W ciągu minionego roku, gdy praca zdalna stała się rzeczywistością w większości firm pracujących dotychczas w środowisku biurowym, zarządzanie rozproszonym zespołem pojawiło się na językach wszystkich dotkniętych sytuacją. Cały czas dostaję wiele pytań dotyczących pracy zdalnej oraz tego, jak pod jej wpływem zmienia się kultura organizacyjna i dziś odpowiem na pięć tych, które pojawiały się najczęściej.
1. Jak motywować zdalny zespół?
Z pewnością nie za pomocą jednego webinaru :) Takie właśnie prośby kierowane do mnie pojawiały się dość często w ciągu ostatnich miesięcy – otóż byłam niejednokrotnie proszona o przeprowadzenie motywujących, godzinnych webinarów dla pracowników. Nie jest to dobra praktyka i nie przynosi absolutnie żadnych korzyści. Praca zdalna staje się częścią kultury organizacyjnej, a tej nie da się zbudować w ciągu paru godzin.
Wychodzę z założenia, że jeśli nasz zespół nie czuje się obecnie zmotywowany do pracy, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że tak samo czuł się przed wdrożeniem przymusowego home office’u. Z pewnością trzeba tutaj wrócić do podstaw i zadać sobie pytanie dlaczego ludzie dołączają do naszej organizacji i co sprawia, że pracuje im się dobrze. Dodatkowo, warto pomyśleć nad wdrożeniem celów, lecz nie tylko takich jak KPI, ale polecam pomyśleć o OKR’ach. Te z pewnością sprawdzą się długoterminowo, ponieważ będą wpływać na poczucie samorealizacji, zespołowości oraz odpowiedzialności jednostek za wykonywane zadania. Mogę dodać, że w wielu zespołach tzw. “remote-first” cieszą dużym uznaniem i wdraża się je od lat z powodzeniem.
Polecam także regularne rozmowy oparte o badanie pulsu, dzięki któremu na bieżąco będziemy wiedzieć co się dzieje w naszych zespołach i jak wyglądają nastroje. Zatrważające jest to, że wiele organizacji informuje dziś swoich pracowników, iż ze względu na pandemię badanie satysfakcji nie było prowadzone w ciągu minionego roku, ponieważ miały miejsce okoliczności kryzysowe związane z pandemią… I to niesamowicie mnie dziwi, ponieważ taki moment jest doskonałym sprawdzianem dla wszystkich.
Jest także kilka innych, częstych pomysłów, których nie polecam w ramach motywowania zdalnego zespołu. Jest to wysyłanie prezentów typu słoiki miodu, skarpetki czy czekoladki. Oczywiście takie zachowanie to bardzo miły gest i z pewnością wywoła uśmiech u pracowników, jednak nie włączałabym takiej praktyki “kija i marchewki” jako czynnika motywującego zespół. Zdecydowanie bardziej sprawdzi się wprowadzenie zdalnych kartek KUDOS, efektywne spotkania zdalne, regularny Town Hall bądź spotkania typu All Hands oraz otwarta, godna do naśladowania postawa lidera zespołu. Era benefitów mających nieustannie “zabawiać” pracowników bez jakiegokolwiek wpływu na podwyższenie produktywności oraz realny cel biznesowy powinna odejść do lamusa. Jesteśmy przecież dorośli i tak powinniśmy się traktować w środowisku pracy.
2. Jak zapewnić poczucie zespołowości?
To jest pytanie bardzo trudne i nie ma jednoznacznej ścieżki, która stanowiłaby złoty przepis na sukces. Polecam odwołanie się do genezy terminu “zespół” vs “grupa ludzi” i rozłożenie sobie tych pojęć na części znajdujące odniesienie w naszych organizacjach. Co sprawia, że grupa ludzi czuje się zespołem? Co możemy zatem zbudować w zdalnym środowisku, aby takie poczucie zaistniało nawet, gdy nie przebywamy razem? Na te pytania powinien sobie w pierwszej kolejności odpowiedzieć każdy, kto chce budować zdalne zespoły. Pozwolę sobie odnieść się także do samej rekrutacji – czy zatrudniamy przyszłych członków zespołu w oparciu o nasze wewnątrzfirmowe wartości? Jeśli tak, to łatwiej nam będzie zadbać o poczucie zespołowości w przyszłości, szczególnie w sytuacjach kryzysowych.
Z bardziej pragmatycznego punktu widzenia mogę zaproponować organizację zdalnych kaw, śniadań czy też wspólnych gier online. Jednak pamiętajmy, że jeśli nasz zespół ma trudności z pracą w środowisku cyfrowym i nie do końca interesuje się postępem technologicznym, wtedy interaktywne gry internetowe czy np. gra w bingo niekoniecznie będą się cieszyć zainteresowaniem i uznaniem wśród członków zespołu. Osobiście preferuję wdrożenie inicjatyw tematycznych – chętni członkowie zespołu mogą dzielić się z innymi swoją wiedzą podczas zorganizowanych tematycznych spotkań online. Warto odnieść się do wspólnych zainteresowań i na tej podstawie wybierać poszczególne rozwiązania.
3. Czy praca w trybie zdalnym osłabi kulturę organizacyjną?
Ponownie – wróćmy do korzeni. Kultura organizacyjna jako samo pojęcie ma charakter bardzo szeroki i ewolucyjny, i osobiście często przytaczam słowa “Jedyną stałą w życiu jest zmiana”. Jeśli na siłę będziemy chcieli utrzymać środowisko, do którego jesteśmy przyzwyczajeni to świat nas przegoni :) Organizację tworzą przede wszystkim ludzie i powinniśmy się skupić na tym, aby stworzyć naszym zespołom jak najlepsze warunki do współpracy oraz atmosferę i środowisku pozwalającą na maksymalny udział czynnika ludzkiego w naszej cyfrowej rzeczywistości.
Odpowiadając zatem na zadane pytanie w stylu prawniczym – to zależy. Może się okazać, że nowe rozwiązania, które wdrożymy sprawdzą się fantastycznie, a długoterminowe zastosowanie modelu zdalnego bądź hybrydowego umocni naszą kulturę, kładąc nacisk na otwartość, możliwość wyboru miejsca pracy i nastawienie na cel wykonywanej pracy zamiast na często “puste” godziny biurowe. Z drugiej strony, najtrudniejsza i najbardziej kluczowa jest tutaj zmiana sposobu myślenia. Jeśli ściągniemy sobie aplikacje video i będzie organizować codzienne odprawy bez włączonych kamerek, nasz zespół i my sami poczujemy się zdemotywowani, a nasza kultura organizacyjna (jakakolwiek by ona nie była wcześniej) po prostu zniknie całkowicie.
4. Jak zwalczać stres związany z pracą zdalną?
Kolejne trudne i niejednoznaczne pytanie. Zastanówmy się co ów stres powoduje wśród naszych pracowników. Czy jest to środowisko domowe, które jest nieprzystosowane do pracy? A może obawa przed zwolnieniem lub nieumiejętne korzystanie z narzędzi? Czy z kolei mamy do czynienia z poczuciem izolacji albo jeszcze gorzej… członkowie zespołu są ofiarami przemocy domowej? Dopóki nie zbadamy przyczyny, to nie będziemy w stanie zaproponować rozwiązania. Oczywiście świetnym krokiem jest zaangażowanie psychologa jako benefitu pracowniczego, który kompleksowo podejdzie do problemu, poświęcając swój czas każdemu z osobna. Mimo wszystko jednak pomyślmy o rozwiązaniach systemowych takich jak: przystosowanie przestrzeni do pracy, szkolenie z zarządzania czasem, regularna dostępność menedżerów lub pracowników działu HR, którzy będą gotowi do odpowiedzi na zadawane pytania. Nie wspomnę już o właściwie zaprojektowanej komunikacji wewnętrznej czy wdrażaniu praktyk well-being’owych opartych o work-life balance i brak pracy 24/7 polegający na nieustannym odpowiadaniu na maile.
5. Od czego zacząć wdrożenie pracy zdalnej?
Od audytu. Nie będziemy w stanie zaproponować i wdrożyć skalowalnego rozwiązania systemowego, jeśli nie będziemy widzieli co dokładnie dzieje się w naszej organizacji i w poszczególnych zespołach. Konieczne będzie zbadanie aspektów takich jak komunikacja, kultura organizacyjna, procesy oraz procedury, narzędzia przez nas stosowane, a także aspekt prawny i bezpieczeństwo IT. Jeśli pominiemy któryś z tych elementów, to nie ma mowy o kompleksowym podejściu do tematu. Dopiero po uzyskaniu wyników takiego badania będziemy mieli dokładny obraz bieżącej sytuacji, który umożliwi nam opracowanie planu działania w oparciu o priorytety organizacji. Warto też przeprowadzić analizę oczekiwanych celów biznesowych i zadać sobie pytanie po co wdrażamy tryb hybrydowy, co chcemy dzięki temu uzyskać i czemu to służy. Każda organizacja będzie tutaj miała inne podejście. Wdrożenie pracy zdalnej powinno być zatem skorelowane z długoterminowymi celami organizacji.
Zdjęcie: https://pl.freepik.com/
Książki polecane do tego artykułu:
