Dziennik Projektu – zrewolucjonizuj raportowanie w projekcie!

Raportowanie w projekcie

Raportowanie w projekcie to nie lada wyzwanie, zwłaszcza dla tych, którzy nie przepadają za wypełnianiem kolejnych arkuszy, aktualizowaniem informacji i przetwarzaniem danych.

Raporty są niezbędne, bo… stanowią część procesu nadzoru i kontroli w projekcie, a także są częścią procesu komunikacji. Są nośnikiem wielu informacji, które powinny być zaserwowane w możliwie jak najbardziej usystematyzowanej, rzetelnej i przystępnej formie.

Raportowanie w projekcie odbywa się z wykorzystaniem wielu różnych kanałów komunikacji, przekazuje różnego rodzaju informacje, począwszy od danych liczbowych, przez suche fakty głównym zainteresowanym. Raportowanie w projekcie jest więc:

  • Wielokanałowe – wykorzystuje różne kanały przekazywania informacji: maile, telekonferencje, witryny projektowe, spotkania statusowe itp.;
  • Wielowymiarowe – uwzględnia wiele aspektów projektu, ukazuje różne mierniki projektu: wykorzystanie budżetu, postęp, odchylenia w czasie, odchylenia budżetu, omawia ryzyka i reakcje na nie, zgłoszenia zmian, zagadnienia projektowe, czyli wszystko to, co określa i wpływa na obecny stan projektu;
  • Zcentralizowane – to Project Manager zbiera i przetwarza wszelkie informacje, które zostaną potem przekazane w raporcie. Trafiają one do Sponsora Projektu, Komitetu Sterującego, Kierownika Programu – jest to lejek z filtrem, przez który te informacje przechodzą.

Raportowanie w projekcie, czyli sztuka

Dziennik Projektu to narzędzie, które stworzyłam w odpowiedzi na problemy jakie niesie ze raportowanie w projekcie: brak systematyczności, brak spójnych i aktualnych danych czy brak ich dystrybuowania. Aby uczynić swoje życie lżejszym, raportowanie przyjemniejszym, a odbiór po stronie interesariuszy bardziej angażującym i zrozumiałym, stworzyłam plik w Excel’u, który na przestrzeni czasu ewoluował. Modyfikowałam go, uzupełniałam, wyrzucałam to, co okazywało się w praktyce niepotrzebne i dodawałam to, czego mi brakowało, i w końcu osiągnęłam ostateczną (na ten moment) postać dokumentu – wersję 1.0.

Czemu służy Dziennik Projektu?

To plik zawierający wszystkie niezbędne informacje o projekcie, które są na bieżąco aktualizowane. Jest formą raportu w uproszczonej postaci, zawierającej jednak kluczowe informacje, zarówno te liczbowe, jak i opis sytuacji w projekcie z uwzględnieniem ryzyk czy zmian. Dostosowany jest do potrzeb projektów realizowanych waterfall’owo, dystrybuowany do Komitetu Sterującego, Sponsora Projektu i Kierownika Programu (jeśli jest).

Komu się przydaje?

Na pewno Project Managerowi, bo to on odpowiada za raporty i ich jakość w projekcie. Myślę, że również docenią go klienci, sponsorzy projektu czy Komitet Sterujący. Podobnie jak Tobie niewiele czasu zajmie wypełnienie pliku, tak również jego odbiorcom niewiele czasu zajmie odnalezienie najważniejszych informacji – wystarczy przeskanowanie wzrokiem kilku arkuszy, aby mieć obraz projektowej sytuacji.

Jak często jest aktualizowany?

Nazwa “Dziennik Projektu” wskazuje na codzienną aktualizację pliku i to może być mylące. Nazwa jest umowna, podobnie jak częstotliwość uzupełniania pliku. Ja aktualizowałam go w cyklu tygodniowym, w każdy poniedziałek. Zamieszczałam na witrynie projektowej, z której automatycznie wysyłane były powiadomienia do grupy odbiorców.

3 powody, dla których warto

1 PLIK

Przebieg projektu i wszystkie istotne fakty od teraz w jednym miejscu! 1 plik i pełen przekrój informacji. Zamiast mnożyć kolejne dokumenty, aktualizuj Dziennik Projektu w określonym przez siebie cyklu!

7 MINUT

W świecie projektów powiedzenie, że czas to pieniądz nabiera dosłownego znaczenia. Nie trać go za dużo na czynności, które mogą zająć chwilę. Aktualizacja Dziennika Projektu nie zajmie Ci więcej niż 7 minut. Przekonaj się, jakie to proste!

12 ARKUSZY

12 arkuszy to tyle, ile potrzebuje Twój projekt, aby cała wiedza o nim była dobrze udokumentowana. Dzięki Dziennikowi Projektu nie potrzebujesz dodatkowych plików, aby o swoim projekcie powiedzieć wszystko!

Pobierz Dziennik Projektu 1.0

Mam nadzieję, że Dziennik Projektu okaże się dla Ciebie równie pomocny, jak dla mnie. To również dobry sposób, aby “zapunktować” w firmie i zyskać w oczach klienta. Jeśli dostrzegasz w nim jakieś obszary do poprawy lub uznasz, że jest coś, czego mu brakuje, podziel się tym ze mną. Razem możemy stworzyć narzędzie prawie doskonałe! :)

Więcej wpisów autora: Karolina Jarocka

Porażka w projekcie – zacznij się buntować i reagować!

Projekty kończą się dobrze lub źle. Oczywiście zarówno o sukcesie, jak i...
Czytaj dalej

3 komentarze

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *