G Suite i Slack – integracje i usprawnienia

G Suite

Czy zastanawiałeś się jak narzędzia wykorzystywane w pracy mogą wpłynąć zarówno na jej wydajność, jak i przepływ informacji w firmie? Dzisiaj pokażę Ci kilka banalnych funkcji, które znacznie ułatwiają życie mi i moim zespołom w codziennej pracy.

Przypuszczam, że wielu z Was korzysta z pakietu Microsoft Office lub G Suite. Są to obecnie najbardziej popularne pakiety biurowe, więc zapewne w swojej karierze miałeś okazję zetknąć się co najmniej z jednym z nich, jeśli nie z obydwoma. Co więcej, jeśli jesteś użytkownikiem prywatnego adresu mailowego Gmail, możesz korzystać z większości narzędzi tego pakietu do celów prywatnych, choć nie jest to “ubrane” w pakiet. Osobiście jestem zwolennikiem rozwiązań Google, dlatego zaprezentuję Ci kilka usprawnień, które, korzystając z tych narzędzi, wdrożyłem w swoich zespołach. Nie omieszkam też wspomnieć jak zintegrować Slack z poszczególnymi narzędziami Google.

Parę słów o G Suite

Zanim przejdę do konkretnych ułatwień, dosłownie w dwóch zdaniach opowiem o G Suite, dla tych, którzy nie mieli jeszcze okazji się z nim zetknąć. Jest to zbiór narzędzi oferowany przez firmę Google, który wspiera: 

  • komunikację pomiędzy ludźmi niezależnie od ich lokalizacji (Hangouts Chat, Hangouts Meet),
  • tworzenie dokumentacji (Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Apps Script, Keep),
  • zarządzanie plikami projektowymi w łatwy sposób (Drive, Cloud Search),
  • zarządzanie użytkownikami, urządzeniami i danymi w bezpiecznny sposób, które w dzisiejszych czasach są jeszcze bardziej istotne niż do tej pory (Admin, Vault, Endpoint, Work Insights).

Właściwie podobnie funkcje znajdziesz w rozwiązaniach Microsoft’u (Office 365), jednak moim zdaniem Google wyprzedził konkurencję. 

Stwórz kalendarz dla zespołu

Pewnie nie raz odbijasz się od pustego biurka w poszukiwaniu kogoś z zespołu. Mam dla Ciebie rozwiązanie, dzięki któremu będziesz wiedzieć, kiedy ktoś z Twoich kolegów jest zajęty lub nieobecny.

Stwórz wspólny kalendarz, dodaj do niego osoby z którymi pracujesz, a ich poproś o jego zaczytanie. W moich zespołach przyjęliśmy zwyczaj, że każdy dodaje do kalendarza zespołowego swoje spotkania. Oznaczamy również w kalendarzu pracę zdalna lub urlop. Dzięki temu nie ma konieczności poszukiwania kolegów i dopytywania się gdzie są. Kalendarz taki możesz w łatwy sposób ukryć, żeby nie zaciemniał Twojego planu dnia.

Zintegruj Slack z kalendarzem

Jeśli korzystasz z pakietu G Suite i jednocześnie ze Slack’a, którego jestem wielkim fanem i na co dzień używam w swojej pracy, możesz osiągnąć dodatkowy benefit :) Zintegruj Slack z kalendarzem! Integracja ta jest bajecznie prosta – zrobisz to przy pomocy jednego przycisku w sekcji “Apps” znajdującej się w lewym dolnym rogu okna Slack’owego. 

Zdj. 1. Dodanie aplikacji do Slacka

Zdj.1. Dodanie aplikacji do Slacka.

Oto korzyści, jakie otrzymasz:

  • powiadomienie pop-up o zbliżającym się spotkaniu w prawym górnym rogu ekranu Slack’a;

Zdj. 2. Powiadomienie o nadchodzącym wydarzeniu

Zdj. 2. Powiadomienie o nadchodzącym wydarzeniu.

  • automatyczna zmiana statusu na Slack’u na “na spotkaniu” (w postaci emotikonki) w przypadku rozpoczęcia się zaakceptowanego wcześniej spotkania – jest to informacja dla innych, że jesteś obecnie zajęty;
  • po zintegrowaniu Slack’a z wcześmniej wspomnianym kalendarzem zespołowym na dowolnym kanale Slack-owym (w moim przypadku to kanał zespołowy) publikowane będą nowopowstałe wydarzenia dodane do tego kalendarza, również te, dotyczące nieobecności czy pracy zdalnej – w ten sposób w jednym kanale znajdują się wszystkie informacje.

Stwórz wspólny dysk

Wspólny ład i porządek, to wspólny dysk. Stwórz go dla swojego zespołu. Pliki na dysku możesz uporządkować w folderach i podfolderach w ramach dowolnie stworzonej struktury drzewiastej. Założenie wspólnego dysku w pakiecie G Suite jest łatwe, natomiast utrzymanie w nim porządku, zależy od konsekwencji jego użytkowników, w tym od Ciebie ;)

Zdj. 3. Dysk współdzielony w Google Drive

Zdj. 3. Dysk współdzielony w Google Drive.

W natłoku prac generujemy w zespołach bardzo dużo dokumentów np. diagramy architektury, ustalenia dotyczące komunikacji pomiędzy aplikacjami czy chociażby notatki z retrospektywy. Wszystkie te dokumenty muszą mieć swoje miejsce, podobnie jak każdy przedmiot w domu – oczywiście, jeśli lubisz porządek ;) 

Zintegruj Slack z Google Drive

Wtyczkę do Slack’a, umożliwiającą integrację z Google Drive, dodaje się analogicznie, jak w przypadku integracji z kalendarzem, a to kilka korzyści, jakie otrzymasz:

  • możliwość akceptowania żądania dostęp do pliku,
  • przeglądanie komentarzy przypisanych do Ciebie w dokumentach, arkuszach i slajdach, 
  • powiadomienia o udostępnieniu Ci nowego dokumentu.

Wszystkie te udogodnienia są pozornie bardzo drobne, natomiast ułatwienia, jakie z nich wynikają przekładają się na oszczędność czasu i mniej frustracji ;) 

Zdj. 4. Powiadomienie o pojawieniu się komentarzy przypisanych do użytkownika

Zdj. 4. Powiadomienie o pojawieniu się komentarzy przypisanych do użytkownika.

Małe usprawnienia, duże korzyści

W natłoku spotkań i tematów toczących się w ciągu dnia liczy się skuteczność i szybkość działania. Nawet najmniejsze usprawnienia w dłuższej perspektywie pomogą Ci zaoszczędzić trochę czasu, który możesz poświęcić na pracę koncepcyjną, rozmowę z zespołem czy chociażby zjedzenie obiadu :) Jeżeli na co dzień używasz pakietu G Suite, spróbuj zastosować powyższe rozwiązania, a docenisz je szybciej niż myślisz. Ja sam wciąż poszukuję kolejnych ułatwień, więc jeśli Ty odkryłeś coś, co poprawia Twoją efektywność pracy, podziel się tym w komentarzu.

Więcej wpisów autora: Maciej Bieniasz

Pułapki procesu estymacji #3

Pora na kolejny, trzeci już artykuł w ramach serii dotyczącej procesu estymacji...
Czytaj dalej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *