Rozgrzewka przed retrospektywą – wybrane techniki

Pewnie wiele razy zadawałeś sobie pytania:

• Jak przeprowadzić udaną retrospektywę?
• Jak ustrukturyzować ją w dobry sposób?
• Co zrobić, żeby uczestnicy mieli odczucie, że czas spędzony na sesji retro został wykorzystany produktywnie?
• Jak dokonać tego, żeby propozycje zmian i ulepszeń płynące z retrospektywy, były w ogóle możliwe?

Oczywiście jest wiele możliwych podejść do przeprowadzania retrospektyw. Znajdziemy z pewnością grupę ludzi, którzy rozpoczną bezpośrednio od głównego punktu programu – dyskusji na temat ostatniego sprintu oraz związanych z nim pomysłów i usprawnień. Inni mogą preferować bardziej usystematyzowane podejście.

Struktura retrospektywy

Istnieje wiele form retrospektywy, które zadziałają dobrze. Większość z nich zawiera poniższe wspólne punkty w swoich agendach:

1. Otwarcie – wprowadzenie do retrospektywy, zapewnienie kontekstu, ustalenie celu sesji. W tej części także często możemy przejrzeć zespołowe ustalenia na temat prowadzenia tego typu spotkań oraz to, co nazywamy “pierwszą dyrektywą” (ang. prime directive). Ważne jest, aby zadbać o otwartą i komfortową atmosferę dla uczestników. To jest też ta część spotkania, kiedy doskonale sprawdzi się rogrzewka przed retrospektywą. 
2. Część główna – serce retrospektywy. Zawiera zbieranie informacji, faktów oraz odczuć od zespołu, generowanie przemyśleń, pomysłów oraz pracę nad tym co zrobić dalej, jakie usprawnienia chcemy wprowadzić oraz jak sprawić, żeby stały się faktem. 
3. Zakończenie – ostatnia część agendy, przemyślenia oraz zbieranie informacji zwrotnej na temat zarówno samej sesji retrospektywy, jak i wszystkiego, czego nauczyliśmy się w jej trakcie.

W tym artykule chciałbym skupić się i zaprezentować kilka prostych (ale mam nadzieję, że ciągle interesujących) aktywności wstępnych, które z pewnością pomogą Wam podczas Waszych sesji, a więc przed nami rogrzewka przed retrospektywą.

Czym jest rozgrzewka przed retrospektywą i dlaczego może się przydać?

Rozgrzewka przed retrospektywą jest częścią otwarcia w agendzie tego spotkania. Odgrywa istotną rolę w weryfikowaniu i tworzeniu komfortowego środowiska do dyskusji dla zespołu zanim zaczniemy rozmawiać o tzw. “mięsie”. Dzięki niej możesz dowiedzieć się co uczestnicy czują i co sądzą na temat czekającej ich sesji. Ponadto aktywności otwierające pomagają ludziom odłożyć na bok wątpliwości, osądy i skupić się na właściwym temacie spotkania. Rozgrzewka przed retrospektywą to z reguły bardzo krótkie i niewymagające techniki, możesz traktować je jako “amuse-bouche” – smakowitą przekąskę przed daniem głównym. Pracują na korzyść uczestników, zwiększając komfort przed następną częścią spotkania, a także na Twoją korzyść, dając Ci informację na temat odczuć oraz zaangażowania uczestników.

Jedno słowo 

Cel i opis:

Technika “Jedno słowo” (ang. One word) jest bardzo prostą formą rozgrzewki. Daje ludziom możliwość podzielenia się swoimi odczuciami i zabrania głosu od samego początku. Jest korzystna nie tylko dlatego, że pobudza uczestników, ale także dlatego, że pozwala odkryć odczucia uczestników przed właściwą częścią.

Czego potrzebujesz?

• Kilku minut (około 5 w zależności od wielkości grupy)
• Długopisów / markerów / kolorowych karteczek
• Tablicy / flip-charta

Zasady:

1. Poproś każdego z uczestników o opisanie na kolorowych karteczkach ich uczuć w kontekście retrospektywy w postaci jednego słowa.
2. Poproś uczestników o przyklejenie notatki na tablicy i odczytanie słowa na głos.
3. Opcjonalnie można pokusić się o pogrupowanie podobnych określeń na tablicy.

Prognoza pogody

Cel i opis

Prognoza pogody (ang. Weather report) również zajmuje tylko kilka minut i umożliwia uzyskanie wstępnych informacji na temat tego, jak uczestnicy spotkania odbierają poprzednią iterację.

Czego potrzebujesz?

• 2-3 minut
• Tablicy / flip-charta
• Długopisów

Zasady:

1. Na tablicy narysuj ikonki charakteryzujące pogodę:  słońce, chmury, deszcz i burzę.
2. Poproś uczestników, żeby umieścili znacznik (może być kropka, jakiś symbol, cokolwiek) obok ikony reprezentującej ich uczucia odnośnie do poprzedniego sprintu, wdrożenia, projektu – w zależności od tego w kontekście czego przeprowadzamy retrospektywę. 

Rys. 1. Źródło: https://magnusd.cc/check-in-exercises-agile-retrospectives.html

Kontrola bezpieczeństwa

Cel i opis

Kontrola bezpieczeństwa (ang. Safety check) to prosta i szybka ścieżka do zmierzenia jakiego poziomu zaangażowania i otwartości możesz spodziewać się od uczestników retrospektywy.

Czego potrzebujesz?

• 5 – 7 minut (w zależności od wielkości grupy)
• Długopisów / markerów / kolorowych karteczek samoprzylepnych
• Tablicy / flip-charta

Zasady:

1. Wyjaśnij uczestnikom skalę, której będziesz używać:
   • 5 – bez problemu mogę mówić o wszystkim,
   • 4 – mogę mówić prawie o wszystkim, kilka tematów może być ciężkich,
   • 3 – mogę mówić o kilku rzeczach, ale o pozostałych będzie mi trudno mówić,
   • 2 – nie zamierzam mówić zbyt wiele, pozwolę innym sygnalizować problemy,
   • 1 – będę się uśmiechał, twierdził, że wszystko jest super i zgadzał się z liderami.
2. Poproś uczestników o wybranie liczby reprezentującej w najlepszy sposób ich podejście i napisanie jej na kartce (upewnij się, że dzieje się to anonimowo, używając kartek oraz długopisów tego samego koloru).
3. Zbierz kartki od uczestników (można użyć jakiegoś pudełka dla zwiększenia anonimowości).
4. Przyklej kartki do tablicy i pogrupuj je.
5. Przedyskutujcie wyniki. Pamiętaj o uznaniu/zaakceptowaniu chęci grupy do uczestnictwa w sesji.

ESVP

Cel i opis

Skrót ESVP pochodzi od angielskiego Explorer (Odkrywca), Shopper (Klient/Kupujący), Vacationer (Urlopowicz), Prisoner (Więzień). Ta rozgrzewka przed retrospektywą pomoże Ci odkryć podejście uczestników do czekającej ich głównej aktywności.

Czego potrzebujesz?

• Około 5 minut
• Długopisów / markerów / karteczek samoprzylepnych
• Tablicy / flip-charta

Zasady:

1. Podziel tablicę na cztery części, każdą z nich oznacz nazwą: Explorer, Shopper, Vacationer, Prisoner – możesz pomóc sobie i zespołowi umieszczając zabawne obrazki :)
2. Wyjaśnij uczestnikom, co oznaczają poszczególne role:
   • Explorers (Odkrywcy) – są chętni i nastawieni na odkrywanie i dyskutowanie nowych pomysłów, chcą nauczyć się/dowiedzieć podczas tej sesji najwięcej jak to możliwe;
   • Shoppers (Klienci/Kupujący) – rzucą okiem na dostępne informacje, zabiorą i wykorzystają część z nich;
   • Vacationers (Urlopowicze) – nie są szczególnie zainteresowani tematami dyskutowanymi podczas retrospektywy, ale doceniają czas, który mogą spędzić z dala od codziennego trudu;
   • Prisoners (Więźniowie) – czują się jak w więzieniu, jakby byli zmuszeni do uczestnictwa, woleliby być gdzie indziej.
3. Poproś każdego z uczestników o napisanie litery odpowiadającej jego roli (E, S, V albo P) na karteczce (dobrze jest zadbać o anonimowość uczestników).
4. Zbierz karteczki i umieść je na tablicy.
5. Przedyskutujcie, co rezultaty oznaczają dla grupy.

Rys.2. Źródło: http://www.growingagile.co.za/2016/04/esvp-retrospective-checkin-activity/

Anonimowa notka 

Cel i opis

Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w retrospektywie, gdzie prowadzący zapytał, kto napisał daną notatkę i nikt nie odpowiedział? Albo kiedy prowadzący poprosił o przeczytanie karteczki na głos, ale autor nie był świadom, że zostanie o to poproszony (uczestnik liczył na umieszczenie karteczki na tablicy w sposób anonimowy)?

To naprawdę nieprzyjemne sytuacje. Rozgrzewka przed retrospektywą i technika “Anonimowa notka” (ang. Anonymous note) pomogą Ci ich uniknąć poprzez zidentyfikowanie czy jest w grupie jakikolwiek problem z dzieleniem się przemyśleniami w sposób nie-anonimowy. Jeśli dowiesz się, że którykolwiek z uczestników jest przeciwny odczytywaniu własnych notatek powinieneś porzucić pomysł, który wymaga tego od uczestników. Czasami ludzie chcą, żeby ich punkty zostały podniesione i usłyszane, ale niekoniecznie chętni są sami rozpocząć o nich dyskusję. Rozgrzewka przed retrospektywą pomoże uczestnikom w sygnalizowaniu ich intencji.

Czego potrzebujesz?

• Około 5 minut
• Długopisów / markerów
• Tablicy / flip-charta

Zasady:

1. Przygotuj tablicę z pytaniem: “Czy akceptujesz odczytywanie swoich notatek na głos?”.
2. Wyjaśnij cel tej aktywności – powiedz, że chciałbyś poprosić uczestników o odczytywanie notatek na głos i chcesz sprawdzić, czy każdy czuje się z tym komfortowo.
3. Poproś uczestników o napisanie na karteczkach TAK / T,  jeżeli odczytywanie na głos nie stanowi dla nich problemu lub NIE / N, jeżeli nie czują się z tym dobrze.
4. Zbierz karteczki anonimowo i umieść na tablicy.
5. Przedyskutujcie rezultaty i ustalcie następne kroki.

Co dalej?

Prezentowane techniki należą do najprostszych, jakie spotkałem, ale ciągle mogą przynieść interesujące informacje przydatne przed rozpoczęciem “dania głównego”. Rozgrzewka przed retrospektywą pomoże Ci podnieść zaangażowanie uczestników Twoich sesji retro i dowiedzieć się więcej o ich nastawieniu do tego spotkamoa.

Bibliografia:

• Esther Derby, Diana Larsen, Agile Retrospectives, Making Good Teams Great
• Paulo Caroli, Taina Caetano, FunRetrospectives

Artykuł w wersji angielskiej z 16 kwietnia 2020 roku możesz przeczytać na stronach: https://agile-togo.blospot.com oraz https://medium.com/@rafal.garbala. 

Zdjęcie: https://www.freepik.com/