Lean Coffee – sposób na angażujące spotkania

O co w ogóle chodzi?

Lean Coffee to dość nowy format prowadzenia spotkań. Wszystko rozpoczęło się w 2009 roku w Seattle. Zgodnie z informacjami z oficjalnej strony Lean Coffee “Lean Coffee to ustrukturyzowane, lecz pozbawione agendy spotkanie. Uczestniczy zbierają się, budują agendę i rozpoczynają rozmowę. Konwersacje są ukierunkowane i produktywne, ponieważ agenda spotkania została wygenerowana demokratycznie.” Nazwa tej metody sugeruje, że splata ona podejście Lean (włączając Lean Thinking, a także Lean jako eliminację strat) z ideą spotykania się w nieformalnych okolicznościach. Jedną z funkcji części “Lean” jest eliminowanie strat zasobów, umiejętności ludzi oraz czasu. Ten format został stworzony, żeby używać dostępnego czasu w najbardziej efektywny sposób.

Dlaczego powinieneś się tym zainteresować

Jeśli ciągle szukasz powodów, dlaczego powinieneś próbować, pozwól mi podrzucić kilka interesujących punktów:

1. Tematy zgodne z zainteresowaniami uczestników – ponieważ agenda tworzona jest przez uczestników, będą mówić o rzeczach, na których im naprawdę zależy, spotkanie będzie skupiało się na tematach najbardziej wartościowych i ważnych dla grupy;
2. Wiele tematów szybko – w tym formacie możesz pokryć wiele tematów w limitowanym czasie;
3. Otwarta dyskusja – Lean Coffee zapewnia możliwość dyskutowania tematów istotnych dla grupy, uczenia się od siebie nawzajem i dzielenia pomysłami;
4. Wiele poziomów wiedzy i doświadczenia – metoda tworzy możliwość dyskutowania opinii pochodzących od ludzi o różnym poziomie wiedzy, doświadczenia i z odmiennymi perspektywami;
5. Łatwość nauczenia się i przeprowadzenia – formuła spotkania jest dość prosta do nauczenia się i przeprowadzania, nie potrzebujesz żadnych specjalnych przygotowań ani doświadczonego facylitatora, żeby wystartować.

Jakie są najlepsze przypadki użycia?

Najpowszechniejsze użycie Lean Coffee możesz spotkać w środowiskach Agile oraz w dyskusjach związanych z Agile. Działa ona bardzo dobrze w różnego rodzaju spotkaniach społeczności, meet-up’ach itd. Jednakże ta metoda może być zastosowana także w innych przypadkach. Może zostać użyta jako środek do przeprowadzenia retrospektywy, burzy mózgów z zespołem, spotkań wprowadzających dla nowych współpracowników, a także w celu pozyskiwania pomysłów do dalszych rozmów. Możesz użyć jej, żeby połączyć ludzi z różnych części organizacji, którzy normalnie nie “wpadają” na siebie. Oczywiście nie musisz ograniczać się do miejsca pracy. Możesz przeprowadzić spotkanie w swojej społeczności, by lepiej się poznać, nawiązać relacje i uczyć się od siebie nawzajem.

Jak to działa?

Jak już wspomniałem wyżej, format jest dość prosty. Kroki nie są skomplikowane i mogą być modyfikowane w zależności od sytuacji.

Ustawienia początkowe Lean Coffee

Czego potrzebujesz?

1. Czegoś do pisania (najlepiej markerów – widać je dobrze z odległości)
2. Zestawów karteczek samoprzylepnych (trochę większe od standardowych mogą być lepiej widoczne)
3. Tablicy / flipcharta, żeby było gdzie przyczepić karteczki
4. Urządzenia do odmierzania czasu

Czas

W zależności od rozmiaru grupy na wykonanie tego ćwiczenia potrzeba około 1,5 – 2 godziny.

Ludzie

Rozmiar grupy nie jest kluczowym czynnikiem sukcesu, ale zwykle mniejsze grupy działają ciut lepiej. Grupa licząca 7 – 10 osób będzie najlepsza, ale większe też są ok.

Personal Kanban

Żeby przeprowadzić sesję Lean Coffee, musisz ustawić Personal Kanban. Bez obaw, to nic specjalnego. Musisz po prostu narysować tablicę z trzema kolumnami:

• Do dyskusji,
• Dyskutowane,
• Przedyskutowane,

żeby przesuwać tematy pomiędzy etapami. Możesz także dodać kolumnę Akcje, żeby zapisywać akcje, jeżeli będą się pojawiać.

Przeprowadzanie Lean Coffee

Cały proces może zostać opisany w trzech podstawowych krokach:

1. Ideacja
2. Głosowanie
3. Dyskusja

Krok 1: Ideacja

W tym kroku uczestnicy sugerują tematy do dyskusji (opcjonalnie: zgodne z ogólnym głównym tematem jeżeli został uzgodniony). Daj uczestnikom 5 – 10 minut, żeby pomyśleli o tematach oraz zapisali je na karteczkach. Jedna kartka powinna zawierać tylko jeden temat.

Gdy czas upłynie lub gdy nie ma już więcej pomysłów, poproś uczestników, żeby przykleili swoje kartki do tablicy w kolumnie Do dyskusji. W tym momencie kolejność kartek nie ma znaczenia, może być losowa.

Gdy tylko wszystkie kartki będą na tablicy, przejdź przez pomysły i poproś autora każdej z notatek, żeby podzielił się jednym lub dwoma zdaniami wyjaśnienia swojej propozycji.

Podczas gdy kilka tematów może być bardzo podobnych bądź wręcz identycznych, można wykonać proste ćwiczenie grupowania poprzez poproszenie uczestników o zgrupowanie takich kartek i umieszczenie jednej na drugiej, bądź narysowanie wokół nich okręgu (od tego czasu będą one traktowane jako pojedynczy temat).

Krok 2: Głosowanie

Użyj głosowania kropkami, żeby spriorytetyzować propozycje tematów, ustalić które będą dyskutowane pierwsze, drugie, trzecie i tak dalej. Każdy z uczestników otrzymuje 2 – 3 głosy do swobodnego rozdysponowanie pomiędzy tematami, które są dla niego najbardziej interesujące. Uczestnik może rozdysponować głosy pomiędzy wiele tematów albo dać wszystkie na jeden. 2 – 4 minuty powinny wystarczyć na głosowanie.

Gdy głosowanie jest zakończone, podlicz wszystkie głosy na każdą z kartek i ustaw je pod względem popularności – najbardziej popularne na górze kolumny Do dyskusji.

Voila! Twoja agenda jest gotowa.

Krok 3: Dyskusja

Dyskusja rozpoczyna się od pierwszej karteczki z kolumny Do dyskusji. Przesuń ją do kolumny Dyskutowane. Ustaw czas na 5 – 10 minut (cokolwiek wydaje się być rozsądnym początkowym blokiem czasu). Poproś chętnych o rozpoczęcie dyskusji na zadany temat. Pamiętaj, żeby dać grupie znak przynajmniej minutę przed końcem czasu. Gdy początkowy czas jest zakończony, musisz sprawdzić, czy grupa ciągle ma chęć kontynuować obecny temat. Najprostszym sposobem będzie głosowanie “rzymskie”. Na sygnał każdy z uczestników pokazuje:

• kciuk w górę – “Jestem zainteresowany kontynuowaniem dyskusji w tym temacie”,
• kciuk w dół – “Przejdźmy do następnego”,
• kciuk w bok – “Oba rozwiązania są ok”.

Jeżeli liczba kciuków w górę oraz w bok jest w większości, ustaw krótszy czas (na przykład 3 minuty) i kontynuujcie dyskusję. Możesz powtarzać to tyle razy, ile jest konieczne dopóki grupa nie straci zainteresowania danym tematem (co oznacza, że głosowanie “rzymskie” pokazuje większość kciuków w dół).

Kiedy zainteresowanie obecnym tematem się skończy, przesuń go do kolumny Przedyskutowane” Potem podejmijcie następny temat (zgodnie z priorytetami) z kolumny Do dyskusji i powtórz proces.

Opcjonalnie, w ostatnich 5 – 10 minutach możesz zebrać wszystkie kluczowe idee i akcje od grupy i umieścić je w kolumnie Akcje.

Na koniec pamiętaj , żeby zebrać rezultaty pracy poprzez umieszczenie tablicy w jakimś widocznym miejscu lub zrobienie jej zdjęcia.

Co z tematami, których nie zdążyliśmy przedyskutować?

Przede wszystkim musisz zdać sobie sprawę, że najprawdopodobniej nie będziecie w stanie skończyć wszystkich tematów. Nie kłopocz się zapisywaniem ich na następne konwersacje. Nie powinieneś tego robić z następujących powodów:

• Osoba, która zaproponowała dany temat może być nieobecna następnym razem
• Osoba, która zaproponowała temat możliwe, że zebrała już bądź zbierze informacje w ciągu obecnych dyskusji

Czy Lean Coffee da się to przeprowadzić online?

Jeżeli Twój zespół jest wirtualny bądź rozproszony,także możesz spróbować Lean Coffee. Idealnie powinieneś wybrać dwa narzędzia – jedno do przeprowadzenia spotkania, drugie na potrzeby tablicy Kanban. Jeżeli chodzi o to drugie, powinieneś rozważyć narzędzia, które umożliwiają:

• dzielenie obszaru roboczego na kolumny / grupy – nasz Personal Kanban,
• tworzenie kartek przez wiele osób naraz,
• grupowanie kartek,
• głosowanie na kartki,
• priorytetyzowanie, zmienianie porządku kartek (idealnie w sposób automatyczny, bazując na ilości głosów),
• przesuwanie kartek pomiędzy kolumnami,
• mierzenie czasu, które może być kontrolowane przez jedną osobę i widoczne dla wszystkich uczestników.

Jeżeli chodzi o narzędzia dostępne w internecie możesz spróbować

• http://agile.coffee/ – darmowa wersja Fun Retro dla Lean Coffee;
• https://www.retrium.com/  – wspiera większość z naszych potrzeb, jest płatne;
• https://www.leancoffeetable.com/ – wydaje się spełniać wszystkie potrzeby oprócz grupowania kartek, także jest płatne;
• http://www.funretrospectives.com/ – wydaje się spełniać wszystkie potrzeby – płatne.

Dla uproszczenia, możesz właściwie skorzystać z jakiejkolwiek aplikacji obsługującej karteczki – wszystkie powinny wspierać podstawowe potrzeby. Jednakże jeżeli przeprowadzasz wiele sesji częściej, może być warto rozważyć płatne opcje, które oferują takie funkcje jak grupowanie, sortowanie, priorytetyzacja itp., które mogą być nieocenioną pomocą.

A może jakaś prosta, podręczna instrukcja?

Jeśli ciągle potrzebujesz krótszej wersji instrukcji, ta może służyć jako podręczna wersja:

1. Narysuj Personal Kanban – trzy kolumny: Do dyskusji, Dyskutowane, Przedyskutowane.
2. Przez pierwsze 5 minut każdy z uczestników wpisuje na karteczkach proponowane tematy.
3. Każda z osób wyjaśnia swoją propozycję w jednym, dwóch zdaniach.
4. Każda z osób głosuje na ulubione tematy, używając głosowania kropkami – 3 głosy do rozdysponowania.
5. Prowadzący układa tematy zgodnie z popularnością.
6. Grupa przechodzi przez tematy w blokach czasowych (5-10 minut czasu podstawowego, potem głosowanie „rzymskie”, żeby sprawdzić czy ciągle istnieje zainteresowanie tematem) oraz przesuwa odpowiednie kartki przez tablicę Kanban.
7. Zakończ skolekcjonowaniem kluczowych akcji i pomysłów.

Myślę, że poniższy obrazek także pomoże w zapamiętaniu zasad :)

Źródło: https://www.connectionh2h.com/post/lean-coffee

Bibliografia:

1. http://agilecoffee.com/leancoffee/ 
2. http://leancoffee.org/ 
3. https://medium.com/agile-outside-the-box/lean-coffee-facilitator-s-guide-d79d9f13d0a9 
4. https://appliedframeworks.com/how-to-host-a-lean-coffee/ 
5. https://www.scrum.org/resources/blog/distributed-lean-coffee