Wdrożenie pracy zdalnej w obliczu zagrożenia koronawirusem

Wdrożenie pracy zdalnej

Stało się – koronawirus COVID-19 dotarł do Polski i na moment pisania tego artykułu mamy ponad 20 potwierdzonych przypadków zarażenia w naszym kraju. W sklepach zaczęliśmy już zauważać pustki na półkach z makaronem i ryżem, ale nie tylko. COVID-19 już ma przeogromny wpływ na wszystkie dziedziny życia w każdym kraju do jakiego zawita. W poniedziałek na GPW odnotowano “czarny poniedziałek”, a odpowiednie przepisy mające na celu poradzenie sobie z nowym zagrożeniem weszły już w życie. Jaki wpływ będzie to miało na rynek pracy? Zapewne przekonamy się już niedługo. wdro

Kwestie prawne

8 marca weszła w życie Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 mająca na celu przeciwdziałanie zarażeniu koronawirusem, jego rozprzestrzenianiu oraz przeciwdziałanie skutkom choroby. Z punktu widzenia pracodawców i pracowników szczególnie interesuje nas nie tyle sam fakt wprowadzenia ustawy, ale jej elementy, które posiadają pod pewnymi względami charakter bezprecedensowy. Pierwszy raz w polskim prawie pojawia się określenie “pracy zdalnej”, co jest prawdziwą rewolucją – dotąd mieliśmy do czynienia jedynie z terminem “telepraca”, a same przepisy były niedostosowane do obecnego rynku pracy. Nowa ustawa, poza tym jakże bliskim nam terminem, daje pracodawcy możliwość nakazania pracownikowi pracy zdalnej, jeśli istnieje ryzyko rozprzestrzeniania się wirusa. Mało tego – zlekceważenie takiego nakazu jest traktowane jak naruszenie obowiązków pracownika i jest obłożone wieloma możliwymi karami, w tym rozwiązaniem umowy o pracę. Jest to duża zmiana w porównaniu ze wspomnianą telepracą, której pracodawca nie miał możliwości w jakikolwiek sposób jej wymuszać. Ponadto Główny Inspektor Sanitarny ma możliwość, jeśli zajdzie konieczność, nakazać konkretnemu pracodawcy podjęcie działań zapobiegających rozprzestrzenianiu się wirusa. Oznacza to między innymi pracę zdalną, czy też brak wyjazdów służbowych do krajów, w których ogniska wirusa są szczególnie liczne.

Praktyczne rady

W każdym z moich artykułów, w których poruszam wdrożenie pracy zdalnej powtarzało się jedno stwierdzenie – jeśli takie wdrożenie pracy zdalnej przeprowadzi się szybko, byle jak i po łebkach, może przynieść to bardzo duże straty. Nieprzygotowana kadra zarządzająca i pozbawieni odpowiednich narzędzi pracownicy to pewny przepis na kłopoty. Dlatego też zawsze zalecam, jeśli to możliwe, dokładny audyt firmy w celu ustalenia jej gotowości do wdrożenia modelu zdalnego, a następnie rozsądne, cierpliwe podejście do zmian w jej organizacji. Niestety dzisiaj nie mamy takiej możliwości – w warunkach takich jak obecne, wielotygodniowy audyt firmy, wdrażanie nowych rozwiązań i mozolne przeszkalanie wszystkich pracowników jest niemożliwe. Skoro koronawirus wymusza pracę zdalną, należy wdrożyć ją jak najszybciej i jak najsprawniej minimalizując ryzyko biznesowe. Podczas tego awaryjnego przejścia z pracy stacjonarnej na pracę zdalną, warto pamiętać o kilku podstawowych kwestiach, których przypilnowanie może okazać się kluczowe w nadchodzących tygodniach.

Dla pracodawcy:

  • Zadbaj o odpowiednie przeszkolenie pracowników – oczywiście nie ma tutaj czasu na gruntowne szkolenie połączone z wykładami – możliwe, że pracę zdalną trzeba będzie wdrożyć z dnia na dzień, a wtedy najlepiej będzie poświęcić trochę czasu na przygotowanie instruktarza dla pracowników, w którym znajdą się wszelkie kluczowe informacje, takie jak: zasady pracy zdalnej, godziny w których powinni być dostępni, zasady logowania się na serwery firmy oraz zabezpieczania swoich urządzeń. Niektóre z tych spraw mogą wydawać się banalne, ale lepiej powtórzyć oczywistą informację dodatkowe 3 razy, niż ryzykować, że ktoś nie będzie wiedział w jaki sposób przesłać efekty swojej pracy do menedżera.
  • Utrzymuj kontakt z pracownikami – bardzo demotywująco w pracy zdalnej działa tzw. “cisza radiowa”, kiedy to w zespole nikt z nikim się nie komunikuje. Szczególnie bolesne może to być dla pracowników, którzy do zdalnego trybu pracy zostali poniekąd zmuszeni przez okoliczności – brak kolegów i koleżanek z pracy może być dotkliwy. Postaraj się nie tylko samemu kontaktować się z pracownikami i sprawdzać postępy w pracy, ale również możesz się pokusić o zorganizowanie wideokonferencji – w miarę potrzeby można ustalić je w regularnych odstępach czasu, dzięki czemu pracownicy będą mogli uporządkować swój dzień wokół zaplanowanej rozmowy, a Ty nie tylko będziesz wiedział wszystko o postępach w pracy zespołu, ale również sprawisz, że pracownicy nie stracą kontaktu ze sobą nawzajem oraz z firmą. Wiele narzędzi w obliczu rozprzestrzeniania się koronawirusa na świecie oferuje preferencyjne warunki, np. Webex, Zoom czy Microsoft Teams. Ponadto oczywiście bezpłatne rozwiązania także sprawdzą na krótką metę: Skype, Google meet czy Google Hangouts.
  • Monitoruj postępy prac – na rynku istnieje sporo odpowiednich aplikacji, które umożliwiają użytkownikom zarządzanie projektami, monitorowanie, porównywanie i kontrolowanie postępów prac nad projektem (najbardziej znane z nich to np. Asana, Trello, Monday, JIRA, Confluence bądź Wrike). Jeśli nie masz czasu na wdrożenia narzędzia, postaraj się używać przynajmniej Google Drive i ustal zasady uzupełniania dokumentów przez zespół.

Dla pracownika:

  • Oddziel odpoczynek od pracy – jest to kluczowa kwestia. Wiele osób podkreśla, że w pracy zdalnej o wiele ciężej jest się odciąć od pracy w czasie wolnym – w końcu i tu, i tu spędzasz czas w domu, jak to podzielić? Albo podczas pracy nie możemy się skupić i bez przerwy znajdujemy multum innych rzeczy do zrobienia, albo odwrotnie – podczas zasłużonego odpoczynku nie umiemy zapomnieć o ogromie czekających nas obowiązków. Dlatego warto poważnie zabrać się za wydzielenie sobie czasu, w którym pracujesz – może to być standardowe 8 godzin lub dowolna inna liczba, zależnie od zawodu i preferencji. Ponadto warto wydzielić, w miarę możliwości, jedno pomieszczenie na swoisty “gabinet” na czas pracy zdalnej – dzięki temu będziemy mieli jasny podział między miejscem, gdzie pracujemy, a resztą domu.
  • Ustal zasady współpracy z pracodawcą – jest to niezbędne dla uniknięcia nieporozumień. Warto porozmawiać z przełożonym i sprecyzować sposób wykonywania obowiązków z domu, raportowanie oraz schemat wzajemnej komunikacji. Dzięki temu będziemy w stanie realizować realne oczekiwania w sposób efektywny.
  • Utrzymuj kontakt ze współpracownikami – dla osoby, która każdy dzień roboczy zaczynała od kawy wypitej w towarzystwie znajomych z pracy, przerzucenie się na samotne popijanie espresso przy biurku może być dość depresyjne. Dlatego ważne jest, żeby ciągle się kontaktować z członkami naszego zespołu – i to nie tylko w kwestiach zawodowych! Taka komunikacja nie tylko sprawi, że praca będzie skoordynowana i znacznie sprawniejsza, ale również pozwoli nam utrzymać znajomości i zwalczyć uczucie osamotnienia, które może być bolesne po tak nagłym doświadczeniu, jakim jest wdrożenie pracy zdalnej.

Najważniejsza rada

Jeśli już zaimplementowałeś wszystkie wymienione tu wskazówki i radzisz sobie w nowych warunkach – to czemu miałbyś teraz przestać? Praca zdalna to przyszłość i choć epidemia koronawirusa zmusza nas do natychmiastowego jej wdrożenia, nie powinniśmy patrzeć na to rozwiązanie z przymrużeniem oka – nadejście ery pracy zdalnej było i jest oczywiste. Skoro okoliczności już nas do tego zmusiły akurat teraz to być może warto zdobyć przewagę nad konkurencją i przygotować się do zachodzących zmian na rynku pracy?

Zdjęcie: https://pl.freepik.com/

Więcej wpisów autora: Nadia Harris-Kosior

Praca zdalna – szanse, obawy, perspektywy

Statystyki nie pozostawiają złudzeń – praca zdalna zadomowiła się na rynku i...
Czytaj dalej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *