Projekty kończą się dobrze lub źle. Oczywiście zarówno o sukcesie, jak i porażce decyduje wiele czynników. Pisałam o tym we wpisie: “Przyczyny porażek w projektach – wyciągaj wnioski albo giń! Retrospekcja w waterfall’u”.
Sukces, jak wiadomo, ma wielu ojców, porażka w projekcie jednego – project managera. Choćbyś nie wiem jak bardzo starał się szukać usprawiedliwienia w czynnikach zewnętrznych, nie zdejmiesz z siebie ciężaru odpowiedzialności, którym obarczają Cię inni. Dlaczego? Bo project manager ma czuwać, monitorować, reagować. Kiedy trzeba tupnąć nogą, upierać się, buntować. Ma być asertywny. Jeśli na przykład zabrakło wsparcia interesariuszy, to winien jest PM, bo ich nie zaangażował. Ostatecznie dlatego, że zgodził się na pracę w takich warunkach lub nie zauważył, że są to “warunki szkodliwe”.
Porażka w projekcie – wszystkiemu winien PM…
Kiedy dopada Cię porażka w projekcie jesteś:
- Zaskoczony – nic na to nie wskazywało, aż tu nagle… bum!
- Pogodzony z tą myślą – wiedziałeś, że tak będzie, w końcu wszystkie projekty, no dobra prawie wszystkie, źle się kończą.
Jeśli wariant pierwszy jest Ci bliski, to znaczy, że przespałeś. Przespałeś sygnały ostrzegawcze. Bagatelizowałeś je, zamiatałeś pod dywan, myślałeś “jakoś to będzie”. Nie rozumiałeś skali problemów, nie identyfikowałeś ryzyk, łudziłeś się, że poradzisz sobie sam. W końcu “jeszcze nigdy tak nie było, żeby jakoś nie było”.* Zabrakło Ci świadomości skutków takiego działania. Ktoś zgasił światło w potężnym tunelu czy tylko Ty nic nie widzisz, bo wciąż masz zamknięte oczy?
Jeśli zakładałeś, że porażka w projekcie jest nieunikniona i odgórnie akceptowałeś ten fakt, pozbawiłeś siebie i prawdopodobnie cały zespół motywacji do działania. To, co po drodze wydarzało się złego, owszem – zauważałeś, ale wydawało Ci się to takie symptomatyczne dla projektu. Nie widziałeś (i nie szukałeś) rozwiązania lub żyłeś w przekonaniu, że i tak nie da się z tym nic zrobić. Zabrakło Ci inicjatywy lub odwagi do powiedzenia “NIE”. Znalazłeś się w potrzasku pasywności, rutyny i beznadziei.
Być może Twoja złość już narasta, może nawet zamierzasz teraz nacisnąć krzyżyk w prawym górnym rogu, aby nie czytać dalej, jak ktoś wytyka palcami Twoje błędy, a przecież nie wie, jak było naprawdę. W końcu Ty się starałeś, ale Ty to nie cały świat, który brutalnie zawodzi. Musisz jednak wiedzieć, że zarządzanie projektem to suma doświadczeń i charyzmy, to tylko i wyłącznie Twoja umiejętność radzenia sobie z projektem.
Błądzący w ciemnościach
Bagatelizowanie sygnałów ostrzegawczych to projektowy grzech, tak samo ciężki, jak niewyciąganie wniosków z poprzednich porażek. Projekt nie przechodzi ze statusu Green do Red w ciągu jednej nocy. Po drodze jest jeszcze Amber**… To trochę tak, że słyszysz, ale nie słuchasz, patrzysz, ale nie widzisz. Znieczulasz się na to, co niewygodne, wierzysz, że wszystko jest OK. Zapominasz, że akcja wymaga reakcji, wiedzy i doświadczenia. Może będzie Ci łatwiej, jak otworzysz oczy?
Zamknięci w potrzasku
Bierność dyskwalifikuje project managera z dalszej gry – to nie bajka, to raczej walka albo stan gotowości do niej. Pasywność i reaktywność przeszkadzają w projekcie, a nawet więcej – pogrążają go. Projekt potrzebuje charyzmy, motywacji i lidera, wyjścia poza schematy, nie popadania w rutynę, utrzymywania się na powierzchni… Uwolnienia się z potrzasku! To znów wymaga sporego wysiłku i aktywności – nawet, jeśli umiesz pływać, a nie będziesz odpowiednio poruszać się w wodzie, utoniesz. Pamiętaj, że bierność zabija projekt i reputację project managera.
Po co to wszystko?
Wiele razy prosiłam zarówno deweloperów, jak i testerów, aby nie przyjmowali do realizacji niedospecyfikowanych zadań, aby nie testowali, kiedy nie wiedzą co i jak. Za brak asertywności płacił projekt, ale również oni sami – płacili frustracją i brakiem zadowolenia z wykonywanej pracy.
Sugerowałam, prosiłam, żądałam, aby w takiej sytuacji odmawiali wykonania zadania, aby zmusili otoczenie zewnętrzne, w tym wypadku project managera, aby zapewnił narzędzia i wiedzę do pracy.
“Zapewnił” nie znaczy “dostarczył”. “Zapewnił” to znaczy utorował drogę, udzielił wsparcia, wyznaczył kierunek, pomógł, dał wędkę, a nie rybę. Ciężko wypracować asertywność, ponieważ jest mylona z brakiem postawy pro; skoro odmawiam wykonania zadania, nie jestem pro, elastyczny, nie współpracuję. Nic bardziej mylnego (oczywiście w omawianym przeze mnie przypadku). Nie ma w tym nic szlachetnego, kiedy podejmujemy się wykonania zadania, wiedząc jednocześnie, że nie jesteśmy w stanie zrealizować go dobrze. Każdy z nas ma w końcu swoje “definition of ready” – kryteria, które warunkują przyjęcie zadania do realizacji, na podstawie których możemy powiedzieć: podejmuję się tego i jestem w stanie zrobić to dobrze. Project manager również.
Do czego zmierzam?
Jeśli Twoje warunki nie zostały spełnione, powiedz NIE:
- NIE nierealnym oczekiwaniom, budżetom i terminom
- NIE wobec braku zaangażowania interesariuszy
- NIE wobec braku potrzebnych zasobów
- NIE wobec braku niezbędnych kompetencji w zespole
- NIE wobec braku zdefiniowanych wymagań
- NIE “pełzaniu” zakresu
- NIE temu wszystkiemu, co nie pozwala Ci zakończyć projektu sukcesem
Uległość, strach, bierność, stagnacja to cechy “anty-projektowe” – nie może się udać, kiedy przesypiasz, kiedy skazujesz projekt na przychylność losu, kiedy nie działasz w trakcie i budzisz się po fakcie, ani wtedy, kiedy zgadzasz się na wszystko, nawet na niepowodzenie. Oczywiście odpowiedzialność za porażkę “przesuwasz” na czynniki zewnętrzne – na zespół i interesariuszy, na których, jak sądzisz, nie masz wpływu. Czy na pewno?
Jeśli jesteś project managerem i cały wszechświat (czyt. zespół, interesariusze i sponsorzy projektu) z Tobą nie współpracuje i nie dostrzegasz w tym problemu, to co Ty jeszcze robisz w tym projekcie?! Twoje dni są policzone. Projektu również. Obudź się!
Jeśli jest wręcz przeciwnie – widzisz problem, ale tkwisz w poczuciu absolutnej bezsilności i bezradności, wówczas brak zdecydowanej i zaporowej reakcji jest równoznaczny ze zgodą na zaistniałą sytuację, a to już jest równia pochyła i porażka w projekcie więcej niż pewna… Zacznij działać!
Wyrazem dojrzałości oraz odpowiedzialności projektowej jest asertywność rozumiana jako powstrzymanie negatywnych zjawisk i czynników (trzeba je najpierw dostrzec) oraz przedefiniowanie warunków dalszej gry. Tak, reagowanie, postawienie granicy i przetasowanie kart są działaniami, które mogą projekt postawić na nogi. Bunt nie jest przywilejem, jest obowiązkiem project managera.
* “Przygody dobrego wojaka Szwejka”, powieść Jaroslava Haška
** RAG: RED – AMBER – GREEN – metoda raportowania, za pomocą której określana jest bieżąca sytuacja w projekcie.
P.S. W najbliższym numerze „Strefy PMI” ukaże się mój artykuł na temat ratowania zagrożonych projektów, wyciągania ich z beznadziei, do której doprowadzają właśnie bierność lub brak doświadczenia. Recovery Project Management to już jest ostatnia szansa dla projektu – lepiej, żebyś nigdy nie musiał z niej korzystać.
