Dokąd zmierzasz, czyli cel w projekcie

Cel jest jak prąd

2 w 1, czyli jestem od wszystkiego i nie jestem do niczego

Jeszcze do niedawna handlowiec był project managerem i analitykiem, grafik pełnił też funkcję UX’a. Programista PHP był testerem, a jak trzeba było też webmasterem. Z dzisiejszej perspektywy było to połączenie ról. Wówczas nie istniały one jako osobne specjalizacje lub po prostu nie funkcjonowały w większości organizacji.

Dziś role te mocno się wyodrębniły, każda ma swoje narzędzia, metodyki, certyfikacje, coraz bardziej rozbudowany warsztat pracy, a to wymaga swojego miejsca w strukturach firm – powstają wiec nowe działy. Mają swoje procedury i swoich kierowników, a także własną wizję i wytyczony kierunek działania, przez co stają się coraz bardziej niezależne, coraz bardziej indywidualnie postrzegają stawiane przed nimi cele, bywa, że odrywają się od systemu, lecąc w swój własny kosmos.

Cel łatwo zgubić lub łatwo skupić się na swoim

Cel często ginie w ferworze projektowych zmagań. Przechodzimy w tryb realizowania wymagań bez zrozumienia i zastanowienia, po co właściwie je realizujemy. To oznacza przejście w tryb pasywny, rutynowy, zwalnia z myślenia. Wiemy co i wiemy jak, ale nie wiemy dlaczego. To jedno z poważniejszych ryzyk projektowych, które grozi zrealizowaniem projektu niepotrzebnego (z perspektywy klienta) lub nierentownego (z perspektywy dostawcy).

W tzw. “smukłych” strukturach organizacyjnych (takich, w których jest rozbudowana hierarchia, jednak ilość podwładnych podlegających jednemu kierownikowi jest niewielka) zdarza się również “pączkowanie” celu – oddzielanie się od celu zasadniczego innych celów – celów poszczególnych komórek organizacyjnych. To tak, jakbyśmy na boisku zobaczyli tyle piłek ilu jest piłkarzy – każdy biegnący za swoją piłką.

Celem handlowca jest sprzedanie projektu (niekoniecznie możliwego do zrealizowania w czasie i w budżecie), celem analityka jest przekucie biznesowych potrzeb w możliwie najciekawsze rozwiązania, które potem projektant zaprojektuje, wykorzystując całe swoje doświadczenie, pakiet inspiracji oraz przemycając trochę najnowszych technologii. Programista zmierzy się z wyzwaniem, refaktoryzując 80% kodu, a tester zechce znaleźć jak najwięcej błędów w aplikacji (bo jakim byłby testerem, gdyby się okazało, że błędy są tylko 2). Project manager chce zdążyć na czas i nie przekroczyć budżetu, przy tym dba o to, a by liczby w raportach dobrze wyglądały (służbista-formalista), a typowy klient chce mieć wszystko szybko, dobrze i tanio (tym nietypowym nie zależy na wszystkim na raz).

Zintegruj projekt z celem

W strukturze organizacyjnej project manager ma niewiele do powiedzenia, sam jest częścią tej struktury, poddaną sieci zależności, powiązań, uwikłań i powikłań. Jednak w strukturze projektowej (zadaniowej) po jego stronie leżą moc i decyzyjność, a także odpowiedzialność. To jego rolą jest zapewnienie spójności i ciągłości celu na każdym etapie, przez cały czas trwania projektu. Cel w projekcie musi być ciągle żywy. Nazywam to integralnością i przewodzeniem celu.

Integralność celu z projektem to nieodłączność celu od projektu – nie można realizować projektu, nie znając i nie rozumiejąc celu. Aby zapewnić integralność, należy zapewnić spójne postrzeganie i sposób rozumienia celu przez wszystkich uczestników projektu przez cały czas jego trwania. Im więcej specjalizacji w projekcie, tym trudniej zapewnić integralność celu, ponieważ każda z ról będzie identyfikowała się ze swoim własnym celem. I tu z pomocą przychodzi przewodzenie celu.

Tak jak prąd płynie w przewodach elektrycznych, tak cel powinien przepływać przez projekt, przez każdy etap, przez każde realizowane zadanie, przez każdy zakres odpowiedzialności. To również rola project managera. To pomoc w zrozumieniu celu, to utrwalenie, przypominanie celu, to konfrontowanie celu z zaangażowanymi rolami, ze sposobem realizacji zadań i organizacją pracy.

  • Cel musi być jeden, wspólny dla wszystkich, nie osobny dla każdej roli.
  • Cel musi być znany, rozumiany i akceptowany (poza tym, że mierzalny i osiągalny).
  • Cel musi być obecny w całym cyklu życia projektu.

Co to daje?

Analogia do prądu jest jeszcze jedna: cel w projekcie jest jak prąd – daje światło. Daje odpowiedź na pytanie dokąd zmierzamy i po co. Taka świadomość wyzwala pokłady kreatywności oraz inicjatywy – jesteśmy w stanie zaproponować rozwiązanie tylko na znany nam problem. Mniej błądzimy, nie gubimy się, przez co optymalizujemy koszty. Mamy większą pewność słuszności podejmowanych działań i decyzji. Skoro cel stoi przed nami i oświetla nam drogę, podążamy za nim, a nie na oślep. Świadomość celu zbliża nas do sukcesu. Gramy do jednej bramki – patrzymy w tym samym kierunku, a nawet jeśli nawet na moment odwrócimy głowę, to zobaczymy, że tam prądu brak.

Więcej wpisów autora: Karolina Jarocka

Polish Project Excellence Award 2017

Stowarzyszenie IPMA Polska zaprasza do kolejnej edycji prestiżowego konkursu na najlepiej zarządzany...
Czytaj dalej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *