Myślenie systemowe w projektach

Kula jest okrągła – nic odkrywczego. Możesz ją obejrzeć z każdej strony, choć nie znaczy, że patrząc przez nią z różnych stron zawsze zobaczysz to samo. W zależności od tego, gdzie staniesz, będziesz miał inną perspektywę, inny pryzmat i inne wnioski. Ważne, żebyś obejrzał całość.

Projekt też jest taką kulą – zależnie od tego, z której strony staniesz, zobaczysz różne cele, różne ryzyka, różne ograniczenia. Właściwie zależnie od tego czyją optykę przyjmiesz, taki świat zobaczysz. W projektach nic nie jest czarno-białe. W projektach jest złożoność i wiele odcieni szarości.

Czy próbowałeś wejść kiedyś w buty zespołu deweloperskiego? Czy rozumiesz jego frustrację, gdy zwiastujesz kolejną zmianę? Wiesz z czego wynika chęć programistów do dorabiania tak zwanych „złotych klamek”? Czy wiesz dlaczego klient się nie angażuje lub angażuje za bardzo? Rozumiesz cele przed nim postawione? Zadałeś sobie pytanie dlaczego zespół UX’ów nie podejmie się realizacji makiet bez wcześniejszego otrzymania finalnej wersji wymagań lub dlaczego projekt został sprzedany poniżej granicy jego rentowności?

Czy wiesz co łączy Biuro Projektów z innymi działami funkcjonalnymi w organizacji? Dlaczego proces (metodyka), w której realizujesz projekt ogranicza Cię i staje się jego wąskim gardłem? Wiesz o czym myślał account manager, jak sprzedawał? I o czym myśli tester kiedy testuje? To kropla w morzu pytań które możesz sobie zadać, żeby zobaczyć zależności. Musisz powiedzieć sobie jedno…

… projekt jest systemem

To układ naczyń połączonych. Siatka powiązań, łańcuch zależności. Jakkolwiek to nazwiesz, to wiedz, że skuteczne zarządzanie projektami wymaga od Ciebie tego, abyś te zależności widział. Umiesz spojrzeć na projekt tak szeroko? Potrafisz stanąć na tyle wysoko, żeby wzrokiem objąć całość? Kłania się myślenie systemowe. Dzień dobry!

W myśleniu systemowym, zwanym też nielineranym, nie chodzi tylko o to, aby widzieć wszystkie fragmenty, ale przede wszystkim, żeby widzieć powiązania między nimi, a także powiązania projektu z organizacją, w której jest realizowany. Wyobraź sobie grupę ludzi trzymających się za ręce. Kiedy jedna z tych osób wykona jakiś ruch, np. krok do tyłu, pociągnie za sobą najbliższe jej osoby, te zaś pociągną kolejne. W zależności jeszcze od tego jak gwałtowanie wykona ten ruch, tak też wpłynie na pozostałych. Mówimy tu o dynamice systemu – system nie pozostaje niezmienny.

Z defnicji system (stgr. systema – rzecz złożona) to obiekt fizyczny lub abstrakcyjny, w którym można wyodrębnić zespół lub zespoły elementów wzajemnie powiązanych w układy oraz realizujących jako całość funkcję nadrzędną lub zbiór takich funkcji.*

O myśleniu systemowym jako jednej z dyscyplin pisze w swojej książce “Piąta Dyscyplina” Peter Senge. Przedstawia on myślenie systemowe jako umiejętność postrzegania organizacji jako całości, przy równoczesnym uwzględnianiu poszczególnych elementów składowych oraz interakcji zachodzących pomiędzy tymi elementami.

W odniesieniu do książki Senge myślenie systemowe jest najważniejszą z pięciu dyscyplin (myślenie systemowe, mistrzostwo osobiste, modele myślowe, wspólna wizja, zespołowe uczenie się), integrującą pozostałe.

Również Agile wiele swoich założeń zaczerpnął z “system thinking” i choć wiele wiemy już o Agile’u, to wciąż niewiele o myśleniu systemowym, które jest jednym z filarów tej filozofii.

Po co myśleć systemowo?

W projektach system tworzą ludzie i procesy. Współistnieją i współdziałają razem na rzecz powodzenia projektu. Projekt znów, jako przedsięwzięcie osadzone w organizacji, jest częścią jej systemu. Innymi słowy oddziaływanie organizacji i wszystkich jej działów nie pozostaje bez wpływu na projekt i odwrotnie.

Kiedy analizujemy różne zdarzenia w projekcie (pojawiąjące się zagrożenia czy problemy), a także różne występujące już skutki (przysłowiowe “mleko się rozlało”), na ogół myślimy linearnie (przyczynowo-skutkowo), co jest w pewien sposób naturalną predyspozycją naszego umysłu. Zmiana myślenia na systemowe wymaga pewnego wysiłku, a przede wszystkim świadomości, że można i że warto. Jest pewną umiejętnością.

Próba doskonalenia się w projektach, analizowania przyczyn ich porażek lub czynników sukcesów bez perspektywy systemowej da nam w rezultacie odpowiedzi krótkowzroczne. Analizowanie jednego fragmentu w oderwaniu od pozostałych przynosi zazwyczaj rozwiązania krótkoterminowe, doraźne. Wpadamy w pułapkę powtarzalności i symptomatyczności.

Problemy nie są tak oczywiste jak nam się wydaje, podobnie jak proste nie są rozwiązania na nie. Problemy są złożone, a żeby dotrzeć do tej złożoności spróbuj uruchomić myślenie systemowe.

Zadziwiające wciąż dla mnie pozostaje jak rzadko słyszę o wyciąganiu wniosków z projektów w ogóle, a tym bardziej o analizie przyczyn źródłowych w ujęciu systemowym, o spojrzeniu na cały “ekosystem” projektu, a nawet na miejsce projektu w całej organizacji, o przeniesieniu tych wniosków do kolejnych projektów, w końcu o udokumentowaniu tej wiedzy i dzieleniu się nią tak, aby była wciąż żywa. Wciąż traktujemy ten temat marginalnie, a myślę, że powinien stać się nową projektową modą. Chcesz być trendy? Myśl systemowo.

*/https://pl.wikipedia.org/wiki/System/