Kultura organizacyjna ogólnie

Dziś przed Wami ostatni część moich odpowiedzi na Wasze pytania zadane podczas majowej sesji AMA #1 “Kultura organizacyjna w trakcie i po koronawirusie”.  Tym razem poruszamy kwestie ogólne dotyczące kultury organizacyjnej, uświadamiamy sobie jak jest ona ważna w budowaniu przewagi konkurencyjnej i zapewnieniu rozwoju firm.

Cały cykl odpowiedzi podzielony jest na 4 części:

1. Kultura organizacyjna w trakcie koronawirusa
2. Kultura organizacyjna po koronawirusie
3. Kultura organizacyjna a ludzie
4. Kultura organizacyjna ogólnie

Kultura organizacyjna ogólnie

1. Mamy zdefiniowane wizje, misje firmy. Jak przekuć to w działanie na rzecz budowania kultury organizacyjnej?

Wizja i misja same w sobie to górnolotnie brzmiące hasła, które, jeśli nie nadamy im znaczenia, niewiele znaczą. Przede wszystkim każdą z wartości należy rozwinąć i odpowiedzieć sobie czym jest dla nas i dlaczego jest ważna. Podobnie z misją – tu odpowiadamy na pytanie, co jest celem naszej działalności, dokąd zmierzamy i dlaczego akurat właśnie tam. Pozostaje nam jeszcze doprecyzowanie jak chcemy to osiągnąć i właśnie od tego “jak” zaczyna się proces budowania kultury organizacyjnej.

Powiedzmy, że jedną z naszych wartości jest zadowolenie z pracy. Jak chcemy to wyrazić? Jakie działania będziemy podejmować w codziennej pracy, aby dać temu wyraz? Kiedy możemy mówić o zadowoleniu z pracy? Jacy pracownicy będą pasować do tak zdefiniowanej kultury organizacyjnej? Jak chcemy to mierzyć? Znajdowanie odpowiedzi zaczyna się od stawiania pytań. Zadaj je sobie, a odpowiedzi naprowadzą Cię na właściwe tory.

2. Czy mówiąc o kulturze organizacyjnej, możemy używać zamiennie pojęcia “kultura pracy”?

Kultura pracy i kultura organizacyjna to nie to samo, choć bez wątpienia obydwa pojęcia na siebie wpływają.

Kultura pracy to zbiór obowiązujących reguł i zasad, dotyczących np. dress code, godzin pracy, przerw obiadowych itd. Dotyczą organizacji pracy czy wzorów zachowań i są “wytworami” narzuconymi przez firmę. Sztywne godziny pracy, w dodatku tak sztywne, że 5-minutowe spóźnienie musisz zgłaszać i usprawiedliwiać, mówią nam jednak nie tylko o zasadach, ale też o kulturze organizacyjnej samej firmy. I odwrotnie, jeśli w ramy naszej kultury organizacyjnej wpisana jest elastyczność, nie narzucimy takich godzin pracy.

3. Czy kultura organizacyjna firmy wpływa na jej rozwój?

Na to pytanie odpowiem krótko: tak. Coraz częściej myślimy o kulturze organizacyjnej jako kontekście do budowania zaangażowania pracowników i rozwoju firmy. Dobra kultura organizacyjna przekładać się będzie na wysokie morale pracowników, a te na lepsze rezultaty, mniejszą rotację itd. Dla firm, które chcą osiągnąć przewagę konkurencyjną szalenie ważne będzie zatem budowanie środowiska “na lata”, czyli takiego, z którym pracownik zwiąże się na dłużej. Koszty “wymiany” pracownika są ogromne, utrata wiedzy jest wręcz trudna do oszacowania inaczej niż w wymiarze czasu, jaki musimy poświęcić, aby tę wiedzę uzupełnić. Dlatego retencja nabiera na znaczeniu, a sposób w jaki dbamy o pracownika jest składową kultury organizacyjnej, jego staż – objawem. 

Kultura organizacyjna jest motorem napędowym rozwoju samych pracowników, a tym samym organizacji.

4. Czy możemy mówić o metodach pomiaru kultury organizacyjnej?

Niektórzy eksperci twierdzą, że kultury nie da się zmierzyć, że powinna być traktowana jako barometr naszych zachowań, jednak możemy mierzyć aspekty, które się na nią składają. 

Claire Lew z Know Your Company mówi: “Stwierdzenie, że chcesz mierzyć kulturę, jest jak powiedzenie, że chcesz zmierzyć kompas. Możesz go podnieść i powiedzieć: Hmm, pozwól mi ocenić połysk tego kompasu lub zważyć, jak ciężki jest. Ale tak naprawdę ważne jest, aby kompas wskazywał, dokąd chcesz się udać.” 

Kultura firmy tworzy zestaw zachowań, które można prześledzić. Można też wymieniać rezultaty zdrowej i produktywnej firmy. Są to elementy, które można zmierzyć w kompleksowy sposób i choć kultura jako taka nie jest mierzalna, to właśnie jej “objawy” mogą wskazywać na dobrą kondycję firmy. Zobacz na poniższe przykłady. Każdy z nich możesz zmierzyć za pomocą standardowej ankiety, ja zaproponuję Ci jak jeszcze inaczej możesz to zrobić.

• Przywództwo – to, jak jest oceniane możesz zmierzyć na przykład w badaniu pulsu organizacji (ang. pulse check). Jest to krótka ankieta składająca się z maksymalnie 10 prostych pytań, ocena jest w skali punktowej (np. 1-5) lub opisowej (np. bardzo zadowolony – zadowolony – nie mam zdania – niezadowolony – bardzo niezadowolony), powtarzana regularnie, anonimowa, wyniki ankiety dostępne są dla pracowników. 
• Komunikacja – to, jak pracownicy oceniają jej jakość możesz zmierzyć również za pomocą badania pulsu lub zwykłej ankiety. W pytaniach uwzględnij m.in. satysfakcję z komunikacji, to, czy pracownicy czują się poinformowani o ważnych aspektach z życia firmy, czy uważają komunikację za otwartą, szczerą i adekwatną, a także to, jaki kanał komunikacji wewnętrznej uważają za najbardziej efektywny.
• Dobrostan psychiczny / fizyczny – to, jak pracownicy czują się w firmie wyraża się m.in. poprzez poziom retencji, zadowolenie pracowników, produktywność czy czas powrotu do pracy po zachorowaniach. Wszystko to również możesz mierzyć, aby wiedzieć jak pracownicy czują się w Twojej organizacji.
• Zwinność – jej istotą jest doskonalenie procesów i operacji biznesowych, a także dostarczanie więcej za mniej w krótszym czasie. Możesz zatem mierzyć, jak zwinna jest Twoja firma, mierząc ramy czasowe w dostarczaniu, wyniki oraz wprowadzone usprawnienia.
• Środowisko / miejsce pracy, czyli stanowisko pracy, wyposażenie kuchni, wydzielona przestrzeń do rozmów prywatnych itd. – tu pomocne będą otwarty feedback, dedykowany kanał komunikacji dla pracowników czy skrzynka, do której można wrzucać swoje sugestie.
• Wizja i wartości (od deklaracji do przekonań) – tu często spotkać można wdrożone do organizacji hashtagi, naklejki czy inne odznaczenia z wartościami lub wizją firmy, monitorować możemy czy i jak są używane.
• Innowacyjność / apetyt na innowacje, czyli generowanie i wymiana pomysłów oraz otwartość na nie, wykorzystywanie okazji, akceptacja dla popełnianych błędów i uczenie się na nich, wyciągnie wniosków, poziom zainspirowania pracowników i ich chęć do dzielenia się pomysłami – dobrymi metrykami dla tego aspektu będą na przykład: ilość pomysłów oczekujących, ilość rozpoczętych / zrealizowanych innowacji, budżet na badania i rozwój, ROI ze zrealizowanych innowacji, ilość nowych produktów / usług wypuszczonych na rynek, dochód z nich oraz ich rentowność. 

Na rynku dostępne są też bardziej ustandaryzowane narzędzia do pomiaru kultury organizacyjnej:

• Business Needs Scorecard (Ocena Potrzeb Biznesowych) koncentruje się na aktualnych i pożądanych wartościach kulturowych organizacji z pozycji lidera.
• Diagram CTS (Common Good, Transformation, Self-interest, czyli Dobro Wspólne, Transformacja, Interes Własny) to zestaw pytań podzielonych na trzy kategorie, które pozwalają poznać opinie pracowników na temat wartości kulturowych w firmie, a także uzyskać odpowiedź na pytanie na czym firma powinna się skupić.
• Organizational Culture Inventory (Inwentaryzacja Kultury Organizacyjnej) – bardziej kompleksowy system oceny, który mierzy cztery normy behawioralne kluczowe dla kultury organizacyjnej: potrzeby w zakresie satysfakcji, orientacja na ludzi, orientacja na zadania, potrzeby w zakresie bezpieczeństwa.
• Organizational Culture Assessment Instrument (OCAI) – Instrument Oceny Kultury Organizacyjnej koncentruje się na czterech podstawowych konkurencyjnych wartościach, które dominują lub nie dominują w kulturze organizacyjnej: (1) kultura adhokracji / tworzenia, (2) kultura współpracy / zespołowości, (3) kultura kontroli / hierarchii, (4) kultura konkurencji / rynkowa. Wartości te odpowiadają czterem typom kultur organizacyjnych, a dzięki tej metodzie zidentyfikujesz, który z nich dominuje w Twojej firmie.

5. Czy polecasz jakieś książki lub szkolenia w zakresie budowania kultury organizacyjnej? 

Pozycją, którą niedawno sama czytałam, do której często wracam i którą polecam z pełnym przekonaniem, jest “Sensotwórczość” Joanny Heidtman i Piotra Piaseckiego. To lektura pełna inspiracji oraz historii znanych firm, wręcz naszpikowana jest wiedzą na temat współczesnego (mam wrażenie, że wciąż wyprzedzającego wiele firm) sposobu pracy. I myślę, że to jest właśnie słowo klucz: “sposób pracy / sposób działania”, bo to właśnie działanie, a więc czyny stoją za kulturą organizacyjną, a nie frazesy.

Co dla mnie osobiście ważne – nie jest to kolejny biznesowy poradnik. Autorzy oferują wiele, ale wstrzymują się od “złotych rad”. Wnioski wyciągasz sam i bierzesz dla siebie to, czego potrzebujesz Ja z każdym rozdziałem zabierałam coraz więcej. Moim zdaniem lektura obowiązkowa dla liderów, ludzi wpływu i kadry zarządzającej. Długo pozostanie ponadczasowa.

Książki poruszające temat kultury organizacyjnej to również książki o przywództwie, stąd polecam może nietypowych przywódców, bo ze świata militarnego, ale właśnie oni niejednokrotnie wypracowali skuteczny sposób czy wręcz model działania w kryzysie, który można powtórzyć i zastosować w dowolnej organizacji. Wśród takich pozycji polecam “Zmień kurs” David Marquet’a czy “Ekstremalne przywództwo” Jocko Willinka oraz Leifa Babina.

Ponadto do listy dorzucam jeszcze kilka pozycji, w tym anglojęzycznych (nie znalazłam polskich przekładów):

• Dream Teams: Working Together Without Falling Apart, Shane Snow
• The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace, Ron Friedman
• The Culture Code, Daniel Coyle
• Liderzy jedzą na końcu, Simon Sinek
• Zacznij od dlaczego, Simon Sinek

6. Czy różnica w kulturze organizacyjnej zespołu/projektu oraz całej firmy jest dopuszczalna? Jeżeli tak to w jakim stopniu?

Tu pozwolę sobie przekierować Cię do mojej odpowiedzi na bardzo podobne pytanie, a znajdziesz ją tutaj – w 3. części z całej serii “Kultura organizacyjna w trakcie i po koronawirusie”, zatytułowanej “Kultura organizacyjna a ludzie”, w pytaniu 2.

7. Czy kultura organizacyjna nie zaczyna się od budowania siebie jako świadomego lidera i implementacji mądrych praktyk w zarządzaniu zespołem?

Zdecydowanie liderzy mają w tym swój ogromny udział, a właściwie to od nich cały proces się zaczyna. Dlatego, kiedy mówimy o kulturze organizacyjnej, bardzo często mówimy jednocześnie o przywództwie. Liderów w organizacji mamy wielu, zatem jak sprawić, żeby połączyły ich wspólne wartości, a także sposób wcielania ich w życie? Do tematu należy podejść systemowo – zdefiniować wspólne normy postępowania, a następnie zapewnić ich przestrzeganie i egzekwowanie poprzez przykład “z góry”, wsparcie w postaci narzędzi i procesów HR (od rekrutacji, przez wdrożenie pracownika do firmy, działania motywacyjne, procesy promocji, ustanawiane cele, plany rozwoju, aż po pożegnanie się z pracownikiem odchodzącym z firmy). 

Ze strony liderów organizacji najlepszym dowodem na to, czy bliska jest im kultura organizacyjna firmy, jest czynne wspieranie zdefiniowanych wartości, a także nieakceptowanie i brak tolerancji dla wartości sprzecznych.

I to było ostatnie pytanie, tym samym kończy się moja frajda z odpowiadania na nurtujące Was kwestie. Na koniec proponuję Ci jednak ćwiczenie – opisz kulturę organizacyjną firmy, w której pracujesz. Poproś o to samo kolegów z pracy, porównajcie Wasze odczucia, a także “przyłóżcie” wartości, które dostrzegacie, do tych, które deklaruje firma :)