Raportowanie w projekcie to nie lada wyzwanie, zwłaszcza dla tych, którzy nie przepadają za wypełnianiem kolejnych arkuszy, aktualizowaniem informacji i przetwarzaniem danych.
Raporty są niezbędne, bo… stanowią część procesu nadzoru i kontroli w projekcie, a także są częścią procesu komunikacji. Są nośnikiem wielu informacji, które powinny być zaserwowane w możliwie jak najbardziej usystematyzowanej, rzetelnej i przystępnej formie.
Raportowanie w projekcie odbywa się z wykorzystaniem wielu różnych kanałów komunikacji, przekazuje różnego rodzaju informacje, począwszy od danych liczbowych, przez suche fakty głównym zainteresowanym. Raportowanie w projekcie jest więc:
- Wielokanałowe – wykorzystuje różne kanały przekazywania informacji: maile, telekonferencje, witryny projektowe, spotkania statusowe itp.;
- Wielowymiarowe – uwzględnia wiele aspektów projektu, ukazuje różne mierniki projektu: wykorzystanie budżetu, postęp, odchylenia w czasie, odchylenia budżetu, omawia ryzyka i reakcje na nie, zgłoszenia zmian, zagadnienia projektowe, czyli wszystko to, co określa i wpływa na obecny stan projektu;
- Zcentralizowane – to Project Manager zbiera i przetwarza wszelkie informacje, które zostaną potem przekazane w raporcie. Trafiają one do Sponsora Projektu, Komitetu Sterującego, Kierownika Programu – jest to lejek z filtrem, przez który te informacje przechodzą.
Raportowanie w projekcie, czyli sztuka
Dziennik Projektu to narzędzie, które stworzyłam w odpowiedzi na problemy jakie niesie ze raportowanie w projekcie: brak systematyczności, brak spójnych i aktualnych danych czy brak ich dystrybuowania. Aby uczynić swoje życie lżejszym, raportowanie przyjemniejszym, a odbiór po stronie interesariuszy bardziej angażującym i zrozumiałym, stworzyłam plik w Excel’u, który na przestrzeni czasu ewoluował. Modyfikowałam go, uzupełniałam, wyrzucałam to, co okazywało się w praktyce niepotrzebne i dodawałam to, czego mi brakowało, i w końcu osiągnęłam ostateczną (na ten moment) postać dokumentu – wersję 1.0.
Czemu służy Dziennik Projektu?
To plik zawierający wszystkie niezbędne informacje o projekcie, które są na bieżąco aktualizowane. Jest formą raportu w uproszczonej postaci, zawierającej jednak kluczowe informacje, zarówno te liczbowe, jak i opis sytuacji w projekcie z uwzględnieniem ryzyk czy zmian. Dostosowany jest do potrzeb projektów realizowanych waterfall’owo, dystrybuowany do Komitetu Sterującego, Sponsora Projektu i Kierownika Programu (jeśli jest).
Komu się przydaje?
Na pewno Project Managerowi, bo to on odpowiada za raporty i ich jakość w projekcie. Myślę, że również docenią go klienci, sponsorzy projektu czy Komitet Sterujący. Podobnie jak Tobie niewiele czasu zajmie wypełnienie pliku, tak również jego odbiorcom niewiele czasu zajmie odnalezienie najważniejszych informacji – wystarczy przeskanowanie wzrokiem kilku arkuszy, aby mieć obraz projektowej sytuacji.
Jak często jest aktualizowany?
Nazwa “Dziennik Projektu” wskazuje na codzienną aktualizację pliku i to może być mylące. Nazwa jest umowna, podobnie jak częstotliwość uzupełniania pliku. Ja aktualizowałam go w cyklu tygodniowym, w każdy poniedziałek. Zamieszczałam na witrynie projektowej, z której automatycznie wysyłane były powiadomienia do grupy odbiorców.
3 powody, dla których warto
1 PLIK
Przebieg projektu i wszystkie istotne fakty od teraz w jednym miejscu! 1 plik i pełen przekrój informacji. Zamiast mnożyć kolejne dokumenty, aktualizuj Dziennik Projektu w określonym przez siebie cyklu!
7 MINUT
W świecie projektów powiedzenie, że czas to pieniądz nabiera dosłownego znaczenia. Nie trać go za dużo na czynności, które mogą zająć chwilę. Aktualizacja Dziennika Projektu nie zajmie Ci więcej niż 7 minut. Przekonaj się, jakie to proste!
12 ARKUSZY
12 arkuszy to tyle, ile potrzebuje Twój projekt, aby cała wiedza o nim była dobrze udokumentowana. Dzięki Dziennikowi Projektu nie potrzebujesz dodatkowych plików, aby o swoim projekcie powiedzieć wszystko!
Mam nadzieję, że Dziennik Projektu okaże się dla Ciebie równie pomocny, jak dla mnie. To również dobry sposób, aby “zapunktować” w firmie i zyskać w oczach klienta. Jeśli dostrzegasz w nim jakieś obszary do poprawy lub uznasz, że jest coś, czego mu brakuje, podziel się tym ze mną. Razem możemy stworzyć narzędzie prawie doskonałe! :)
UPDATE:
Hej!
Mam pytanie, z jakiego powodu w arkuszu “wykonanie budżetu” w kolumnie F “Budżet projektu” wartość wskazuje 70% kwoty z faktury? Będę wdzięczna za odpowiedź.
Narzędzie jest rewelacyjne :)
Cześć Asiu,
cieszę się, że dziennik się przydaje nie tylko mi :) 70% to przykładowa linia odcięcia. Przyjmijmy, że klient zapłaci za projekt 100 tyś. zł. Część z tej kwoty stanowić będzie budżet projektu, który powinien pokryć koszty jego dostarczenia. Pozostała kwota, to kwota przeznaczona na działania operacyjne, np. na utrzymanie biura, księgowość, marketing lub chociażby kawę w kuchni dla pracowników :) Chcę przez to powiedzieć, że nie cała kwota, którą płaci klient, stanowić będzie budżet projektu. Ile z tego wejdzie do budżetu projektu zależy od polityki firmy i Dyrektora Biura Projektów. Te 70% jest zatem bardzo umowne. To po prostu kwota, jaką dysponuje PM, aby dowieźć projekt :)
Znakomite narzędzie :)
Dziękuję !
Świetny! :-)
Dziękuję :)