwięcej.
    Tego życzę zarówno Tobie Karolino jak i wszystkim czytającym Twojego bloga. Dobra robota!

  • Czytam, czytam, gdzieś dzwoni… Przecież robię to na co dzień. I jest:-)

    Polecam poszukać koncepcji zawierających słowo “holistyczne”.

    Kontekst podany przez Senge to tylko jedno z ujęć znacznie szerszej metodyki obecnej we współczesnym zarządzaniu.

  • Ha! Gra zespołowa wymaga poznania zasad gry, czyż nie? Zespół piłkarski pracując nad strategią angażuje wszystkich swoich członków. Tu każdy jest odpowiedzialny za swoje pole, ale zdaje sobie sprawę ze współzależności i zawsze obserwuje, co się wokół niego dzieje. Tu nie usłyszymy “nie muszę tego wiedzieć, to nie jest zakres moich obowiązków”… Jakby nie patrzeć, jesteśmy “systemem naczyń połączonych”. Dlatego warto praktykować “uważność”. Obserwować przepływ/ obieg informacji/ i badać: gdzie się zatrzymuje, co go blokuje, dlaczego sytuacja powtarza się? I w drugą stronę: jak przyszedł sukces, co zadziałało, czy można to wdrożyć w codzienną praktykę?
    To fajne ćwiczenie. Wzmaga czujność, poszerza horyzonty… i nie obciąża dodatkowymi obowiązkami. Pozdrowienia! :-)

    • Świetna analogia do drużyny piłkarskiej! Zgadza się Aniu – ważny jest przepływ lub diagnoza gdzie (i dlaczego) przepływu brak. W konsekwencji tego ćwiczenia z czasem się zorientujesz, że Twój umysł myśli już tylko tak :)

  • Ok, czuję się zmotywowany.
    A jakie polecasz książki / materiały w tej tematyce?
    Czytając na szybko opis “Piątej Dyscypliny” nie odniosłem wrażenia jakby była na ten temat.
    Gdy zapytałem Amazona, to zwrócił mi taką listę: https://www.amazon.com/s/ref=nb_sb_noss_2?url=search-alias%3Daps&field-keywords=system+thinking

    Jeszcze sobie później poczytam opisy i recenzje, ale chętnie posłucham rady, w którą stronę skierować swoją uwagę.

    • Rzeczywiście książka Senge nie jest poświęcona tylko i wyłącznie zagadnieniu myślenia systemowego. Jest ono zaledwie jednym z rozdziałów, ale dla mnie było to wystarczające, żeby zrozumieć ideę, rozbudzić ciekawość, znaleźć inspirację i już dalej weryfikować to w praktyce. Zapewne większość książek, które znalazałeś na Amazonie odkryje przed Tobą istotę myślenia systemowego, myślę jednak, że nie o teorię tu chodzi, a o praktykę. Spróbuj znaleźć powiązania między Twoim “centrum” (dla mnie jest to projekt), a tym co go otacza. Jak zobaczysz system, to analiza powiązań nasunie się sama.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *