Magiczne delegowanie zadań w projekcie

Chodź, zaczaruję Twój świat!

W całym cyklu zarządzania projektami project manager nie jest jedynym, który deleguje zadania. Jest też wykonawcą zadań i odgórnych poleceń przełożonych czy komitetu sterującego. Sam więc przekazuje zadania do realizacji i sam je przyjmuje. Jest tym, który mówi i tym, który słucha. W zależności od tego, po której stronie w danym momencie się znajduje, może czarować lub być zaczarowywanym.

Niestety na projektowym podwórku wciąż działa wiara w siły nadprzyrodzone (o czym jeszcze będę pisać na blogu), jak również w magiczne zaklęcia, które mają zastąpić dobrze sformułowane zadanie. Uprawia się czary zamiast komunikacji, a to od niej zależy jakość wykonywanych poleceń – tam, gdzie pojawiają się zadania, tam u podstaw ich realizacji leży komunikacja. Jej istotą nie jest mówienie, lecz przekazanie informacji, zapewnienie zrozumienia, skuteczne podjęcia działania, w końcu zrealizowanie celu.

Wśród osób, które delegują zadania, wyróżniam 3 typy magików, którzy zaczarują Twój świat. Poznaj ich, abyś skutecznie potrafił odczarować rzucone zaklęcia.

Zaklinacze rzeczywistości

Poirytowani zainteresowani, ale bez pomysłu, troszczący się o dobro projektu. Kiedy źle się dzieje i napięcie sięga zenitu, zaklinają rzeczywistość magicznym:

Abrakadabra, zrób coś!

Wiadomo kto (Ty), ale nie wiadomo co. Tryb rozkazujący, wyraża nie tyle nadzieję, co żądanie, że coś zrobisz. Owo „coś” nie ma znaczenia, jest drugorzędne, najważniejsze, żebyś to zrobił. Tu i teraz, natychmiast! A „Abrakadabra” to część rytuału – niezrozumiałe słowa wypowiadane podczas zaklinania. Więc do dzieła z tym zadaniem!

Projektowi mentaliści

Posiadają znajomość ludzkiej psychiki, dzięki czemu potrafią wpływać na zachowania i myśli innych ludzi, dając wrażenie porozumienia na poziomie umysłów. Bez użycia słów, ale za pomocą sugestii, mowy ciała czy przekazów podprogowych osiągają zamierzony cel. Ich zaklęcie to:

Czary-mary, trzeba to zrobić

W przeciwieństwie do „Zrób coś” tu jest zdefiniowany zakres zadania (ukryty w słowie „to”), ale brak wykonawcy. Tryb oznajmujący, wyraża nadzieję na to, że w czasie przyszłym (nieokreślonym) zadanie „się zrobi”. Mentalista patrzy Ci głęboko w oczy i oczekuje, że zrozumiesz iluzję, tzn. aluzję, że to właśnie Ty masz zrobić „to”. Powodzenia!

Entuzjaści rozmytej odpowiedzialności

Wierzą w siłę myślenia zbiorowego: „my”. To jedna z technik motywacji, ale nieumiejętnie stosowana zamienia się w kolejne zaklęcie i przenosi projekt do krainy czarów.

Hokus-pokus, musimy! Hokus-pokus, zrobimy!

Musimy – o tak! Zdecydowanie. No, skoro musimy, to…

… zrobimy – czas przyszły, przyszłość nieokreślona, ale forma dokonana, niosąca obietnicę realizacji. Odpowiedzialność zbiorowa, brak konkretnego adresata zadania, ale jest nadzieja, że spośród „my” znajdzie się „ktoś”, kto je zrealizuje albo chociaż realizację zorganizuje. A jeśli tego nie zrobi… Ups… Mamy kłopoty. To znaczy Wy macie kłopoty. Tu leży granica zbiorowej odpowiedzialności. Osoba delegująca zadanie jest już po drugiej stronie.

Każdy projekt ma takie czary, na jakie zasłużył

Zarządzanie projektami to przecież nie kraina fantazji i wyobrażeń, więc nie wiem skąd tak silna wiara w magiczne zaklęcia, a raczej w magiczne delegowanie zadań.

Rzucone w przestrzeń „trzeba to zrobić” zaczyna krążyć niczym wolny elektron, niezaadresowany do nikogo umrze śmiercią naturalną. Domyślam się, że nie taka była intencja nadawcy, ale raczej jego nieświadomość.

„Zrób coś” jest wyrazem bezsilności i braku pomysłu na rozwiązanie lub co gorsze – przejawem niskiego zaangażowania, odsuwania problemu od siebie.

„Musimy” wyraża pewne oczekiwanie i nawet zawiera w sobie cel, jednak tak sformułowany pozostaje tylko życzeniem. „Zrobimy” również w kontekście delegowania zadań nie jest ukierunkowane na realizację. Zawiesza zadanie w próżni, pomimo celu. Brakuje osoby odpowiedzialnej za realizację, a jeśli jest to zadanie zespołowe, brakuje podziału obowiązków.

Jeśli lider zamierza zaangażować się w zadanie, wówczas ma to wymiar motywujący. Jeśli jednak tylko deleguje zadania, wiedzie zespół donikąd.

W projektach komunikacja jest jak spoiwo – uszczelnia prace. Tam, gdzie jej nie ma lub jest zła, są tego fatalne skutki. Nieumiejętność komunikowania sporo kosztuje. To, co „miało się zrobić” w efekcie się nie zrobi. Nie licz na cud. Pamiętaj o prostych regułach delegowania zadań:

  • Każde zadanie ma jakiś cel, który definiuje odpowiedź na pytanie: po co? Nie będę w tym miejscu przytaczać reguły S.M.A.R.T., która odnosi się do formułowania celów, ale polecam, jeśli jeszcze jej nie znasz.
  • Każde zadanie powinno mieć swój początek i koniec (horyzont czasowy) – od kiedy do kiedy?
  • Każde zadanie ma określony sposób realizacji – jak? Czasem w delegowaniu zadań można pominąć ten aspekt, kiedy decyzję co do sposobu realizacji pozostawiamy wykonawcy.
  • Każde zadanie ma osobę odpowiedzialną za realizację – kto? Bo zadania wykonuje człowiek. Nie robią się same. Uwierz mi.

Jeśli jesteś adresatem tak nieprecyzyjnych poleceń, odczarować możesz je tylko w jeden sposób. No dobra, są 2 sposoby:

  • Jeśli nie wiesz, co masz robić, to tego nie rób (wskazana ugruntowana pozycja i bohaterska odwaga);
  • Jeśli nie wiesz, co masz robić, po prostu zapytaj: o cel, o deadline, o sposób realizacji i o to, czy aby na pewno Ty masz się tym zająć. Odwróć działanie zgubnych zaklęć (rekomendowane).
Więcej wpisów autora: Karolina Jarocka

Project Manager i projekt “Święta”

Przedświąteczna gorączka, brak miejsc parkingowych, w rozgłośniach radiowych „Last Christmas”, a w...
Czytaj dalej

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *