O względności “musi” – asertywność w projektach

Pracując w projektach, na co dzień spotykam się ze sztywnymi terminami, nieprzekraczalnymi budżetami czy niezmiennymi wymaganiami. Do tego włączyć należy całą masę codziennych rutynowych zadań i spotkań. Wszystko to jest najczęściej opatrzone słowem “MUSI”.

• Klient wchodzi na giełdę – aplikacja MUSI być wdrożona do końca roku, takie są zobowiązania względem inwestorów
• Estymacje MUSZĄ być zrobione do końca dnia (jest 16:00, nie ma sprecyzowanych wymagań)
• Regulacje nakładane na banki przez regulatorów zewnętrznych MUSZĄ być wdrożone w terminie, w przeciwnym wypadku bank przestanie istnieć (!)
• Zmiany wynikające z RODO MUSZĄ być wdrożone do 25 maja 2018 pod groźbą audytów i kar
• Raport MUSI być wysłany dzisiaj
• Prezentacja MUSI być gotowa na rano
• …

Pracować mądrze, czyli sztuka asertywności

Jestem fanką intensywnej, ale mądrej pracy. W jej godzinach nie trwonię czasu na FB, zakupy online czy inne czasoumilacze. Zdarza mi się zapomnieć zjeść obiad (to akurat nie jest dobry przykład), potrafię wykonać sporo rzeczy w krótkim czasie, dobrze radzę sobie z zarządzaniem sobą w czasie i priorytetami, jestem w stanie szybko reagować i podejmować decyzje, nie poddaje się presji i mam spory dystans do sytuacji stresogennych. Rozumiem biznes i jego potrzeby, odnajduję się w skomplikowanych strukturach, kiedy do czynienia mam z wieloma interesariuszami. Powiedzmy, że korpo-polityka dobrze mi wychodzi. Nie urodziłam się z tym. Nauczyłam się tego wszystkiego lub wypracowałam pewne mechanizmy na przestrzeni 15 lat doświadczenia zawodowego. Nie nauczyłam się jednak rozumieć przekraczania granic wynikającego z braku partnerstwa. Nie rozumiem narzucania nierealnych terminów lub terminów nie biorących pod uwagę możliwości drugiej strony i tego, czy posiada ona wszystkie dane / zasoby do wykonania zadania. Nie rozumiem lekceważenia i krótkowzroczności w biznesie. Mówię temu stanowcze NIE i stawiam granice. Jest mi na tyle łatwo, na ile jestem asertywna, a jestem. Bardzo. Asertywność stała się zabezpieczeniem moich granic – granic moich możliwości.

Po co zatem ten post? Po to, żebyś Ty też korzystał z przywileju, jakim jest asertywność, żebyś zaczął mówić NIE, żebyś zadbał o siebie, żebyś mógł dostarczać rezultaty, za które weźmiesz odpowiedzialność, żebyś czuł się dobrze z tym co robisz w miejscu, w którym jesteś, jest bowiem granica między wymagającym a nieszanującym środowiskiem pracy.

Presja zaklęta w “musi”

Presja czasu w miejscu pracy jest sumą ilości pracy (obciążenia) i czasu przeznaczonego na dokończenie tej pracy w porównaniu ze zdolnością pracownika do poradzenia sobie z nią. Musimy pamiętać o tym, że zdolności różnych osób są różne. Kiedy ilość pracy przekracza możliwości jej wykonania, pojawia się stres związany z pracą. O skutkach stresu, w tym długotrwałego, pisać tu nie będę, niemniej jednak doskonale wiemy, że dobrodziejstwem dla naszego zdrowia i funkcjonowania również poza pracą stres nie jest.

Nakłaniam project managerów w swoich zespołach do odważnego odmawiania (zarówno mi, jak i klientowi), kiedy są przeciążeni, kiedy termin jest nierealny, aby wykonać zadanie w godzinach swojej pracy, kiedy brakuje informacji, aby zadanie wykonać odpowiedzialnie. Oczywiście rozmawiamy. Oczywiście asertywność jest sztuką dialogu, dyplomacji i argumentacji, a także umiejętnością oceny możliwości. Zdarzają się sytuacje (sporadycznie), że zostajemy dłużej – kiedy biznes prosi i uzasadnia, a nie żąda. Z praktyki w zachęcaniu do asertywności w tym względzie i bycia tzw. role model (wzorem do naśladowania) wiem, że nie jest to łatwe. Nie jest bowiem łatwo wpłynąć na czyjeś przekonania. To jest proces.

Musieć czy nie musieć – oto jest pytanie

Ilekroć słyszę, że coś musi być czy musi się stać, tyle razy przekonuję się jak bardzo owo “musi” jest względne i jednak przesuwalne. Mogłabym długo wymieniać. Byłam świadkiem wdrażania bankowych regulacji z rocznym opóźnieniem, a mimo to bank wciąż istnieje. Byłam kierownikiem projektu, w którym czas przeznaczony na implementację konsumowany był na analizę, w wyniku czego w deklarowanym terminie (koniec roku) udało się zrealizować raptem 20% planowanego zakresu. Każdego dnia widzę ile firm zmaga się wciąż z RODO pomimo, że upłynęło już sporo czasu od wejścia rozporządzenia w życie.

Z drugiej strony obserwuję ludzi uwięzionych we własnych przekonaniach na temat tego, co stać się musi bez refleksji: “A co jeśli się nie stanie?”. Asertywność odbierana jest jako przejaw bycia niewystarczająco zaangażowanym pracownikiem, jako wróg pracowitości. Często słyszę:

• “Muszę to dokończyć dzisiaj” od osoby, którą żegnam, wychodząc z pracy o 18:00;
• “Muszę wysłać ten raport w ciągu godziny” w sytuacji kiedy brakuje danych do raportu;
• “To zestawienie musi być na już” kiedy wysłanie go wymaga zebrania informacji od kilku osób, pracujących w dodatku w różnych strefach czasowych;
• “Klient musi to dostać dzisiaj “, a owo “to” jest rozbudową systemu zależną od infrastruktury klienta, która od dwóch dni nie działa;
• “Muszę dziś odpisać na tego maila” w nawale obowiązków, do osoby, która i tak go dzisiaj nie przeczyta, bo jest na urlopie;
• “Wycena ma być do końca dnia”, a nie jest jedynym, na co klient (nie jedyny zresztą) czeka dziś.

“Musieć” to inaczej nie mieć wyjścia, nie mieć wyboru. Taka jest konieczność i kropka. Brak wyboru oznacza brak alternatyw, tylko jedną drogę, którą możemy iść. Zadaję sobie więc pytanie: czym jest “musi”? Jaki ma kształt i co się stanie, jeśli to, co musi się stać, się nie stanie? Jakie są konsekwencje i czy są alternatywy? Często właśnie próba odpowiedzi na pytanie jest początkiem do znalezienia kompromisu – jak zapobiec konsekwencjom, proponując alternatywne, możliwe do zrealizowania w czasie rozwiązanie lub przesunięcie terminu.

Uwolnij się od “musi”

Wyróżniam dwa rodzaje “musi”:

1. Musi, które jest potworem w naszej głowie, niczym innym jak tylko przekonaniem – czymś, co w rzeczywistości nie istnieje, ale to my nadajemy temu kształt;
2. Musi, które jest czyimś oczekiwaniem, np. przełożonego / klienta itp. – to znów nie jest twór, ale raczej wiara, przekonanie o nienaruszalności granic.

A co, jeśli Ci powiem, że większość granic da się przesunąć? Że tylko nieliczne rzeczy są nieodwracalne? Że jeśli to, co “musisz” zrobić dziś, zrobisz jutro, absolutnie NIC się nie zmieni? Że każde “musi”w pracy jest przekraczalne? W końcu – że asertywność to dobra cecha. Nie przekonam Cię, dopóki Ty sam się nie przekonasz. Spróbuj :)

Wiedz, że tym samym nie nakłaniam Cię do przesuwania terminów i odwlekania wykonania zadań wtedy, kiedy ich wykonanie w narzuconym czasie i zgodnie z wymaganiami jest realne. Nie mówię, żebyś to, co możesz zrobić dzisiaj, zrobił jutro. Nie namawiam Cię do zwlekania, przekładania i zapewniania sobie tym samym więcej czasu na rozrywki w pracy. Namawiam Cię do mądrej i świadomej pracy i do zdrowej asertywności.