Rozpoczynając nowy projekt, mamy możliwość układania jego organizacji od początku, niestety nie zawsze jesteśmy w tak komfortowej sytuacji. Czasem zdarza się, że czeka nas przejęcie projektu, który przyjdzie nam prowadzić. Takie sytuacje są częstsze w wieloletnich projektach, lecz nie jest to regułą. W mojej pracy jako project manager kilkukrotnie spotkałem się z taką sytuacją. Co więcej, właśnie tak trafił do mnie mój pierwszy projekt. Za każdym razem, bogatszy o zdobyte doświadczenia, przejęcie projektu prowadziłem bardziej kompleksowo, czym podzielę się w tym artykule.
1. Poznaj cel projektu
To bardzo ważne, żeby od początku wiedzieć na czym należy się skupić. Od razu przestrzegam, aby nie mylić celu projektu z jego zakresem. Jeżeli usłyszysz, że celem projektu jest dostarczenie nowej aplikacji, to proponuję skorzystać z popularnej metody “Five whys” (z ang. pięć dlaczego), dopytując dalej o prawdziwy cel projektu. Dostarczenie aplikacji prawdopodobnie nie jest celem samym w sobie, natomiast celem może być na przykład usprawnienie procesów biznesowych, zwiększenie sprzedaży, sprostanie regulacjom prawnym, czy też zdobycie nowych klientów. Dobrym sposobem na poznanie celu jest również pytanie hipotetyczne, na przykład: “Co musiałoby się stać, aby cel biznesowy został osiągnięty, a ten projekt nie był już potrzebny?” Możliwe, że ten cel można osiągnąć na różne sposoby, a ten projekt jest jednym z nich. Nawet jeżeli jest on najlepszym sposobem, to poznanie alternatyw pomoże dotrzeć do prawdziwego celu.
Gdy realizujesz projekt dla klienta zewnętrznego, to Twój cel oraz cel klienta będą się od siebie różnić. Oczywiście jako project manager musisz dążyć do realizacji celu klienta, ale nie należy zapominać, że Twoja firma bierze udział w tym projekcie z innego powodu. Może to być na przykład zarobienie określonej kwoty, zdobycie doświadczenia w danym obszarze lub zdobycie referencji pozwalających w przyszłości wystartować w przetargu.
Mając świadomość celów jakie powinieneś zrealizować, skuteczniej doprowadzisz ten projekt do końca, uzyskując satysfakcje zarówno klienta, jak i firmy, dla której pracujesz.
2. Poznaj swój zespół
Jest to jeden z kluczowych punktów, aby rzetelnie przeprowadzić przejęcie projektu i najszybszy sposób, aby dowiedzieć się o nim podstawowych informacji. Pozwoli to również dodać kontekst do dokumentacji projektowej, z którą będziesz zapoznawać sie w późniejszym terminie. Proponuję zorganizować rozmowy na dwa sposoby. Po pierwsze spotkaj się z każdym z członków zespołu osobno na pół godziny, ale porozmawiaj też z całym zespołem jednocześnie. Z jednej strony zdobędziesz informacje, a z drugiej zobaczysz jak zespół zachowuje się jako całość. Zdobywając informacje od poszczególnych osób, skupiam się na kilku aspektach.
- Co podoba Ci się w projekcie? Warto zacząć pozytywnie, ponieważ pozwoli Ci to poznać motywację poszczególnych osób oraz dowiedzieć się na co zwracają uwagę. Ta wiedza będzie przydatna również do zarządzania ryzykiem w projekcie. Na przykład, jeżeli większość osób jest zadowolona z projektu ze względu na decyzyjność w obszarze architektury, a klient po pewnym czasie przekaże ją własnym architektom, to możesz to potraktować jako potencjalne zagrożenie.
- Jakie wyzwania widzisz w projekcie? Dzięki zidentyfikowaniu wyzwań występujących w projekcie łatwiej rozpoznasz ryzyka, wyznaczysz obszary, nad którymi powinieneś pracować oraz dowiesz się czego obawiają się członkowie Twojego zespołu. Pamiętaj, że wszystkie odpowiedzi są subiektywne, jednak rozmowa z każdym członkiem zespołu pozwoli Ci zbudować całościowy obraz sytuacji.
- Jak przebiega współpraca z klientem? Pytanie głównie do osób, które mają z nim bezpośredni kontakt. Te informacje będą potrzebne do zarządzania interesariuszami. Zwykle dowiadywałem się, kto jest najbardziej decyzyjny, kto często zmienia zdanie, a kto według zespołu wnosi dużą wartość. Pozwoli Ci to przygotować strategię współpracy z poszczególnymi interesariuszami, a także da obraz panujących relacji. Warto też dowiedzieć się więcej o osobach z Twojego zespołu, nie tylko w kontekście projektowym.
Jeżeli masz już ogólny obraz, to czas przejść dalej.
3. Poznaj zakres projektu oraz wiedzę domenową
Jeżeli za inżynierię wymagań odpowiada analityk biznesowy albo Product Owner z Twojego zespołu, to poproś o wprowadzenie. Natomiast jeżeli jest to osoba po stronie klienta, to zorganizowanie takiego spotkania może okazać się trudniejsze. Nadal jest to najefektywniejszy sposób, aby zebrać podstawowe informacje na temat zakresu, które są kluczowe, aby dobrze zorganizować przejęcie projektu. Postaraj się początkowo poznać cały zakres projektu mniej szczegółowo, zamiast skupiać się dokładnie na tylko jednym jego obszarze. Traktuj to jako wprowadzenie.
4. Zadbaj o wprowadzenie techniczne
Z całą świadomością piszę to jako nietechniczny project manager. O tym, czy project manager powinien być techniczny czy nie, debatowali Karolina Jarocka i Jakub Dudek w artykule “Techniczny kontra nietechniczny project manager – kogo woli rynek pracy?” Osobiście w tej kwestii lubię przytaczać cytat z artykułu “Technical Skill of a Software Development Project Manager”:
(…) you don’t need to have technical skills. You need technical awareness.
W wolnym tłumaczeniu oznacza to: “Nie potrzebujesz technicznych umiejętności. Potrzebujesz technicznej świadomości.”
Niezależnie od tego, czy posiadasz doświadczenie techniczne czy nie, wysokopoziomowe wprowadzenie pozwoli Ci nie tylko poznać otoczenie projektu, ale także ocenić potencjalne ryzyka, których identyfikacja jest kluczowa, aby rzetelnie przeprowadzić przejęcie projektu. Dowiedz się jakie narzędzia oraz technologie są używane w Twoim projekcie. Programiści często cenią pracę w nowych technologiach, więc jeżeli Twój projekt ich nie zawiera, może to na przykład nieść ryzyko rotacji w zespole. Dowiedz się też jaki jest plan testów oraz które z nich są wykonywane przez Twój zespół, a jakie są po stronie klienta. Pomocna będzie również wiedza dotycząca procesu wydawania wersji, na przykład czy zespół korzysta z CI/CD (ang. Continuous Integration/ Continuous Delivery, tłum. ciągła integracja / ciągłe dostarczanie). Ta wiedza pozwoli Ci również oszacować jak szybko jesteś w stanie dostarczać nowe funkcje oraz naprawy potencjalnych błędów.
5. Zidentyfikuj interesariuszy projektu
Zacznij od prostej listy interesariuszy i rozwijaj ją w miarę potrzeby. Początkowo uwzględniam: imię i nazwisko, dane kontaktowe, zakres odpowiedzialności oraz komentarz. W komentarzu wpisuje informacje, które otrzymałem od zespołu oraz własne obserwacje. To miejsce na uwagi typu “lepiej potwierdzać ustalenia mailowo”, “rzadko odpisuje na maile, dzwonić” czy “władczy, przekonuje większość do swojego zdania”. Taka lista pomoże skutecznie rozpocząć współpracę. W kolejnym etapie polecam też stworzenie macierzy interesariuszy (np. wpływ / zainteresowanie), która ułatwi Ci stworzenie strategii zarządzania nimi.
6. Sprawdź harmonogram oraz najbliższe kamienie milowe
Aby przeprowadzić przejęcie projektu, musisz dowiedzieć się na jakim jest etapie. Nieważne, czy projekt prowadzony jest zwinnie czy w tradycyjnym waterfall’u, wysokopoziomowy harmonogram powinien być znany. To, że zakładamy możliwość modyfikacji zakresu czy priorytetów nie oznacza, że planowanie jest bez sensu. Harmonogram warto też skonsultować z zespołem, aby zidentyfikować potencjalne ryzyka również i w tym obszarze. Jeżeli usłyszysz, że termin dostarczenia projektu jest nierealny, warto przyjrzeć się temu bliżej.
7. Sprawdź dostępność Twoich zespołów
Jeżeli czeka Cię przejęcie projektu, a chcesz uniknąć przykrych niespodzianek, sprawdź również dostępności zespołów, z którymi będziesz pracować. Sprawdź, czy zespół przypisany jest na 100% do Twojego projektu, czy jest współdzielony. Warto również przeanalizować, czy cały zespół będzie pracował do końca projektu, czy niektóre osoby przypisane są tylko na jakiś czas. Jeżeli harmonogram został zaktualizowany, to należy sprawdzić, czy nie zmieniło się zapotrzebowanie na pracę poszczególnych osób z zespołu.
8. Zweryfikuj planowane zakupy
Jeżeli zakres projektu wymaga dokonania zakupów u dostawców, sprawdź czy oferty nadal są aktualne oraz czy brani pod uwagę byli inni dostawcy. Z mojego doświadczenia wynika, że na tym etapie można jeszcze prowadzić negocjacje. Dostawcy są skłonni zaoferować lepsze warunki firmie, która realizuje projekt niż oferentom na etapie przetargu bądź konkursu ofert.
9. Sprawdź budżet projektu
Gdy przejęcie projektu wiąże się również z przejęciem odpowiedzialności za budżet, to czas zweryfikować jego stan. Jeżeli korzystasz z podwykonawców, sprawdź warunki zapisane w umowach dotyczące rozliczania kosztów. Szczególnie uważaj na sytuacje, gdy umowa z klientem jest w formie “fixed-price” (ang. stała cena), a rozliczenia z podwykonawcami w formie “time and material” (tłumacząc dosłownie z ang. czas i materiał, czyli płatność za faktycznie przepracowany czas według stawek godzinowych).
Upewnij się, jak ewentualne zmiany harmonogramu przekładają się na kwestię budżetu. Jeżeli poprzednio zajmowałeś się harmonogramem, zapotrzebowaniem na zespoły, a także zakupami, to zgromadzone informacje wykorzystaj do zaktualizowania budżetu projektu. Po jego aktualizacji koniecznie przedstaw raport osobie, przed którą odpowiadasz w tej kwestii. Pozwoli to ustanowić oczekiwania w stosunku do Ciebie jako project managera, uwzględniając realny stanu budżetu w momencie przejęcia projektu.
10. Zbuduj rejestr ryzyk
Każdy z poprzednich punktów powinien być nastawiony nie tylko na poznanie projektu, ale również identyfikację poszczególnych ryzyk. Na identyfikacji nie możesz jednak poprzestać. Do każdego ryzyka dopisz strategie działania i zacznij wdrażać je w życie. Jeżeli ryzyk jest za dużo, aby zająć się wszystkimi, spriorytetyzuj je – stwórz macierz ryzyk i zacznij od tych najbardziej dotkliwych.
11. Podsumuj dotychczasową współpracę z klientem
Co jeszcze można zrobić, aby dobrze zorganizować przejęcie projektu? Sprawdzić jak działał on do tej pory. Jest to bardzo dobry moment, aby podsumować dotychczasową współpracę i wprowadzić usprawnienia w obszarach, które tego wymagają. W tym celu zorganizuj dedykowane spotkanie z klientem. Musi on mieć jednak czas, żeby się na nie przygotować. Podczas spotkania Twoje zadanie jest jedno: słuchaj! Jeśli klient przekazuje negatywny feedback, to na tym etapie nie wchodź w dyskusje i nie broń swojego zespołu. Celem tego spotkania jest zidentyfikowanie obszarów wymagających usprawnień oraz poznanie percepcji klienta. Nawet jeżeli opinia klienta nie jest słuszna, to musisz ją poznać, żeby ją zmienić. Co więcej, klient musi czuć, że jesteś po jego stronie, ponieważ w innym wypadku Ci nie zaufa. Przyjmij pochwałę i krytykę odnośnie dotychczasowej współpracy oraz zaplanuj wymagane usprawnienia.
Podsumowanie
Pamiętaj, aby rzetelne zorganizować przejęcie projektu, musisz podjąć konkretne działania, które wymagają czasu. Nie wahaj się o tym mówić. Przejęcie projektu bez dobrego przygotowania szybko przysporzy problemów w obszarach, które zaniedbałeś. Ten etap to powrót to fazy planowania. Jak mawiał wybitny dowódca wojskowy, Dwight Eisenhower: “Plany są niczy, planowanie jest wszystkim”.
