“PMO w biznesie. Wskazówki, techniki, historie sukcesów”

PMO w biznesie

Kolejna książka, którą gościnnie na blogu Karoliny chciałbym przedstawić, to książka Marka Perry zatytułowana “PMO w biznesie”, wydana przez Wydawnictwo Naukowe PWN. PMO (ang. Project Management Office), czyli Biuro Zarządzania Projektami to komórka w dużych organizacjach, utworzona, aby być narzędziem lepszego zarządzania projektami, a jednocześnie po to, aby być trwałym elementem organizacji. Niestety, jak pokazuje autor, organizacja, która powołała do życia PMO, po jakimś czasie jest rozczarowana rezultatami dostarczanymi przez nie. W efekcie wiele z powołanych do życia Biur Zarządzania Projektami jest maksymalnie po 2 lub 3 latach istnienia likwidowanych jako nieefektywne oraz niespełniające pokładanych w nich nadziei. Dlaczego tak się dzieje?

Jest kilka powodów tego stanu i autor książki dokładnie je analizuje. Jednak głównym zdaje się powodem, dla którego utworzone w organizacji PMO okazuje się porażką, jest niezrozumienie celu jaki przyświeca tej komórce organizacyjnej przez samych ludzi, którzy ją do życia powołują.

Najpierw przyjrzyjmy się bliżej temu, kto uczestniczy w powoływaniu do życia PMO. Są to zwykle szefowie różnych działów takich jak marketing, finanse, produkcja itd. Więc pozornie, wydawałoby się, wszystko wygląda prawidłowo. PMO powoływane jest po to, aby zapewnić, że:

  • będą zdefiniowane standardy oraz wprowadzone zostaną najlepsze praktyki w zarządzaniu projektami,
  • zostanie przygotowany program szkoleń oraz certyfikatów z praktyk i standardów,
  • zostaną użyte najlepsze dostępne narzędzia do zarządzania projektami oraz zasobami ludzkimi,
  • dokonany zostanie audyt istniejących projektów pod kątem zgodności z zdefiniowanymi standardami i praktykami,
  • kierownictwo dostanie raport z przeprowadzonego audytu,
  • projekty dalej będą poddane systematycznej ocenie dojrzałości.

Wygląda dobrze? Niestety praktyka pokazuje, że tak nie jest. Po krótkim wstępie gdzie wydaje nam się, że to wszystko jest tak jak ma być, autor przytacza rezultaty badań dosyć miażdżące. Co ciekawe, z zaprezentowanych, przeprowadzonych przez Marka Perry, wieloletnich badań różnych Biur Zarządzania Projektami wynika, że im bardziej ono samo wysoko ocenia swoją pracę, tym jest mniej efektywne oraz ludzie zarządzający innymi działami w organizacji oceniają jego rezultaty nisko.

W kolejnych rozdziałach autor rozprawia się z takim podejściem, ukazując jego kontrproduktywność oraz opierając się na przykładach dlaczego zatrudnieni ludzie, wydawałoby się o idealnych kwalifikacjach, zawodzą. Powodem jest mandat jaki PMO otrzymuje oraz stawiane przed nim błędne cele. Jeśli zostały przedstawione tak jak wyżej, PMO staje się tylko nic nieznaczącą komórką w organizacji, która wprowadza nieprzynoszące realnych korzyści praktyki, które znów postrzegane są jako uciążliwe. Innymi słowy wprowadza narzędzia, które dla nikogo prócz samego PMO się nie przydają.

W dalszych rozdziałach pokazana jest przyczyna tego stanu rzeczy oraz pokazane jest podejście, którego rezultatem są Biura Zarządzania Projektami, które same siebie wcale nie oceniają wysoko, widząc ciągle przestrzeń do swojej poprawy, za to przez całą pozostałą organizację oceniane są bardzo wysoko jako nieoceniona pomoc w biznesie. I to słówko “biznes”, które jest zawarte w tytule książki, jest wskazówką o co w tym wszystkim chodzi i czego tak naprawdę powinno się od PMO wymagać; jakie kompetencje powinno posiadać oraz w jaki mandat powinno być przez organizację wyposażone do swojego efektywnego działania. Pokazane jest to pod koniec książki na przykładach strategicznego PMO przy biurze premiera Grecji, Thomson Reuters, British American Tobacco i innych.

Polecam książkę do przemyślenia oczywiście w pierwszej kolejności ludziom, którzy w organizacji, w której się znajdują będą chcieli powołać do życia Biuro Zarządzania Projektami. To oczywiste, ale mniej oczywiste jest również to, że po pewnych własnych refleksjach chciałbym polecić książkę project managerom. Moje wnioski są takie, że każdy z nich powinien w pewnym sensie być takim, jak opisane to zostało w tej książce, miniaturowym jednoosobowym PMO. Po to, aby to, co robią skończyło się sukcesem. Oczywiście, nie zdradziłem czego powinno się oczekiwać od PMO, jakie zadania powinny zostać przed PMO postawione, ani jakie kluczowe kompetencje i jaki mandat (niemały) do działania PMO powinno mieć, aby być realną wartością dodaną w organizacji, przynosząc mierzalne korzyści. Odsyłam do książki. Warto.

Więcej wpisów autora: Jakub Dudek

Mniej oczywiste przyczyny katastrof w projektach

Zdjęcie: http://www.freepik.com / Designed by ijeab Praca nad projektem ma to do...
Czytaj dalej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *