Powinna być jak dobrze napisane CV – zwięzła i przejrzysta. Powinna zawierać kluczowe informacje, a jej uzupełnieniem w trakcie trwania projektu może być dziennik projektu.
Choć wzory i szablony przedstawiają ją jako trudne do napisania wypracowanie, karta projektu wcale nie musi taka być, żeby spełnić swoje założenia. Na końcu tego wpisu znajdziesz link do pobrania przygotowanego przeze mnie szablonu, jednak najpierw dowiedz się jakie zadanie spełnia karta projektu, kto jej potrzebuje i jakie informacje powinny się w niej znaleźć.
Komu służy karta projektu?
To ściąga dla interesariuszy, do której zawsze można się odwołać i znaleźć potrzebne informacje. To dokument bazowy, który identyfikuje projekt i do którego można się odnieść podczas kontroli zmian zakresu, budżetu, terminów, kryteriów jakości. Powinien być uniwersalny – zawierać informacje przeznaczone dla wszystkich interesariuszy, a nie tylko wybranych osób.
Co powinna zawierać karta projektu?
Karta projektu to dokument, który powinien być uzupełniany jednorazowo – w momencie uruchomienia projektu, potem jedynie aktualizowany w razie zmian, ale nie rozszerzany w trakcie trwania projektu. Informacje, które zawiera powinny być znane w momencie zainicjowania projektu. Oto one:
- Autor: imię i nazwisko, data, wersja (najczęściej kierownik projektu)
- Główni interesariusze projektu (zarazem adresaci tego dokumentu)
- Kierownicy projektu: po stronie Wykonawcy i Zamawiającego
- Powód podjęcia projektu i cele biznesowe (jakie problemy przedsiębiorstwa ma zaspokoić aplikacja)
- Przedmiot projektu wraz ze wskazaniem kluczowych funkcji, które są w zakresie oraz wykluczeń (poza zakresem)
- Ograniczenia i tolerancje projektu – wynikające z umowy ograniczenia projektu (trójkąt ograniczeń) oraz dopuszczalne odchylenia powyżej lub poniżej planowanej wartości
- Kamienie milowe – punkty na osi czasu, które najczęściej wyznaczają koniec etapu lub realizacji określonego zbioru zadań
- Kryteria akceptacji – lista kryteriów, które musi spełnić produkt projektu zanim zostanie zaakceptowany przez klienta; kryteria te powinny być określone w sposób mierzalny
- Ryzyka – te, które są znane w momencie startu projektu; zachęcam w tym miejscu do przeglądu rejestru ryzyk i / lub odwołania się do dziennika doświadczeń z poprzednich projektów (jeśli były prowadzone)
- Plan komunikacji – często, jeśli nie ma go w karcie projektu, nie ma go nigdzie
- Pozostałe (np. uwagi z etapu sprzedaży, analizy, założenia, zależności, ograniczenia)
Przygotowując kartę projektu, pamiętaj o poniższych zasadach:
- Nie dubluj informacji – nie pisz tego, co już zostało opisane, ale odsyłaj do dokumentów zewnętrznych. Wyciągnij tylko kluczowe informacje, które swoje rozwinięcia i aktualizacje mają w innych dokumentach. Nie opisuj w karcie projektu zakresu – to nie jest mini-specyfikacja. Nie rozwódź się nad ryzykami, wypunktuj tylko te, z którymi wchodzisz w projekt, te i następne docelowo powinny znajdować się w rejestrze ryzyk.
- Zachowaj przejrzystość – nie pisz prozą. Pisz w sposób ułatwiający czytanie. Sprzyjają temu tabele, wypunktowania, a także pogrubienia lub podkreślenia, kiedy chcesz coś wyróżnić.
- Nie pisz wszystkiego, co wiesz – pisz wszystko to, co może przydać się zainteresowanym. Nie kopiuj zapisów z umowy, nie wklejaj szczegółowego harmonogramu, nie poświęcaj pięciu stron na spis treści. Nie liczy się objętość, liczą się konkretne informacje.
Niech przyświeca Ci ta myśl, że karta projektu powinna być:
- zwięzła i przejrzysta,
- podkreślająca cele biznesowe projektu.
Pobierz:
