Project Manager – opis stanowiska i zakres obowiązków, czyli co robi PM kiedy nie śpi

Project Manager

W ramach jednego z procesów rekrutacji, w których wzięłam udział, otrzymałam wyczerpujący opis stanowiska: Project Manager. Idealny kandydat powinien posiadać kompetencje z obszaru zarządzania projektami, utrzymywania relacji z interesariuszami, jak również kompetencje do pracy z zespołem.

Opis, choć nader rozbudowany i bardzo „kwiecisty” rzeczywiście zawierał niemal wszystkie czasowniki, którymi można opisać zakres obowiązków, jakie pełni project manager.

Przymiotników opisujących idealnego kandydata było znacznie mniej. Opis dość obrazowo przedstawiał za co kandydat na tym stanowisku będzie odpowiadał i co będzie robił, a osoby aspirujące do tej roli same mogły odpowiedzieć sobie na pytanie czy posiadają cechy i kompetencje, by się w tym odnaleźć, a co więcej – sprostać (takie trochę podejście top-down).

Opis stanowiska był na 3 strony, a w nim ponad 40 czasowników. Zanim przejdziesz do kolejnej części tego artykułu, spróbuj wymienić choć połowę z nich :)

Raportuje, eskaluje, deleguje…

Zakres odpowiedzialności i obowiązki, jakie pełni project manager, można podzielić na kilka obszarów jego aktywności i zaangażowania w projekcie. Przedstawiony poniżej podział nie jest wcale jedynym słusznym, ale wynika ze wspomnianej oferty pracy. Ciekawym ćwiczeniem jest wypisanie kompetencji, które powinny towarzyszyć wyszczególnionym poniżej działaniom. W ten sposób możesz stworzyć mapę kompetencji, jakie powinien posiadać project manager. Ja już swoją mam :) Ale do rzeczy!

Obowiązki project managera na rzecz zespołu:

  • Buduje zespół
  • Przypisuje zadania, deleguje odpowiedzialność
  • Ustala priorytety zadań
  • Wspiera zespół i wyznacza kierunek działania
  • Identyfikuje i rozwiązuje konflikty
  • Ocenia wydajność zespołu

Obowiązki project managera na rzecz projektu:

  • Uruchamia i zamyka projekt
  • Zarządza procesem dostarczenia projektu i całym cyklem jego życia
  • Wyjaśnia zakres i priorytety projektu, jak również cele biznesowe
  • Ułatwia rozumienie zakresu projektu, celów i kluczowych rezultatów
  • Definiuje zadania do wykonania w ramach projektu
  • Mierzy postęp projektu
  • Monitoruje kluczowe parametry projektu
  • Zapewnia jakość
  • Identyfikuje, ocenia i zarządza ryzykiem projektu
  • Zarządza zmianami, analizuje ich wpływ na projekt

Obowiązki project managera względem interesariuszy:

  • Utrzymuje relacje z interesariuszami
  • Komunikuje się z interesariuszami oraz sponsorem projektu
  • Raportuje i prezentuje postęp projektu, przygotowuje i dostarcza sprawozdania
  • Eskaluje problemy oraz proponuje rozwiązania
  • Tworzy rekomendacje
  • Angażuje interesariuszy, wpływa na ich decyzje
  • Buduje świadomość oraz wsparcie organizacji we wprowadzaniu zmian

Obowiązki project managera w obszarze planowania:

  • Tworzy plan projektu oraz harmonogram
  • Planuje zasoby potrzebne do realizacji

Obowiązki project managera związane z ogólnym zarządzaniem:

  • Wdraża narzędzia, standardy, strategię oraz plan komunikacji
  • Utrzymuje i aktualizuje dokumentację projektu
  • Monitoruje budżet i wydatki
  • Projektuje i usprawnia procesy

Wprawianie koła w ruch i we właściwym kierunku

Bardzo często w pracy z zespołami spotkałam się z niewiedzą lub mylnym wyobrażeniem na temat tego, czym zajmuje się project manager i jak wygląda jego praca.

  • „Taka trochę sekretarka projektu, właściwie niepotrzebna…”
  • „Reprezentant managementu”
  • „Nie wiadomo co robi, przecież można wszystko zaplanować z góry, a potem project manager jest niepotrzebny”
  • „Przecież zespół sam wie, co ma robić”
  • „Myśli tylko o słupkach, budżecie i harmonogramie”
  • „Orkiestra też zagra bez dyrygenta”

No właśnie, czy na pewno? Z pozoru wydawać by się mogło, że w orkiestrze nuty każdy zna, a dyrygent tylko macha jakąś pałeczką, właściwie nie wiadomo po co. W jednym z wywiadów dyrygent, Marcin Sompoliński, powiedział: „Ideałem pracy dyrygenta jest to, aby przekonał zespół do słuszności swoich wyborów”. Tak również definiuję powinność project managera względem zespołu. Brak takiej osoby sprawia, że kierunek działań się rozmywa, a nawet jeśli jest znany, to nie wiadomo czy jest słuszny i celowy, nikt też nie weźmie za projekt odpowiedzialności. Jeśli nikt Cię nie przekona do określonego działania, ani nie udowodni słuszności swoich decyzji, prawdopodobnie nie podejmiesz działania w ogóle. Orkiestra sama z siebie nie zagra. Dyrygent musi być.

Praca oparta na liczbach i intuicji

Zauważ, że wśród wymienionych czasowników większość to umiejętności miękkie, subiektywne w swoim znaczeniu, niemierzalne. To sposób radzenia sobie z projektem, poprzez radzenie sobie z ludźmi i tym wszystkim, co projekt ze sobą niesie. To konfrontowanie celów i potrzeb z możliwościami, wykorzystywanie szans i redukowanie zagrożeń, zbieranie i dostarczanie informacji, trochę analityki i trochę intuicji.

Projektem można zarządzać, opierając się na liczbach i logice, ale też na przeczuciach i doświadczeniu tak, jak to robi wytrawny pokerzysta. Praca, którą wykonuje project manager, odbywa się więc w głowie, a cała reszta to narzędzia, które tę pracę wspierają lub czynią czytelną dla innych. To przede wszystkim reagowanie na zmieniające się dynamicznie projektowe środowisko, komunikowanie działań, a także decydowanie o ich kierunku, a na końcu – wzięcie odpowiedzialności za to wszystko.

Mam nadzieję, że w tym miejscu nie masz już wątpliwości co do tego, że project manager jest niezbędny dla powodzenia projektu, a nawet więcej – bez niego nie byłoby projektu.

A swoją drogą, zastanawiałeś się kiedyś jakie czasowniki opisują to, czym Ty się zajmujesz na co dzień? Spróbuj – to bardzo budujące!

Więcej wpisów autora: Karolina Jarocka

Konkurs! Do wygrania “Scrum, czyli jak robić dwa razy więcej, dwa razy szybciej”

Wejdź na stronę https://www.facebook.com/kjarocka/ i weź udział w konkursie! Do wygrania bestseller...
Czytaj dalej

11 komentarze

  • Cześć Karolina. Czy mogłabyś przybliżyć jaka jest definicja projektu z punktu widzenia zarządzania projektami? Czym jest projekt, a czym nie jest i jak on właściwie wygląda? Czy możesz podać jakiś przykład? Ja sam pracuję w dziale marketingu – dokładniej w tzw. dziale kreatywnym i można powiedzieć, że zarządzam małym zespołem.

    • Cześć Paweł, moja ulubiona definicja projektu pochodzi z Wikipedii:

      “Projekt to zorganizowane ciągi działań ludzkich, zmierzające do osiągnięcia założonego wyniku, zawarte w skończonym przedziale czasu z wyróżnionym początkiem i końcem, realizowane zespołowo, z wykorzystaniem skończonej ilości zasobów, czyli w zarządzaniu projekty to przedsięwzięcia: jednorazowe, niepowtarzalne, złożone.”

      Znacznie krótszą definicję proponuje PMBOK:

      “Projekt to tymczasowe przedsięwzięcie podejmowane w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu.”

      Ponieważ sama obracam się w świecie IT, to posłużę się przykładem projektu z mojego podwórka. A więc dla mnie projektem jest np. dostarczenie oprogramowania, które zautomatyzuje określone procesy biznesowe danego przedsiębiorstwa. Z uwagi na czas trwania oraz złożoność projektów IT, realizowane są one przy użyciu określonych metodyk i to właśnie te metodyki lub procesy wytwórcze decydują o tym, jak wygląda projekt :)

  • Szkoda że nie dopisała Pani czego PM absolutnie nie powinien robić w ramach prowadzenia projektu. Artykuł byłby wowczas idealnym przewodnikiem dla tzw. biznesu który często traktuje PMa jak asystentkę do wszystkiego.

  • Swietny artykul! W wielu firmach spotykam sie z podzialem rol projektowych np. na Pmo oraz PM, gdzie PMO wykonuje bardziej administracyjne dzialania. Czasem zakres tych rol sie pokrywa. Mozesz doradzic jak odroznic te role?

    • Cześć Natalia, trafne pytanie – często spotykam się z problemem w odróżnieniu tych dwóch ról, a są one różne. Zapewne wiesz czym zajmuje się project manager, więc doprecyzuję czym zajmuje się PMO (Project Management Officer). Mianowicie PMO jest częścią komórki organizacyjnej PMO (Project Management Office), której zadaniem jest szeroko rozumiane wsparcie zarządzania projektami, a więc monitorowanie i kontrola projektów, raportowanie statusu projektów dla project / program oraz portfolio managerów, wdrożenie metodyk i standardów zarządzania projektami w organizacji, a także przeprowadzanie szkoleń z tego zakresu, wdrożenia i zarządzanie systemami do zarządzania projektami. Jak widzisz jest to ogromne zaplecze dla projektów i może być kojarzone z pracą administracyjną, choć w rzeczywistości jest to praca bardzo strategiczna i bardzo duże wyzwanie związane z wdrożeniem PMO do organizacji. Mam nadzieję, że odpowiedziałam na Twoje pytanie. Polecam też książkę w tym temacie: http://kjarocka.pl/recenzje/pmo-w-biznesie/ :)

  • A czy nie powinno być tak, że najpierw jest projekt, jakaś wizja, planowanie a później dopiero dobieranie do niego zespołu? Chodzi mi o kolejność zakresu obowiązków i odpowiedzialności pm. Czy to zależy?

    • Jak najbardziej, masz rację :) Przedstawione przeze mnie obowiązki ułożone są w przypadkowej kolejności i jako takie nie mówią o kolejności wykonywania zadań w projekcie. Zdecydowanie – najpierw wizja i plan, a potem zespół! :)

  • A mogłabyś opisać jak wygląda Twój dzień w pracy w korpo? Czy często musisz rozmawiać w języku angielskim?

    • Myślę, że korporacja korporacji nierówna, podobnie jak dzień do dnia niepodobny :) W tym samym czasie co ja, zmieniła pracę moja koleżanka – obie zdecydowałyśmy się na korporację. Ona nie wie, jak się nazywa, ja mam czas na myślenie ;) Właściwie ja bardzo lubię miejsce, w którym się znajduję :)

      Korporacja to dużo procedur (nie, nie jest to utarty frazes – to fakt), cykliczne spotkania, bardzo dużo telekonferencji działowych lub projektowych z ludźmi, których często nie ma okazji się poznać, bo pracują w różnych lokalizacjach, więc trzeba się do takiego kontaktu przyzwyczaić.

      To również bardzo duża hierarchiczność pionowa, a co za tym idzie długa ścieżka raportowania, a tym samym decyzyjności, więc długi czas oczekiwania na decyzje, sporo raportów i szablonów dokumentów do uzupełniania w każdej możliwej formie (od Excel’a począwszy, przez Power Point’a, aż po dedykowane systemy) – też trzeba się przyzwyczaić ;)

      Ale korporacja to także nowe doświadczenia związane z pracą w międzynarodowym i wielokulturowym środowisku, a więc i nowe wyzwania, o które trudno w mniejszych firmach. To również atrakcyjne szkolenia i benefity dla pracowników, wyjazdy oraz imprezy integracyjne, a także różne inne wydarzenia okolicznościowe. To na pewno większy rozmach, większa skala projektów i większa skala biznesu, większe wszystko, nawet ekspres do kawy jest wielki ;)

      Jeśli chodzi o angielski, to również zależy. Obecnie w moim zespole są sami Polacy, więc rozmawiamy po polsku, ale niedługo się to zmieni. Kiedy dołączy do nas nowa, obcojęzyczna osoba, wtedy „przestawimy się” na angielski. Obecnie po angielsku rozmawiam przede wszystkim z klientami (mam klientów w Londynie, więc są to natywni Anglicy).

      Niezależnie jednak od komunikacji w zespole, cała komunikacja w organizacji odbywa się w języku angielskim – wszystkie maile, prezentacje, telekonferencje, szkolenia… Myślę, że poziom języka B2 – C1 wystarczy, żeby swobodnie się czuć w takim środowisku, nawet w sferze kontaktów z biznesem :)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *