G Suite i Slack – integracje i usprawnienia

G Suite

Czy zastanawiałeś się jak narzędzia wykorzystywane w pracy mogą wpłynąć zarówno na jej wydajność, jak i przepływ informacji w firmie? Dzisiaj pokażę Ci kilka banalnych funkcji, które znacznie ułatwiają życie mi i moim zespołom w codziennej pracy.

Przypuszczam, że wielu z Was korzysta z pakietu Microsoft Office lub G Suite. Są to obecnie najbardziej popularne pakiety biurowe, więc zapewne w swojej karierze miałeś okazję zetknąć się co najmniej z jednym z nich, jeśli nie z obydwoma. Co więcej, jeśli jesteś użytkownikiem prywatnego adresu mailowego Gmail, możesz korzystać z większości narzędzi tego pakietu do celów prywatnych, choć nie jest to “ubrane” w pakiet. Osobiście jestem zwolennikiem rozwiązań Google, dlatego zaprezentuję Ci kilka usprawnień, które, korzystając z tych narzędzi, wdrożyłem w swoich zespołach. Nie omieszkam też wspomnieć jak zintegrować Slack z poszczególnymi narzędziami Google.

Parę słów o G Suite

Zanim przejdę do konkretnych ułatwień, dosłownie w dwóch zdaniach opowiem o G Suite, dla tych, którzy nie mieli jeszcze okazji się z nim zetknąć. Jest to zbiór narzędzi oferowany przez firmę Google, który wspiera: 

  • komunikację pomiędzy ludźmi niezależnie od ich lokalizacji (Hangouts Chat, Hangouts Meet),
  • tworzenie dokumentacji (Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Apps Script, Keep),
  • zarządzanie plikami projektowymi w łatwy sposób (Drive, Cloud Search),
  • zarządzanie użytkownikami, urządzeniami i danymi w bezpiecznny sposób, które w dzisiejszych czasach są jeszcze bardziej istotne niż do tej pory (Admin, Vault, Endpoint, Work Insights).

Właściwie podobnie funkcje znajdziesz w rozwiązaniach Microsoft’u (Office 365), jednak moim zdaniem Google wyprzedził konkurencję. 

Stwórz kalendarz dla zespołu

Pewnie nie raz odbijasz się od pustego biurka w poszukiwaniu kogoś z zespołu. Mam dla Ciebie rozwiązanie, dzięki któremu będziesz wiedzieć, kiedy ktoś z Twoich kolegów jest zajęty lub nieobecny.

Stwórz wspólny kalendarz, dodaj do niego osoby z którymi pracujesz, a ich poproś o jego zaczytanie. W moich zespołach przyjęliśmy zwyczaj, że każdy dodaje do kalendarza zespołowego swoje spotkania. Oznaczamy również w kalendarzu pracę zdalna lub urlop. Dzięki temu nie ma konieczności poszukiwania kolegów i dopytywania się gdzie są. Kalendarz taki możesz w łatwy sposób ukryć, żeby nie zaciemniał Twojego planu dnia.

Zintegruj Slack z kalendarzem

Jeśli korzystasz z pakietu G Suite i jednocześnie ze Slack’a, którego jestem wielkim fanem i na co dzień używam w swojej pracy, możesz osiągnąć dodatkowy benefit :) Zintegruj Slack z kalendarzem! Integracja ta jest bajecznie prosta – zrobisz to przy pomocy jednego przycisku w sekcji “Apps” znajdującej się w lewym dolnym rogu okna Slack’owego. 

Zdj. 1. Dodanie aplikacji do Slacka

Zdj.1. Dodanie aplikacji do Slacka.

Oto korzyści, jakie otrzymasz:

  • powiadomienie pop-up o zbliżającym się spotkaniu w prawym górnym rogu ekranu Slack’a;

Zdj. 2. Powiadomienie o nadchodzącym wydarzeniu

Zdj. 2. Powiadomienie o nadchodzącym wydarzeniu.

  • automatyczna zmiana statusu na Slack’u na “na spotkaniu” (w postaci emotikonki) w przypadku rozpoczęcia się zaakceptowanego wcześniej spotkania – jest to informacja dla innych, że jesteś obecnie zajęty;
  • po zintegrowaniu Slack’a z wcześmniej wspomnianym kalendarzem zespołowym na dowolnym kanale Slack-owym (w moim przypadku to kanał zespołowy) publikowane będą nowopowstałe wydarzenia dodane do tego kalendarza, również te, dotyczące nieobecności czy pracy zdalnej – w ten sposób w jednym kanale znajdują się wszystkie informacje.

Stwórz wspólny dysk

Wspólny ład i porządek, to wspólny dysk. Stwórz go dla swojego zespołu. Pliki na dysku możesz uporządkować w folderach i podfolderach w ramach dowolnie stworzonej struktury drzewiastej. Założenie wspólnego dysku w pakiecie G Suite jest łatwe, natomiast utrzymanie w nim porządku, zależy od konsekwencji jego użytkowników, w tym od Ciebie ;)

Zdj. 3. Dysk współdzielony w Google Drive

Zdj. 3. Dysk współdzielony w Google Drive.

W natłoku prac generujemy w zespołach bardzo dużo dokumentów np. diagramy architektury, ustalenia dotyczące komunikacji pomiędzy aplikacjami czy chociażby notatki z retrospektywy. Wszystkie te dokumenty muszą mieć swoje miejsce, podobnie jak każdy przedmiot w domu – oczywiście, jeśli lubisz porządek ;) 

Zintegruj Slack z Google Drive

Wtyczkę do Slack’a, umożliwiającą integrację z Google Drive, dodaje się analogicznie, jak w przypadku integracji z kalendarzem, a to kilka korzyści, jakie otrzymasz:

  • możliwość akceptowania żądania dostęp do pliku,
  • przeglądanie komentarzy przypisanych do Ciebie w dokumentach, arkuszach i slajdach, 
  • powiadomienia o udostępnieniu Ci nowego dokumentu.

Wszystkie te udogodnienia są pozornie bardzo drobne, natomiast ułatwienia, jakie z nich wynikają przekładają się na oszczędność czasu i mniej frustracji ;) 

Zdj. 4. Powiadomienie o pojawieniu się komentarzy przypisanych do użytkownika

Zdj. 4. Powiadomienie o pojawieniu się komentarzy przypisanych do użytkownika.

Małe usprawnienia, duże korzyści

W natłoku spotkań i tematów toczących się w ciągu dnia liczy się skuteczność i szybkość działania. Nawet najmniejsze usprawnienia w dłuższej perspektywie pomogą Ci zaoszczędzić trochę czasu, który możesz poświęcić na pracę koncepcyjną, rozmowę z zespołem czy chociażby zjedzenie obiadu :) Jeżeli na co dzień używasz pakietu G Suite, spróbuj zastosować powyższe rozwiązania, a docenisz je szybciej niż myślisz. Ja sam wciąż poszukuję kolejnych ułatwień, więc jeśli Ty odkryłeś coś, co poprawia Twoją efektywność pracy, podziel się tym w komentarzu.

Więcej wpisów autora: Maciej Bieniasz

Przepisanie aplikacji – wyzwania, narzędzia i dobre praktyki

We współczesnym świecie technologia IT nie tylko odgrywa bardzo ważną rolę w...
Czytaj dalej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *