Czy zastanawiałeś się jak narzędzia wykorzystywane w pracy mogą wpłynąć zarówno na jej wydajność, jak i przepływ informacji w firmie? Dzisiaj pokażę Ci kilka banalnych funkcji, które znacznie ułatwiają życie mi i moim zespołom w codziennej pracy.
Przypuszczam, że wielu z Was korzysta z pakietu Microsoft Office lub G Suite. Są to obecnie najbardziej popularne pakiety biurowe, więc zapewne w swojej karierze miałeś okazję zetknąć się co najmniej z jednym z nich, jeśli nie z obydwoma. Co więcej, jeśli jesteś użytkownikiem prywatnego adresu mailowego Gmail, możesz korzystać z większości narzędzi tego pakietu do celów prywatnych, choć nie jest to “ubrane” w pakiet. Osobiście jestem zwolennikiem rozwiązań Google, dlatego zaprezentuję Ci kilka usprawnień, które, korzystając z tych narzędzi, wdrożyłem w swoich zespołach. Nie omieszkam też wspomnieć jak zintegrować Slack z poszczególnymi narzędziami Google.
Parę słów o G Suite
Zanim przejdę do konkretnych ułatwień, dosłownie w dwóch zdaniach opowiem o G Suite, dla tych, którzy nie mieli jeszcze okazji się z nim zetknąć. Jest to zbiór narzędzi oferowany przez firmę Google, który wspiera:
- komunikację pomiędzy ludźmi niezależnie od ich lokalizacji (Hangouts Chat, Hangouts Meet),
- tworzenie dokumentacji (Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Apps Script, Keep),
- zarządzanie plikami projektowymi w łatwy sposób (Drive, Cloud Search),
- zarządzanie użytkownikami, urządzeniami i danymi w bezpiecznny sposób, które w dzisiejszych czasach są jeszcze bardziej istotne niż do tej pory (Admin, Vault, Endpoint, Work Insights).
Właściwie podobnie funkcje znajdziesz w rozwiązaniach Microsoft’u (Office 365), jednak moim zdaniem Google wyprzedził konkurencję.
Stwórz kalendarz dla zespołu
Pewnie nie raz odbijasz się od pustego biurka w poszukiwaniu kogoś z zespołu. Mam dla Ciebie rozwiązanie, dzięki któremu będziesz wiedzieć, kiedy ktoś z Twoich kolegów jest zajęty lub nieobecny.
Stwórz wspólny kalendarz, dodaj do niego osoby z którymi pracujesz, a ich poproś o jego zaczytanie. W moich zespołach przyjęliśmy zwyczaj, że każdy dodaje do kalendarza zespołowego swoje spotkania. Oznaczamy również w kalendarzu pracę zdalna lub urlop. Dzięki temu nie ma konieczności poszukiwania kolegów i dopytywania się gdzie są. Kalendarz taki możesz w łatwy sposób ukryć, żeby nie zaciemniał Twojego planu dnia.
Zintegruj Slack z kalendarzem
Jeśli korzystasz z pakietu G Suite i jednocześnie ze Slack’a, którego jestem wielkim fanem i na co dzień używam w swojej pracy, możesz osiągnąć dodatkowy benefit :) Zintegruj Slack z kalendarzem! Integracja ta jest bajecznie prosta – zrobisz to przy pomocy jednego przycisku w sekcji “Apps” znajdującej się w lewym dolnym rogu okna Slack’owego.
Zdj.1. Dodanie aplikacji do Slacka.
Oto korzyści, jakie otrzymasz:
- powiadomienie pop-up o zbliżającym się spotkaniu w prawym górnym rogu ekranu Slack’a;
Zdj. 2. Powiadomienie o nadchodzącym wydarzeniu.
- automatyczna zmiana statusu na Slack’u na “na spotkaniu” (w postaci emotikonki) w przypadku rozpoczęcia się zaakceptowanego wcześniej spotkania – jest to informacja dla innych, że jesteś obecnie zajęty;
- po zintegrowaniu Slack’a z wcześmniej wspomnianym kalendarzem zespołowym na dowolnym kanale Slack-owym (w moim przypadku to kanał zespołowy) publikowane będą nowopowstałe wydarzenia dodane do tego kalendarza, również te, dotyczące nieobecności czy pracy zdalnej – w ten sposób w jednym kanale znajdują się wszystkie informacje.
Stwórz wspólny dysk
Wspólny ład i porządek, to wspólny dysk. Stwórz go dla swojego zespołu. Pliki na dysku możesz uporządkować w folderach i podfolderach w ramach dowolnie stworzonej struktury drzewiastej. Założenie wspólnego dysku w pakiecie G Suite jest łatwe, natomiast utrzymanie w nim porządku, zależy od konsekwencji jego użytkowników, w tym od Ciebie ;)
Zdj. 3. Dysk współdzielony w Google Drive.
W natłoku prac generujemy w zespołach bardzo dużo dokumentów np. diagramy architektury, ustalenia dotyczące komunikacji pomiędzy aplikacjami czy chociażby notatki z retrospektywy. Wszystkie te dokumenty muszą mieć swoje miejsce, podobnie jak każdy przedmiot w domu – oczywiście, jeśli lubisz porządek ;)
Zintegruj Slack z Google Drive
Wtyczkę do Slack’a, umożliwiającą integrację z Google Drive, dodaje się analogicznie, jak w przypadku integracji z kalendarzem, a to kilka korzyści, jakie otrzymasz:
- możliwość akceptowania żądania dostęp do pliku,
- przeglądanie komentarzy przypisanych do Ciebie w dokumentach, arkuszach i slajdach,
- powiadomienia o udostępnieniu Ci nowego dokumentu.
Wszystkie te udogodnienia są pozornie bardzo drobne, natomiast ułatwienia, jakie z nich wynikają przekładają się na oszczędność czasu i mniej frustracji ;)
Zdj. 4. Powiadomienie o pojawieniu się komentarzy przypisanych do użytkownika.
Małe usprawnienia, duże korzyści
W natłoku spotkań i tematów toczących się w ciągu dnia liczy się skuteczność i szybkość działania. Nawet najmniejsze usprawnienia w dłuższej perspektywie pomogą Ci zaoszczędzić trochę czasu, który możesz poświęcić na pracę koncepcyjną, rozmowę z zespołem czy chociażby zjedzenie obiadu :) Jeżeli na co dzień używasz pakietu G Suite, spróbuj zastosować powyższe rozwiązania, a docenisz je szybciej niż myślisz. Ja sam wciąż poszukuję kolejnych ułatwień, więc jeśli Ty odkryłeś coś, co poprawia Twoją efektywność pracy, podziel się tym w komentarzu.
