2 w 1, czyli jestem od wszystkiego i nie jestem do niczego
Jeszcze do niedawna handlowiec był project managerem i analitykiem, grafik pełnił też funkcję UX’a. Programista PHP był testerem, a jak trzeba było też webmasterem. Z dzisiejszej perspektywy było to połączenie ról. Wówczas nie istniały one jako osobne specjalizacje lub po prostu nie funkcjonowały w większości organizacji.
Dziś role te mocno się wyodrębniły, każda ma swoje narzędzia, metodyki, certyfikacje, coraz bardziej rozbudowany warsztat pracy, a to wymaga swojego miejsca w strukturach firm – powstają wiec nowe działy. Mają swoje procedury i swoich kierowników, a także własną wizję i wytyczony kierunek działania, przez co stają się coraz bardziej niezależne, coraz bardziej indywidualnie postrzegają stawiane przed nimi cele, bywa, że odrywają się od systemu, lecąc w swój własny kosmos.
Cel łatwo zgubić lub łatwo skupić się na swoim
Cel często ginie w ferworze projektowych zmagań. Przechodzimy w tryb realizowania wymagań bez zrozumienia i zastanowienia, po co właściwie je realizujemy. To oznacza przejście w tryb pasywny, rutynowy, zwalnia z myślenia. Wiemy co i wiemy jak, ale nie wiemy dlaczego. To jedno z poważniejszych ryzyk projektowych, które grozi zrealizowaniem projektu niepotrzebnego (z perspektywy klienta) lub nierentownego (z perspektywy dostawcy).
W tzw. “smukłych” strukturach organizacyjnych (takich, w których jest rozbudowana hierarchia, jednak ilość podwładnych podlegających jednemu kierownikowi jest niewielka) zdarza się również “pączkowanie” celu – oddzielanie się od celu zasadniczego innych celów – celów poszczególnych komórek organizacyjnych. To tak, jakbyśmy na boisku zobaczyli tyle piłek ilu jest piłkarzy – każdy biegnący za swoją piłką.
Celem handlowca jest sprzedanie projektu (niekoniecznie możliwego do zrealizowania w czasie i w budżecie), celem analityka jest przekucie biznesowych potrzeb w możliwie najciekawsze rozwiązania, które potem projektant zaprojektuje, wykorzystując całe swoje doświadczenie, pakiet inspiracji oraz przemycając trochę najnowszych technologii. Programista zmierzy się z wyzwaniem, refaktoryzując 80% kodu, a tester zechce znaleźć jak najwięcej błędów w aplikacji (bo jakim byłby testerem, gdyby się okazało, że błędy są tylko 2). Project manager chce zdążyć na czas i nie przekroczyć budżetu, przy tym dba o to, a by liczby w raportach dobrze wyglądały (służbista-formalista), a typowy klient chce mieć wszystko szybko, dobrze i tanio (tym nietypowym nie zależy na wszystkim na raz).
Zintegruj projekt z celem
W strukturze organizacyjnej project manager ma niewiele do powiedzenia, sam jest częścią tej struktury, poddaną sieci zależności, powiązań, uwikłań i powikłań. Jednak w strukturze projektowej (zadaniowej) po jego stronie leżą moc i decyzyjność, a także odpowiedzialność. To jego rolą jest zapewnienie spójności i ciągłości celu na każdym etapie, przez cały czas trwania projektu. Cel w projekcie musi być ciągle żywy. Nazywam to integralnością i przewodzeniem celu.
Integralność celu z projektem to nieodłączność celu od projektu – nie można realizować projektu, nie znając i nie rozumiejąc celu. Aby zapewnić integralność, należy zapewnić spójne postrzeganie i sposób rozumienia celu przez wszystkich uczestników projektu przez cały czas jego trwania. Im więcej specjalizacji w projekcie, tym trudniej zapewnić integralność celu, ponieważ każda z ról będzie identyfikowała się ze swoim własnym celem. I tu z pomocą przychodzi przewodzenie celu.
Tak jak prąd płynie w przewodach elektrycznych, tak cel powinien przepływać przez projekt, przez każdy etap, przez każde realizowane zadanie, przez każdy zakres odpowiedzialności. To również rola project managera. To pomoc w zrozumieniu celu, to utrwalenie, przypominanie celu, to konfrontowanie celu z zaangażowanymi rolami, ze sposobem realizacji zadań i organizacją pracy.
- Cel musi być jeden, wspólny dla wszystkich, nie osobny dla każdej roli.
- Cel musi być znany, rozumiany i akceptowalny (poza tym, że mierzalny i osiągalny).
- Cel musi być obecny w całym cyklu życia projektu.
Co to daje?
Analogia do prądu jest jeszcze jedna: cel w projekcie jest jak prąd – daje światło. Daje odpowiedź na pytanie dokąd zmierzamy i po co. Taka świadomość wyzwala pokłady kreatywności oraz inicjatywy – jesteśmy w stanie zaproponować rozwiązanie tylko na znany nam problem. Mniej błądzimy, nie gubimy się, przez co optymalizujemy koszty. Mamy większą pewność słuszności podejmowanych działań i decyzji. Skoro cel stoi przed nami i oświetla nam drogę, podążamy za nim, a nie na oślep. Świadomość celu zbliża nas do sukcesu. Gramy do jednej bramki – patrzymy w tym samym kierunku, a nawet jeśli nawet na moment odwrócimy głowę, to zobaczymy, że tam prądu brak.
1.(2w1) Co do ról w zespołach często w różnych firmach jeszcze zdarzają się przeplatanki i nie zawsze osoba X robi to o czym się czyta, bądź mądre książki o tym piszą :) . Sama nie raz powtarzałaś moje ulubione stwierdzenie PM/PO to “Ogarniacze” – strasznie mi to utkwiło w głowie i nadało nowe światło na to co robię i chce robić :)
2. Cel (GOL) to cała esencja pracy … Bo praca dla pracy nie ma sensu jeżeli nie wie się poco się pracuje – co za dziwne zdanie mi wyszło :O). Odnosząc się do 3 punktów:
Cel musi być jeden, wspólny dla wszystkich, nie osobny dla każdej roli. – Bardzo ważna sprawa i dość często pomijana, że 1/2 osoby widzą co robimy a reszta robi bo ma jakieś zadania. Potem pytasz kogoś z grupy na jakim etapie jesteśmy i mamy odpowiedz nie wiem … smutne ale prawdziwe … Efekt może być tego jest taki, że później okazuje się, że zrobiliśmy jakaś cześć projektu i kiedy ją spinamy razem nic ze sobą nie działa
Cel musi być znany, rozumiany i akceptowalny (poza tym, że mierzalny i osiągalny).- Tu już mi SMART-et trochę zalatuje :). Zacznijmy od znany i zrozumiany – to dość ciężkie stwierdzenie bo na planowaniu wszyscy chórem stwierdzają, że wszystko jest jasne i klarowne a na koniec z “zamku mamy domek letniskowy”. Uważam, że tą “znajomość” trzeba bardzo dopieszczać (nie chciałem napisać kontrolować :)), obserwować w czasie – już od fazy planowania jak i realizacji (oby nie na końcu bo stracimy sporo czasu).
Cel musi być obecny w całym cyklu życia projektu. – Czyli cel główny, albo kamienie milowe. Czyli co na końcu bądź w mniejszych odstępach powinniśmy zrealizować i co na mówi, że idziemy w dobrym kierunku. Najgorsze co można tu powiedzieć to “Naszym celem, jest zrobienie programu do XXX” – a niestety tak bywa :)
Pozdrawiam