EmployPlan - zarządzanie kompetencjami nigdy nie było prostsze! - Metody i narzędzia

EmployPlan

Lider i niezidentyfikowany potencjał zespołu

Zarządzanie zespołem to niezwykle delikatny i skomplikowany proces. Przed liderem zawsze zostaje postawiony jasny cel: realizacja z góry zaplanowanej misji. W tym olbrzymim uproszczeniu kryje się jednak ogromny labirynt odpowiedzialności oraz obowiązków spoczywających na barkach jednej osoby. Zespół musi mieć przecież określony kierunek pracy.

Dopasowanie odpowiednich pracowników do konkretnych zadań to kolejna ważna kwestia. Bez odpowiedniej motywacji można jedynie marzyć o efektywnej pracy. Nie możemy też zapomnieć o tym, że menedżer musi zadbać o to, by nie dochodziło do wewnętrznych konfliktów, o które tak łatwo w chwili, gdy każdy pracownik ma własny wkład w tworzoną wspólnie rzecz. Ah, nie zapominajmy o tym, że obok motywacji musi też stać możliwość rozwoju i wykorzystania pełnego potencjału… rozwijać tę listę możemy bez końca, więc może warto to wszystko podsumować: lider zespołu to bardzo odpowiedzialna i niezmiernie trudna pozycja.

Bez “wspomagaczy” nikt z nas nie poradziłby sobie z tym natłokiem zadań. W celu wsparcia najważniejszego szczebla projektowego powstało zatem mnóstwo narzędzi. Planowanie zadań, śledzenie KPI, wirtualne kalendarze, śledzenie kosztów… Można by tak długo. Co z tego wynika? W miarę postępu technologicznego coraz bardziej ułatwiamy sobie pracę. Zarówno zmniejszamy ilość rzeczy, o które musimy dbać i je nadzorować, jak i automatyzujemy część zadań. Uproszczamy też informację niezbędną do pracy. Chyba każdy z nas korzysta z narzędzi, które za wykorzystaniem dashboard’u pozwalają nam mieć wszystko na oku. Zarządzać mądrze zatem umiemy.

Manualne zarządzanie kompetencjami

A czym zarządzamy? Cóż… Każdy manager potrzebuje danych, z których zrobi później użytek. Wróćmy do naszych kochanych pracowników: najważniejszą dla nas informacją o nich, zaraz obok kąta rozwarcia uśmiechu na ich twarzach, są ich umiejętności. Kluczowe dla sukcesu każdego projektu jest to, aby osoby pracujące nad finalnym produktem nie dość, że były wystarczająco kompetentne, to jeszcze utożsamiały się z projektem. Według Bruce’a Tuckmana fundamentem w zarządzaniu zespołem jest właśnie pierwszy etap współpracy. Pracownicy, nie będący w stanie ze sobą współpracować, zaczną tworzyć problemy już w trakcie drugiej fazy. Ci bez wystarczających umiejętności będą ograniczać produktywność zespołu na kolejnym etapie, a niezmotywowani będą ciążyć do końca trwania projektu. Musimy być więc bardzo ostrożni już na samym starcie. Dobrze, że jesteśmy na to przygotowani… Jesteśmy, prawda?

Nie do końca. Bez względu na to, czy audyt umiejętności powinien obchodzić project managerów czy nie, jako liderzy projektu nie możemy zaprzeczyć, że jego wyniki w dużej mierze zależą od tego, z kim pracujemy w zespole. Umieszczenie właściwych ludzi na właściwych miejscach w organizacji, ułatwienie decyzji o zatrudnieniu nowych pracowników czy też zrównoważenie strategii zatrudnienia w oparciu o obecną bazę talentów to zadania tak samo ważne dla HR jak i dla kierownika projektu. Często jednak jesteśmy zupełnie nieprzygotowani do tych wyzwań. Korzystamy z przestarzałych matryc kompetencji, a większość danych trzymamy w Excel’ach, czy też, o zgrozo, wydrukowanych tabelkach uzupełnianych ręcznie. Nic tak nie ułatwia przecież pracy, jak wiecznie nieaktualny dokument wymagający ciągłych korekt. Prowadzi to w efekcie do tego, że zaczynając koordynację pracy nad nowym projektem, zamiast przygotowywać się do naprawdę ważnych rzeczy, tracimy czas na zbieranie rekomendacji od innych menedżerów, odpytujemy pracowników i tworzymy zespół “ręcznie”.

Jako zespół EmployPlan postawiliśmy sobie za cel kompletne odwrócenie sytuacji. Długo pracowaliśmy nad znalezieniem idealnej metody zbierania kluczowych dla projektu informacji. Żadna metoda nie okazywała się jednak upraszczać tematu, co najwyżej go jeszcze bardziej skomplikować. W końcu jednak nas olśniło: czemu nie sprawić, by dane zbierały się same? A nawet lepiej, niech to pracownik ma realny wpływ na to, co wiemy o jego umiejętnościach. W dobie łatwego dostępu do materiałów nasi podopieczni rozwijają się z dnia na dzień: pracują, tworzą projekty na boku, uczą się na kursach, czytają literaturę zawodowa, i tak dalej i tak dalej. Czy zwracaliśmy do tej pory na to uwagę?

Twoja nowoczesna baza kompetencji

Zmieńmy lekko temat: osobiście często spędzam wieczory przy grach komputerowych. Razem z przyjaciółmi, którzy dzielą ze mną hobby nawzajem wymieniamy się co jakiś czas nowymi osiągnięciami. Porównujemy ze sobą statystyki wygranych gier, chwalimy się zdobytym zlotem czy punktami doświadczenia. Jesteśmy też dzięki temu w stanie stwierdzić, który z nas najlepiej sobie poradzi z danym segmentem rozgrywki, dzięki czemu w trakcie współpracy możemy się do siebie dostosować i podzielić obowiązkami w najkorzystniejszy dla zespołu sposób. Brzmi ciekawie?

Powyższy opis to bardzo ogólna, ale tez właściwa metafora dla aplikacji EmployPlan. Stworzyliśmy narzędzie, które robi dokładnie to: daje pracownikom możliwość zbierania punktów doświadczenia oraz poziomów doświadczenia w umiejętnościach związanych z ich pracą. Dzięki temu są w stanie przeanalizować swoją wiedzę, znaleźć słabe punkty, nad którymi powinni popracować, a także pochwalić się swoimi mocnymi stronami i pochwalić się nabytym doświadczeniem w nowych dziedzinach. Co to daje HR’om? Ciągle aktualną bazę umiejętności pracowników oraz możliwość analizy tejże. Kogo podszkolić? Kogo awansować? Komu wskazać drogę? Wszystko na wyciągnięcie ręki.

Project managerowie z kolei otrzymują potężne narzędzie do zarządzania alokacją. Nierzadko dochodzi do sytuacji, gdy potencjał szybko rozwijających się pracowników zostaje zmarnowany przez zadania, które są dla niego zbyt proste i zupełnie nierozwojowe. Czasem zdarza się też przypadkowo wrzucenie kogoś na zbyt głęboką wodę. Manager alokacji sprawia, że będziemy mogli nie dopuścić do tego typu pomyłek w przyszłości. Dodatkowo kalendarz alokacji w EmployPlan pozwoli nam zaplanować i zorganizować przyszłe projekty z dużym wyprzedzeniem.

XXI wiek cechuje się ciągłym rozwojem. Zarówno technologia, jak i nasi współpracownicy ewoluują w zastraszającym tempie. Lepiej nie zostać w tyle, z przepełnionym arkuszem Excela na jednym monitorze i kalendarzem systemowym na drugim.

Bibliografia:

Artykuł sponsorowany