Od pewnego czasu myślałem, jak mierzyć satysfakcję mojego zespołu w sposób, który byłby troszkę bardziej “naukowy” niż używanie najlepszej znanej metody, nazywanej “po prostu rozmawiaj” lub zbieranie informacji od poszczególnych osób poprzez sesje 1:1. W przeszłości przeprowadzałem ankiety satysfakcji – z całkiem dobrym efektem. Jednak tym razem chciałem pójść o krok dalej i uczynić to ćwiczenie bardziej interaktywnym i bliższym ludziom. Miałem nadzieję uzyskać więcej odpowiedzi, większą szczerość oraz otwartość niż w przypadku standardowych ankiet online czy poprzez email. I tak napotkałem Spotify’s Squad Health Check, interesujące narzędzie, z którym zdecydowałem się poeksperymentować.
Uwaga: Ta metoda bazuje na spotkaniach odbywających się fizycznie, ale istnieją proste sposoby, aby przeprowadzić te procedury online. Opiszę je na koniec artykułu, więc bez obawy, będziesz w stanie ich użyć nawet jeśli pracujesz z domu!
O co chodzi w metodzie Health Check?
Możesz rozumieć Health Check jako zamiennik dla ankiet satysfakcji lub nawet klasycznych modeli dojrzałości. Metoda ta stara się odpowiedzieć na pytanie: jak zespół sobie radzi? Co jest tutaj ważne – nie chodzi tu o ocenianie, porównywanie, pokonywanie kolejnych poziomów, jak w przypadku klasycznych modeli dojrzałości. Metoda skupia się na zespole, jej głównym odbiorcą jest także zespół. Team (albo Squad w przypadku terminologii Spotify) Health Check jest podejściem, które pomaga zwizualizować “zdrowie” zespołu pokrywając wiele obszarów takich jak: współpraca, zdobywanie wiedzy, szybkość dostarczania itp.
Kiedy powinniśmy użyć metody Health Check?
Jak już wspomniałem wcześniej, istnieje wiele obszarów, w których to podejście może być użyteczne.
- Możesz traktować je jako zamiennik dla innych sposobów monitorowania satysfakcji – jest bardziej interaktywne i z pewnością bardziej angażujące niż ankiet online/email. Obszary do poprawy oraz pomysły jak je poprawić także pojawiają się w bardziej naturalny sposób – podczas dyskusji.
- Możesz także spojrzeć na to jako interesujący element Agile’owego modelu dojrzałości. Domyślny wybór obszarów do dyskusji pokrywa słuszną porcję obszarów zwinności. Brak jest poziomów, awansów między nimi, ale jeżeli zbierzesz informacje od kilku zespołów w swojej grupie roboczej lub organizacji, otrzymasz aktualny “stan gry” w dość prosty i naturalny sposób.
- Możesz także użyć tego podejścia do retrospektywy. Różni się ono trochę od standardowego podejścia do tej ceremonii w Scrumie, nie skupia się tylko na ostatnim sprincie, a także obszary do przedyskutowania są ustalone z góry.
Dlaczego warto się zainteresować metodą Health Check?
Poniżej znajdziesz kilka istotnych powodów, dlaczego warto się tym podejściem zainteresować:
- pomaga budować samoświadomość zespołu,
- wspiera Agile’ową pętlę inspect-and-adapt,
- pozwoli Ci dowiedzieć się więcej na temat obecnego poziomu zwinności Twojego zespołu lub organizacji,
- zauważysz problemy wcześniej i określisz, jak je naprawić razem z zespołem,
- poszerzysz perspektywę zespołu.
Jak użyć Health Check Model?
Przygotowania
Będziesz potrzebować następujących rzeczy, żeby zagrać w naszą grę:
- tablica albo flipchart – ja osobiście wolę flipchart ze względu na to, że po wszystkim możesz zabrać arkusz papieru ze sobą i na przykład umieścić go w widocznym miejscu w obszarze/pokoju Twojego zespołu,
- wydrukowane karty z obszarami (razem z przykładami – co jest świetne/kiepskie) oraz karty sygnalizacji świetlnej – wszystko to możesz pobrać z tej strony: https://spotifylabscom.files.wordpress.com/2014/09/squad-health-check-model2.pdf,
- markery i długopisy,
- karteczki samoprzylepne,
- czas:xokoło 2-3 godziny.
Plan kontra rzeczywistość
Mój wstępny plan zawierał następujące kroki:
- Wstęp
- Zbieranie danych – głosowanie używają kart sygnalizacji świetlnej
- Zbieranie przemyśleń – rozmowa na temat każdego z rezultatów, dzielenie się przemyśleniami
- Praca z punktami do poprawy
Rzeczywistość okazała się trochę inna i podczas dyskusji kroki 2 – 4 (w zdecydowanej większości 2 – 3) przemieszały się ze sobą i musieliśmy wchodzić głębiej w dyskusję na temat poszczególnych punktów, podczas gdy staraliśmy się rozwiązać różnice zdań w poszczególnych obszarach. Według mnie nie był to zły wybór, właściwie to dobry znak, gdy dyskusja rodzi się naturalnie. Nie sądzę, że próba podążania za planem za wszelką cenę jest dobrym wyborem. Czasami lepiej popłynąć z prądem!
Zbieranie danych
Health Check daje nam możliwość przedyskutowania predefiniowanych “oznak zdrowia”. Domyślny zestaw składa się z 10-11 obszarów, ale zespół może dodawać oraz usuwać obszary według potrzeb. Na potrzeby dyskusji mamy do dyspozycji zestaw kart (tzw. awesome cards), z których każda zawiera przykład pozytywny (zielony – example of awesome) oraz przykład negatywny (czerwony – example of crappy) dla danej kategorii.
Rzućmy okiem na przykładowy zestaw kart:
Źródło: Spotify Labs
Dla każdego z obszarów prosimy zespół o zdecydowanie czy bliższy ich rzeczywistości jest przykład zielony czy czerwony. My użyliśmy do tego kart sygnalizacji świetlnej. Zespół głosował podobnie jak to się odbywa w przypadku planning pokera. W przypadku różnicy zdań dyskutowaliśmy głębiej oraz szukaliśmy wspólnej opinii. Ważne jest, że ostateczna decyzja pochodzi od zespołu, nie od poszczególnych osób. Dyskutowaliśmy także trend – czy jest stabilny, poprawia się, pogarsza się…
Jako definicję poszczególnych “świateł” przyjęliśmy mniej więcej to, co poniżej:
- Zielone – nie jest może perfekcyjnie (nigdy nie jest), ale zespół jest zadowolony z obecnego stanu rzeczy
- Żółte – nie ma tragedii pomimo kilku punktów do poprawy
- Czerwone – bardzo zła sytuacja, wymagana jest natychmiastowa poprawa
Jak już wspomniałem wcześniej, w wielu przypadkach wiele dyskusji narodziło się podczas głosowania. Najprawdopodobniej otrzymasz mnóstwo bardzo interesujących przemyśleń wygenerowanych podczas szukania wspólnego zdania na temat koloru, a także podczas oceny trendu dla każdego z obszarów.
Praca nad usprawnieniami
Prawdopodobnie uzyskasz sporo obszarów, gdzie jakieś usprawnienia będą potrzebne, a także wiele pomysłów jak należy je usprawnić. Generalnie, sugerowałbym podążanie malutkimi kroczkami i niedeklarowanie się na zbyt wiele punktów do poprawy naraz. Dobrym pomysłem może być głosowanie nad najważniejszymi obszarami do poprawy (powiedzmy – jeden, dwa obszary) i wybranie tylko najlepszych pomysłów dla wybranych obszarów.
Jak często powinniśmy powtarzać to ćwiczenie?
Mam świadomość tego, że całe ćwiczenie jest dość wymagające i wymaga kilku godzin zaangażowania ze strony wszystkich członków zespołu. Myślę, że dobrym pomysłem na początek jest powtarzanie go co 1 – 2 miesiące.
Jak to zrobić online?
No dobrze, ale jak to przeprowadzić, kiedy pracujemy z domu? W sieci dostępnych jest kilka narzędzi, ale możesz także przygotować własne proste rozwiązanie dopasowane dokładnie do Twoich potrzeb. Jeżeli chodzi o narzędzia dostępne w Internecie, możesz użyć na przykład:
To narzędzie obsługuje metodę w jej podstawowym zakresie. Możesz skonfigurować kategorie wraz z przykładami i opublikować dla innych uczestników używając wygenerowanego linku lub kodu QR. Gdy tylko wszyscy skończą głosowanie we wszystkich kategoriach system automatycznie wyliczy wyniki i wyświetli je dla wszystkich uczestników. Narzędzie jest bardzo proste i świetnie wygląda, ale nie jesteś w stanie przejść przez kategorie pojedynczo i przedyskutować ich przed zapisaniem ostatecznych wyników. System kalkuluje je automatycznie więc nie będziesz ich też mógł zmodyfikować po dyskusji z zespołem. W mojej opinii redukuje to trochę znaczenie dyskusji w całej metodzie.
To narzędzie jest częścią platformy Team Retro, która oferuje dużo więcej formatów retrospektyw oraz ankiet satysfakcji zespołów. Narzędzie wygląda jeszcze ładniej i bardziej profesjonalnie od poprzedniego – ale jest płatne. Rezultaty wyświetlane są w formie „radaru” co nie do końca odpowiada oryginalnej formie prezentacji wyników. Ta forma reprezentacji wyników bardziej przypomina bardziej wysmakowane modele dojrzałości. Podobnie do poprzedniego, wyniki wyliczane są automatycznie i nie jesteś w stanie dostosować rezultatów po dyskusji
- Moje “domowe” rozwiązanie
Jako ostatnie chciałbym zaprezentować moje domowe rozwiązanie, które przygotowałem z użyciem Google Docs. Nie jest wprawdzie tak ładne, ani wyszukane jak poprzednie aplikacje. W ogóle nie jest aplikacją. To po prostu bardzo prosty arkusz kalkulacyjny wspierający dyskusję z zespołem. Dokument jest dostępny publicznie więc czuj się zaproszony do skopiowania i używania go!
https://docs.google.com/spreadsheets/d/14JOhaH1ZJ_iiGNqukXAaW7AMjSO29qxEpEQGvCaQmh0/edit#gid=0
Głosować można także na wiele różnych sposobów:
- najprostszy sposób – wszyscy uczestniczy pokazują “światełka” do kamer – zwykłe karteczki: zielona, żóła i czerwona zadziałają także bardzo dobrze;
- sposób “chaterfall” – uczestnicy na znak od prowadzącego wpisują głosy na czacie na komunikatorze;
- sposób “z aplikacją” – możesz użyć jednej z platform do głosowania. Ja eksperymentowałem trochę z platformą do planning pokera: Pokrex. W tym przypadku musisz stworzyć własny schemat głosowania zawierający kolory, których chcesz użyć, a także zapisać obszary, nad którymi zespół będzie głosować. Przykładowy pokój na Pokrexie możecie znaleźć na ich stronie. Proszę nie edytujcie – polecam użycie jako inspiracji :)
Słowo podsumowania
Dla mnie i zespołów, z którymi pracowałem to podejście było bardzo interesujące i użyteczne. Według moich kolegów z zespołów jest lepsze niż ankiety online. Pozwala uzyskać większą szczerość i otwartość ze strony zespołu.
Kilka sugestii na sam koniec:
- Jeżeli pracujesz z kilkoma zespołami – nie próbuj ich porównywać. To narzędzie nie zostało zaprojektowanie z myślą o porównywaniu zespołów, a próba zrobienia tego, bazując na wynikach z tego narzędzia spowoduje, że całe podejście się rozpadnie.
- Upewnij się, że wyjaśniłeś swoje pobudki. Zespół musi zrozumieć, dlaczego robimy to ćwiczenie i zgodzić się z nim. Powinieneś podkreślić, że cały model jest w głównej mierze nastawiony na zdobywanie wiedzy, samoświadomość oraz ulepszenia, nie na oceny i porównania.
- Zorganizuj follow-up – zarówno w związku z ustalonymi akcjami jak i użytecznością całej metody. Upewniaj się, że metoda ciągle pomaga zespołowi się doskonalić. Unikaj ślepego podążania nią tylko dlatego, że dużo sił zostało zainwestowanych w jej uruchomienie.
Bibliografia:
- Oryginalny pomysł opisany jest tutaj: https://labs.spotify.com/2014/09/16/squad-health-check-model/
- Użycie metody jako retrospektywy: https://medium.com/@agileexpat/my-experience-with-squad-health-check-as-a-retrospective-format-d688eeb5c8ed
- Health Check dla zespołów i liderów: https://blog.crisp.se/2019/03/11/jimmyjanlen/health-checks-for-teams-and-leadership
Artykuł w wersji angielskiej z 3 marca 2020 roku możesz przeczytać na stronach: https://agile-togo.blospot.com oraz https://medium.com/@rafal.garbala
