Projekt z kapelusza, czyli skutki zakrzywiania projektowej rzeczywistości

Niedawno we wpisie „Magiczne delegowanie zadań w projekcie” przedstawiłam typologię „magików” z krainy projektów ze względu na sposób komunikowania i delegowania zadań.

Dziś przedstawiam mistrzów trójkąta (jakkolwiek to zabrzmiało) – w odróżnieniu od pierwszej grupy, ci nie zaklinają rzeczywistości, ale ją zakrzywiają, działając na różnych bokach wspomnianej figury. Branżowo rzecz ujmując: pracują nad tym, żeby udowodnić, że 9 kobiet urodzi dziecko w 1 miesiąc (to takie trójkąta cięcie-gięcie). Równie dobrze mogliby próbować wyczarować projekt z kapelusza.

Na początek trochę teorii, aby zrozumieć, o czym jest ten wpis. Zacznijmy od definicji:

Magia, czary – ogół wierzeń i praktyk opartych na przekonaniu o istnieniu sił nadprzyrodzonych, które można opanować za pomocą odpowiednich zaklęć i określonych czynności.

/Internetowa Encyklopedia PWN/

Warto również przypomnieć sobie czym jest trójkąt ograniczeń w zarządzaniu projektami (tak, projekt ma swoje ograniczenia), ponieważ działania „zakrzywiaczy rzeczywistości” skoncentrowane są na ramionach owego trójkąta.

Trójkąt ten określa parametry projektu takie, jak: czas, koszt i zakres, i mówi, że nie można zmienić jednego z nich bez wpływu na pozostałe. Innymi słowy: jeśli zmieni się jeden z parametrów, project manager powinien zoptymalizować jeden lub dwa pozostałe, aby utrzymać trójkąt w równowadze.

Jakość, jako czwarty z elementów trójkąta, znajduje się na środku, co obrazuje, że wpływ na nią ma każdy z pozostałych parametrów.

I jeszcze jeden, najważniejszy termin, do którego będę się odwoływać, mianowicie:

Pole zakrzywienia rzeczywistości (ang. Reality Distortion Field, w skrócie RDF) – jest zjawiskiem, w którym zdolności intelektualne danej osoby, charyzma, brawura, umiejętność perswazji oraz wytrwałość, wpływają na to, że ludzie wierzą w możliwość zrealizowania zadań „nie do wykonania”, np. bardzo trudnych lub w nierealnym terminie.

Jest to pojęcie ukute przez Guy L. (Buda) Tribble’a, wiceprezesa technologii oprogramowania w Apple Inc. i odnosi się wprost do praktyk Steva Jobs’a i istoty jego sukcesu.

W tym miejscu polecam również sentymentalny wpis Andy’ego Hertzfelda, amerykańskiego naukowca i wynalazcy, który w 1980 roku był członkiem zespołu projektowego Apple Macintosh i wspomina swoją rozmowę z Budem Tribble, z której wyłania się geneza RDF.

Skoro jesteś już teoretycznie przygotowany, możesz spojrzeć magii w oczy.

 Iluzjoniści wielkiej sceny

Od nich wszystko się zaczyna. Mistrzowie pierwszego planu i pierwszego wrażenia. Ubrani w garnitur, mądrze wyglądający, posiadają cylinder i czarodziejską różdżkę – to opiekunowie handlowi klienta. Potrafią robić niezłe, projektowe sztuczki bez użycia zaklęć. Powodują zakłócenia w toku logicznego myślenia klientów, dzięki czemu udaje im się sprzedać to, co jest sprzeczne z prawami natury – cuda. Oddziałują na zakres (jedno z ramion trójkąta). Działają w myśl dewizy: „Obiecam Ci to, czego ci nikt nie da”, stając się najlepszymi sprzymierzeńcami klientów – doskonale znają i rozumieją ich potrzeby. Sprzedają złudzenie, czy jak kto woli – iluzję. Oczywiście, jak na dobrą sztuczkę przystało, na końcu efekt jest zaskakujący. Dla klienta.

Czarnoksiężnicy z krainy projektów

To osoby kojarzone z głęboką wiedzą i doświadczeniem, owiane legendą i historyczną sławą autorytety w swojej dziedzinie. Należą do ludzi wielkiej wiary… w cud i tą wiarą kierowani, panują nad światem projektów. To wykonawczy menedżerowie IT, którzy odpowiadają za wyceny, często też wpływają na ostateczny kształt harmonogramu projektu. Potrafią sprawić, że zadania trwające 2 tygodnie, w harmonogramie zajmują 2 dni, doba ma 48 godzin, a programiści wielokrotnie zwiększone moce. Zapominają jednak, że zaklęcie trzeba rzucić nie tylko na liczby, ale również na ludzi. Dzięki nim, choć wiesz, że się nie uda, masz dobrze wyglądające i akceptowalne przez klienta terminy (czas) i budżet (koszt). Ich wiodące zaklęcie używane od wieków to:

Zoptymalizuję!

Czyli: “Znajdę ekstremum. Zminimalizuję koszty, zmaksymalizuję wydajność i zyski.” Niestety optymalizują te parametry jedynie w komputerze, pozostawiając niezoptymalizowaną rzeczywistość. Nie mają przy tym siły oddziaływania i wpływu Steve’a Jobsa.

To jeden z najwyższych poziomów wtajemniczenia w sztukę czarów i magii, czyli inaczej mówiąc – zakrzywiania rzeczywistości. “Zoptymalizowane” dane (czyli zdestabilizowany trójkąt ograniczeń) stają się sumą nierealnych oczekiwań, którym PM musi sprostać. Gdyby tylko potrafił wyczarować projekt z kapelusza…

Gdzie się podział królik?

Iluzjoniści i czarnoksiężnicy chętnie ze sobą współpracują, każdy z nich działa w dobrej wierze, w najwyższym stopniu wykorzystując swoje kompetencje, ale żaden nie ma odpowiedzialności project managera ani spojrzenia na długofalowy cel. Project manager, nie będąc absolwentem Szkoły Magii i Czarodziejstwa w Hogwarcie ani Stevem Jobs’em, zostaje ze zdeformowanym trójkątem i pustym kapeluszem. Kiedy rola iluzjonisty i czarnoksiężnika się kończy, project manager zostaje sam. Co może zrobić?

a. Spróbować być jak Steve Jobs (życzę powodzenia)

b. Źle skończyć (projekt)

c. Zacząć się modlić (o ile jest wierzący)

d. Przekwalifikować się (jeśli ma na siebie pomysł)

e. Nie przyjąć projektu do realizacji (jeśli ma odwagę)

Zaznacz prawidłową odpowiedź.

Destabilizacja trójkąta już na etapie “przedprojektowym” jest wynikiem sprzecznych celów, rozbieżnych wyobrażeń, braku uspójnienia wizji działania. Jest pracą poszczególnych osób na wybranym obszarze, nie na całym trójkącie, stąd moja prośba (apel w imieniu PM’ów):

Jeśli zmieniasz jeden bok trójkąta kolego, nie zapomnij też zmienić odpowiednio drugiego i / lub trzeciego :-)

A Ty jakie znasz magiczne zaklęcia w pracy project managera? Podziel się ze mną swoimi obserwacjami i napisz na adres: kontakt@kjarocka.pl.

Karolina Jarocka