Rodzaje umów w projektach IT

Przypadkowe spotkanie, nieprzypadkowa współpraca. Spotkanie z Karoliną było zdecydowanie nieplanowane, ale chwila rozmowy wystarczyła, aby stwierdzić, że jesteśmy bratnimi duszami, tak na płaszczyźnie prywatnej, jak i zawodowej. Obydwie zdecydowanie jesteśmy kobietami czynu, zatem współpraca okazała się nieunikniona. Tak powstał cykl artykułów “Prawo w IT”, którego mam przyjemność być autorką.

Z punktu widzenia prawnego procesy IT są niezwykle ciekawym i jednocześnie bardzo skomplikowanym zagadnieniem. Cykl artykułów “Prawo w IT” ma na celu przybliżenie i wyjaśnienie problemów prawnych występujących w związku ze sporządzaniem, a także wykonywaniem umów IT, których  konstrukcja ma niezwykle istotny wpływ na zarządzanie projektem, a w szczególności na jego szybkie i efektywne zakończenie dla obydwu stron, bynajmniej nie na sali sądowej. Cykl ten otwiera artykuł przedstawiający i omawiający rodzaje umów w projektach IT, z jakimi project manager może się spotkać, a nawet mieć swój udział w ich tworzeniu.

Rola project managera w konstruowaniu dobrej umowy IT jest bardzo ważna, gdyż im lepiej przedstawi przedmiot i cel umowy lub ograniczenia wynikające z już podpisanej umowy, tym łatwiej i sprawniej będzie prawnikom stworzyć lub zmodyfikować już istniejącą umowę, która pozwoli na efektywne zakończenie projektu. Podobnie rzecz ma się w drugą stronę, im klarowniej prawnicy przedstawią problematykę związaną z zabezpieczeniem wzajemnych praw i obowiązków stron umowy, tym łatwiej stronom będzie osiągnąć porozumienie co do przedmiotu oraz sposobu wykonywania konkretnej umowy bez konieczności wchodzenia na drogę postępowania sądowego.

Mnogość świadczeń jaka pojawia się w wyniku wprowadzania nowej technologii w ramach jednorazowej współpracy między dostawcą konkretnego rozwiązania technologicznego a zamawiającym sprawia, że regułą stało się podpisywanie kilku rodzajów umów:

• umowy wdrożeniowe
• umowy serwisowe
• umowy na zakup sprzętu IT
• umowy dotyczące integracji systemów informatycznych
• umowy na zakup licencji
• umowy na outsourcing
• umowy utrzymaniowe
• umowy na dystrybucję oprogramowania
• umowy depozytu kodu źródłowego
• umowy na szkolenia
• umowy mieszane

Jedne z punku widzenia project managera będą kompletnie nieistotne, gdyż znajdą zastosowanie dopiero po skutecznym wdrożeniu zamówionego rozwiązania technologicznego, inne, mam tutaj na myśli w szczególności umowy wdrożeniowe, będą w istotny sposób kształtować sposób i efektywność zarządzania projektem.

Z uwagi na wspomnianą mnogość świadczeń w ramach jednorazowego wdrożenia nowych technologii, do powyższych umów zastosowanie będą miały różnego rodzaju reżimy prawne właściwe dla każdego ze świadczeń. I tak w umowach takich znajdziemy odniesienie np. do przepisów kodeksu cywilnego dotyczących umowy o dzieło czy ustawy o prawach autorskich.

Dla wszystkich powyżej wymienionych umów istnieją jednak pewne cechy ogólne, na które warto zwrócić uwagę przed podpisaniem danej umowy:

• oznaczenie stron – należy pamiętać o wymienieniu z imienia i nazwiska wszystkich osób uprawnionych do reprezentacji w przypadku spółek wskazanych w kodeksie spółek handlowych, natomiast w przypadku spółki cywilnej wskazanie wszystkich wspólników;
• definicje – precyzyjne określenie pojęć pojawiających się w umowie, a zwłaszcza pojęć charakterystycznych dla branży IT pozwoli w przyszłości uniknąć sporów na tle interpretacyjnym;
• przedmiot umowy – problematyka przedmiotu umowy zostanie szczegółowo omówiona w kolejnym artykule z uwagi na istniejące sposoby konstruowania umów IT: agile i waterfall i odrębności z nich wynikające,
• określenie obowiązków stron – nie chodzi tutaj tylko i wyłącznie o obowiązek zapłaty określonej sumy pieniężnej na rzecz wykonawcy przez zamawiającego, ale także o określenie obowiązków zamawiającego umożliwiających wykonanie przedmiotu umowy wykonującemu;
• terminy – warto precyzyjnie określić np. terminy zakończenia poszczególnych etapów i oddania przedmiotu umowy do użytkowania zamawiającemu co pozwoli w przyszłości uniknąć, np.  sporów dotyczących dnia od którego wykonawca pozostaje w zwłoce;
• wynagrodzenie – moment wypłaty wynagrodzenia – jednorazowe czy etapowe, rodzaj wynagrodzenia – ryczałtowe (fixed) czy godzinowe (time & material);
• wykonanie zastępcze – oświadczenie stron, iż w razie opóźnienia w wykonaniu czynności koniecznej do wykonania całości umowy przez jedną ze stron na rzecz drugiej, jedna ze stron będzie uprawniona do oddania jej wykonania osobie trzeciej na koszt zobowiązanej do wykonania strony, bez zgody sądu;
• odpowiedzialność – rozszerzenie lub ograniczenie ogólnych zasad odpowiedzialności związanych z wykonaniem umowy;
• kary umowne – kwoty oraz sytuacje w jakich strony będą zobowiązane do ich uiszczenia;
• formy zakończenia współpracy (wypowiedzenie i odstąpienie) – w szczególności terminy i sytuacje w jakich strony będą posiadały prawo odstąpienia od umowy;
• procedura zmiany postanowień umowy – czy będzie to forma pisemna pod rygorem nieważności czy wystarczy elektroniczna, czy obydwie formy będą dopuszczalne w zależności od charakteru zmiany;
• poufność – jakie informacje strony uznają za poufne, sytuacje w jakich strony mogą je ujawnić, konsekwencje nieuprawnionego ujawnienia informacji poufnych;
• ochrona danych osobowych – problematyka danych osobowych z uwagi na ostatnie nowelizacje i swą obszerność zostanie poruszona w kolejnych artykułach;

Jak widać tematyka nie jest łatwa, a ilość tematów na które warto zwrócić uwagę w umowach z sektora IT  liczna, dlatego charakterystyka i problematyka związana z poszczególnymi rodzajami umów IT, a także z wyjątkami od zasad ogólnych czy też kontrowersjami pojawiającymi się na ich tle powinna być każdorazowo indywidualnie rozpatrywana.

***Artykuły zamieszczane w ramach niniejszego bloga mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią porady prawnej lub opinii prawnej, ani nie mogą być traktowane jako świadczenie pomocy prawnej w jakiejkolwiek formie.